Werken in een thuiskantoor en contactloos indien mogelijk: de Corona-pandemie heeft ook e-billing een boost gegeven. Vorig jaar steeg het aandeel bedrijven dat elektronische facturen verstuurt met 13 naar 43 procent, aldus Bitkom.
Vooral kleinere bedrijven met 20 tot 99 werknemers maken vaker gebruik van elektronische facturen dan een jaar geleden: 43 procent in plaats van 22 procent verstuurde voorheen nu e-facturen. Onder alle 502 bedrijven met 20 of meer werknemers die door Bitkom werden ondervraagd, steeg het aandeel van 30 naar 43 procent. “Elektronische facturatie heeft zijn voordelen bijzonder goed kunnen uitspelen in de Corona-pandemie, ook omdat het perfect geschikt is voor het werken in een thuiskantoor”, zegt Nils Britze, Head of Digital Business Processes bij Bitkom. Leveranciers van de federale overheid moeten hun facturen al vanaf november 2020 als e-facturen versturen.
Wat is een e-factuur?
We spreken van een e-factuur (elektronische factuur) als de factuur in een gestructureerd elektronisch formaat wordt uitgereikt, verzonden en ontvangen en het formaat automatische en elektronische verwerking mogelijk maakt.
Dankzij de geautomatiseerde overdracht in bestaande digitale factureringssystemen bespaart de elektronische factuur ook tijd en kosten. Deze laatste factoren spelen ook een rol bij de levering. Last but not least is het milieuaspect een pluspunt, want in het beste geval wordt papier volledig bespaard.
Formaten voor e-facturen
Met 57 procent wordt de EDI-standaard het vaakst gebruikt door bedrijven om e-facturen in een gestructureerd formaat te verzenden. ZUGFeRD volgt met 45 procent, XInvoice slechts met 26 procent. Het PDF-formaat wordt door 60 procent gebruikt, maar wordt gerekend tot de ongestructureerde formaten. Aangezien papieren facturen met 87 procent nog steeds het meest worden gebruikt, is er nog een groot potentieel voor elektronische facturen. “Het versturen van een factuur als PDF is al beter dan een papieren factuur, maar de digitalisering van het facturatieproces komt pas volledig tot ontplooiing als niet alleen het papieren formaat wordt omgezet in een elektronisch beeld, maar ook geschikte gestructureerde formaten worden gebruikt”, legt Britze uit.
In het bijzonder voor het MKB heeft Bitkom een themapagina gemaakt waarop naast praktische hulpmiddelen ook referentieprojecten te vinden zijn.