PPDF-bestanden zijn vergelijkbaar met generieke beschermde bestanden .PFILE bestanden, die meestal door RMS worden gemaakt. PTXT- en PJPG-bestanden worden ook door RMS gemaakt om tekst- en afbeeldingsbestanden te beschermen.
De twee meest voorkomende manieren waarop u een PPDF-bestand tegenkomt, zijn door het op uw computer te vinden of door het als bijlage te ontvangen van een RMS-gebruiker. U moet RMS installeren om het bestand te openen. U kunt dus eenvoudigweg dubbelklikken op het bestand om het te openen. U wordt hoogstwaarschijnlijk gevraagd om te bevestigen dat u bevoegd bent om het bestand te bekijken met een gebruikersnaam en wachtwoord, tenzij uw inloggegevens in de cache zijn opgeslagen.
OPMERKING: Microsoft Rights Management wordt ook wel Azure Information Protection genoemd.