Moderne werkconcepten zijn er al lang. Maar alleen de pandemie heeft de nodige disruptie teweeggebracht om de zaken in de bedrijven te veranderen. Nu heeft het thuiskantoor zich gevestigd. De koers voor verandering op lange termijn wordt nu echter uitgezet.
Home office: hoewel het niet het woord van het jaar 2020 is – want dat werd Corona pandemie – had het dat wel kunnen zijn, als wordt gekeken naar de invloed ervan op de klassieke kantoorwereld. De pandemie veroorzaakte onder meer een revolutie in de arbeidswereld. Moderne vormen van werk, waaronder kantoor aan huis, bestonden al lang voor Corona. Al in de jaren tachtig ontwikkelde de sociale filosoof Frithjof Harold Bergmann de beweging “Het Nieuwe Werken”, waarop enkele van de huidige moderne werkconcepten zijn gebaseerd. Bovendien hadden grote techreuzen al vóór Covid-19 de weg gewezen met kantoren voor 100 procent thuis, met moderne, lichtdoorstroomde kantoorruimten met grote lanceerruimten, inclusief ballenbaden en boomhutten op de campus.
Voor de rest was er waarschijnlijk een virus nodig om werken op afstand wereldwijd te introduceren en zo de weg vrij te maken voor hybride vormen van werk. Het keerpunt komt echter nu pas, zoals kantoorontwerpdeskundige Nicola Gillen duidelijk maakte tijdens een paneldiscussie bij de opening van een hoofdkantoor van een bedrijf in Londen. Er zijn momenteel geen post-Covid-onderzoeken op lange termijn over werkende modellen. Dus op dit moment, staat alles open voor bedrijven.
De pandemiegerelateerde thuiskantoorverplichting is in Duitsland sinds juni afgelopen. Toch keren niet alle werknemers terug naar kantoor, want in veel bedrijven blijft het thuiskantoor ook na de pandemie bestaan. De redenen: Ten eerste heeft het werken op afstand in veel gevallen beter uitgepakt dan verwacht en bovendien zijn de meeste werknemers uitgerust met de benodigde apparatuur.
Uit een arbeidsmarktstudie van Robert Half blijkt: ongeveer de helft van alle bedrijven in Duitsland (51%) kent momenteel geen verplichte aanwezigheid op kantoor. En dit tot grote vreugde van het personeel. In het afgelopen jaar hebben talloze studies herhaaldelijk bevestigd dat de meerderheid van de ondervraagde werknemers graag in hun thuiskantoor zou blijven werken. Het is echter ook steeds weer duidelijk dat slechts een klein percentage ooit permanent binnen de eigen vier muren zou willen werken. Ze willen eerder een hybride model.
Een “anywhere workspace”-werkmodel lijkt nu voor veel bedrijven de volgende stap te zijn. Ook hier zijn er al genoeg rolmodellen: Dropbox kondigde onlangs aan dat alle werknemers thuis zullen blijven werken en dat kantoren zullen worden uitgebreid tot coworking-werkplekken, en Siemens stelt twee tot drie dagen per week mobiel werken in als de nieuwe norm.
Nicola Gillen, deskundige op het gebied van kantoorinrichting
In tegenstelling tot de voorbeelden van de moderne werkplek van voor de Covid 19 zijn de modellen nu voor veel bedrijven benaderbaar, zoals Gillen verduidelijkt: “We hebben de afgelopen maanden allemaal een soortgelijke ervaring gehad.” De wegbereiders hebben hier zeker een rol in gespeeld, en gelukkig was de technologie voor werken op afstand al voor de pandemie ontwikkeld. Dit heeft de snelle tenuitvoerlegging tijdens de crisis mogelijk gemaakt.
Het is een feit: nu is het moment om een permanent modern werkmodel in te voeren. De mentaliteit van het personeel en de managers is immers veranderd als gevolg van de ervaring van vorig jaar. Een voormalige belemmering voor de introductie, zo meldt Vincent Osterloh, Managing Director bij OCX: “De grootste belemmering voor het gebruik van digitale werkplekken is vaak de mentale barrière in het hoofd van de klant. Hier moet je als dienstverlener de klant oppakken en hem in detail informeren over de nieuwe flexibele mogelijkheden.”
Het komt erop neer dat je de klant oppakt waar hij staat. Dit geldt ook voor werknemers. Enerzijds kan, volgens een studie van Poly, twee derde van de respondenten zich voorstellen flexibel te werken en niet langer strikt van 9 tot 17 uur. Maar hoe opwindend moderne werkconcepten ook klinken, ze zijn niet gemaakt voor elke werknemer. Het afgelopen jaar is dat ook gebleken, want niet alleen worden collega’s en sociale contacten gemist, voor velen zijn ook de grenzen tussen flexibel werken en constante bereikbaarheid vervaagd.
