Workflowtools zijn informatiebeheersystemen die door kenniswerkers, samenwerkende teams en organisaties worden gebruikt om hun workflow op te bouwen, te ondersteunen en te optimaliseren.
Met deze softwaretools kunnen gebruikers hun workflow eenvoudig ontwerpen met behulp van een interface met snelkoppelingsopdrachten, low-code en slepen-en-neerzetten-editors. Workflowtools zijn ontworpen om intuïtief te zijn, zodat gebruikers minder tijd besteden aan het leren over het systeem en snel hun workflow kunnen implementeren om producten te bouwen, services te leveren en informatie te verwerken.
Met workflowtools kunnen teams of bedrijven processen documenteren, zodat ze terugkerende taken sneller kunnen uitvoeren. Een workflow kan eenvoudig zijn, zoals een paar lineaire opeenvolgingen van stappen, of het kan complex zijn, waarbij meerdere takken van het werk gelijktijdig plaatsvinden, afhankelijk van de huidige status van de werkitems. Deze tools ondersteunen gebruikers door te laten zien waar een bepaald werkitem zich bevindt, zoals een taak of document, binnen de workflow. Het werkproces wordt transparanter naarmate de status of fase van een werkitem beter zichtbaar wordt.
Workflows maken deel uit van Business Process Management (BPM) -tools, die op een hoger niveau kijken naar bedrijfsdoelen en hoe workflows bij elkaar passen. Projectbeheersoftware met samenwerkingsfuncties kan ook worden gebruikt als workflowtools omdat ze de status, voortgang en andere details van taken en werkitems tonen.
Wanneer een workflow wordt beheerd met behulp van workflowtools, kunnen gebruikers metingen krijgen op bepaalde punten van de workflow of aan het einde ervan. Gemeten gegevens kunnen worden vergeleken en gecontrasteerd met schattingen of historische gegevens om te bepalen of een workflow is geoptimaliseerd voor zaken als tijd en kwaliteit. De meeste tools worden geleverd met rapportagefuncties die directe, gedetailleerde en vaak visuele informatie bieden via grafieken en diagrammen. Veel leveranciers gebruiken analytische tools om nauwkeurigere rapportage en prognoses te bieden.
Een andere innovatietrend is de mogelijkheid om delen van de workflow te automatiseren. Met meer systemen kunnen gebruikers nu repetitieve stappen of taken automatiseren, geplande meldingen of herinneringen instellen en regelmatig rapporten verzenden. Communicatie is ook een integraal onderdeel van een soepele workflow, en workflowtools worden nu geleverd met ingebouwde berichtensystemen. Functies zoals analyse, procesautomatisering en berichtentools helpen gebruikers hun workflow te verbeteren, redundanties te verminderen en de samenwerking te verbeteren.
De meeste workflowtools kunnen worden geïntegreerd met andere applicaties en services. Dit is een belangrijke functionaliteit omdat workflows vaak andere toepassingen omvatten, zoals verkoop- of marketingtools, en ze afhankelijk kunnen zijn van een input, trigger of signaal dat buiten de grenzen van een team, afdeling of organisatie valt. De mogelijkheid van workflowtools om verbinding te maken met andere systemen kan resulteren in minder gebruikte bronnen, gestroomlijnde processen en resultaten van hogere kwaliteit.