Verder betekent de toename van thuiswerk voor 58 procent van de door Poly ondervraagden dat zij altijd bereikbaar moeten zijn en niet kunnen uitzetten. Een ander nadeel dat door de deelnemers aan de enquête werd genoemd, was de verwachting dat zij buiten werktijd voor hun bedrijf zouden moeten werken.
Het modewoord hier is: Integratie van werk en privé-leven. En dat is een kwestie van type, zoals Tobias Hagenau, medeoprichter van awork, uitlegt. “Voor sommige werknemers is het heerlijk om hun dag flexibel in te delen en te switchen tussen werk en privéleven. Voor andere beroepen en mensen is het stresserend om de concentratie steeds te moeten breken. Het ontbreken van een formele scheiding tussen privéleven en werk is voor hen een beproeving.” Voor Hagenau is de oplossing niet om het verplicht te stellen, maar om mensen de optie te geven om flexibel te werken: “Ik ben een voorstander van de mogelijkheid om te kiezen.”
Tobias Hagenau, medeoprichter van awork
Dit leidt weer tot flexibelere structuren in bedrijven en tot een andere managementcultuur en, uiteindelijk, tot een andere werkcultuur.
Zoals blijkt, zijn flexibele werkmodellen alleen niet voldoende om de overgang naar modern werken te maken. Het vergt flexibiliteit, wendbare werkstructuren, vlakke hiërarchieën, het verminderen van managementniveaus en een andere mentaliteit. Onderwerpen die al bekend zijn uit Bergmanns theses over het nieuwe werken, want de waarden die aan de nieuwe arbeidswereld ten grondslag liggen, zijn: Onafhankelijkheid, vrijheid van handelen en deelname aan een gemeenschap voor alle mensen in een organisatie.
Maar hoe ziet de toekomstige werkplek er nu uit? Moderne werkconcepten worden alleen mogelijk gemaakt door de juiste technologie. Terwijl in 2020 een deel van de voor een thuiskantoor benodigde hardware moeilijk te verkrijgen was, lijkt de uitrusting van thuiskantoren nu op een hoog tot zeer hoog niveau te staan. Volgens een onderzoek van Clickmeeting beschikt 88 procent van de ondervraagden thuis over de juiste apparaten en mogelijkheden voor hun werk.
Dit geldt nu ook voor op kantoor. Werknemers die nu weer op kantoor werken, willen hun norm handhaven vanuit hun eigen vier muren. Bijgevolg moeten ook de omstandigheden op kantoor worden aangepast, zoals een stabiele en veilige internetverbinding en webcams. Voorts moeten ook de vergaderzalen worden uitgerust met technologie om met name hybride vergaderingen beter te faciliteren. Als voortaan een deel van het personeel op afstand aan vergaderingen deelneemt, moeten ook de prestaties voor alle deelnemers kloppen. De technologie hiervoor bestaat al.
Een ander probleem is lawaai. Want flexibel werken betekent ook verschillende locaties en een steeds wisselende achtergrond van omgevingslawaai. En of het nu thuis is, op kantoor of onderweg: bronnen van lawaai die geconcentreerd werken onmogelijk maken, zijn overal. Headsets met noise-cancelling doen hun intrede, maar ook retreats worden steeds meer gevraagd.
Huddle rooms – comeback of R.I.P?
Ze waren in 2019 nog helemaal in: huddle rooms. Met het uitbreken van de pandemie nam de hype rond de kleine vergaderzaaltjes abrupt af. Begrijpelijk, want bijna niemand in de wereld mocht vergaderen in een kamer met maximaal zes personen, en zeker niet voor kantoorwerk. Achter de kleine vergaderruimtes gaat echter het basisidee van modern werken schuil: spontane bijeenkomsten om te brainstormen, effectief samen te werken of digitaal te vergaderen. Hoewel huddle rooms variëren in grootte, is vergaderruimte technologie een must in de kamerinrichting. Maar hoe staat het nu met de creatieve ruimtes? Komen ze terug? De ondervraagde fabrikanten in de afbeeldingengalerij verschillen van mening.
“Veel mensen vragen zich momenteel af of je nu kantoorruimte kunt besparen,” zegt Hagenau. “Ik denk het niet. Mensen zullen het nu gewoon anders gebruiken.” Vaste bureaus zullen op den duur overbodig worden, maar vergaderruimten in alle soorten en maten zullen belangrijker worden als de kantoordag in de week een vergaderdag is.
“Het is met werkmodellen net zo gesteld als met technologieën,” stelt Hagenau. “We overschatten vaak het effect op korte termijn. Mensen zijn euforisch en verwachten dat technologie vanaf morgen alles zal veranderen. De verandering kan echter een tijdje duren. Maar wat we altijd onderschatten is het langetermijneffect van nieuwe technologieën. En het langetermijneffect dat alles de laatste twee jaar zo ongelooflijk digitaal is geworden, zal zich overal verspreiden. Dit effect wordt vandaag de dag nog steeds onderschat.”