De snelle verandering van de technologie stelt ook IT-sourcing voor grote uitdagingen die niet meer met traditioneel toegepaste procedures kunnen worden overwonnen. Technologie-match-platforms vormen een goed alternatief, bij de marketing waarvan ook VAR’s en systeemhuizen kunnen worden betrokken.
Hopping kan behoorlijk ingewikkeld zijn. Iedereen die ooit een beter mobiel telefooncontract heeft nagestreefd, online een verzekering heeft afgesloten of een auto heeft gekocht, weet dat hij zonder online onderzoek en vergelijkingsportalen geen kans maakt om het juiste product of de juiste dienst te vinden.
Dit geldt ook voor bedrijven, vooral als het gaat om de aanschaf van technologie. Als het om hardware, software of diensten gaat, moeten bedrijven verschillende uitdagingen tegelijk aangaan: ze moeten trends en technologieën begrijpen, een overzicht van de markt hebben, aan de eisen van hun gebruikers en, indien van toepassing, aan de regelgeving voldoen, de kwaliteit en betrouwbaarheid van leveranciers kunnen controleren en, last but not least, een redelijke prijs hebben. Wat op het eerste gezicht niet zo moeilijk klinkt, wordt veel ingewikkelder door een aantal kenmerken van de technologiemarkt:
- Onzekerheid als gevolg van digitalisering met gevolgen voor strategie, organisatie en werkmethoden van bedrijven
- Snelle veranderingen in de eisen van gebruikersbedrijven
- Hoge innovatiesnelheid bij providers
- Snelle veranderingen in technologie
- Globalisering en diversiteit van de markt
En alles moet sneller
En misschien wel de grootste uitdaging van allemaal: Het moet snel zijn. Ten eerste zijn zakelijke gebruikers niet anders dan particuliere consumenten. Ze willen alles en het liefst onmiddellijk. Ten tweede veranderen bedrijven tegenwoordig veel sneller dan vijf of tien jaar geleden. Agile werkwijzen in steeds meer bedrijfssectoren bevorderen deze versnellingstrend. De druk om sneller resultaten te boeken, creëert natuurlijk druk op technologie-inkoop om zijn werk sneller te doen.
Grote technologieaankopen, zoals de aanschaf van op grote schaal gebruikte bedrijfssoftware, kunnen echter verscheidene maanden of zelfs jaren in beslag nemen. Zoals u ziet, moet er een enorme verandering komen in de bestaande inkoopprocessen als een bedrijf concurrerend wil blijven in een agile wereld. Carsten Hochschon, oprichter en CEO van Knooing: “Het IT-sourcing- en inkoopproces in veel bedrijven is niet meer van deze tijd. Gebruikersbedrijven moeten sneller een overzicht van de markt kunnen krijgen, het aanbod sneller kunnen doorlichten en de aanbieders beter en sneller kunnen beoordelen. Dit is niet alleen een vereiste voor grotere snelheid. De technologieën worden tegelijkertijd complexer en de relatie tussen aanbieder en gebruiker verandert dienovereenkomstig in de richting van een grotere intensiteit en duur”. Dit geldt natuurlijk ook voor de relatie tussen het systeemhuis en de gebruiker. Vooral middelgrote bedrijven nemen systeemhuizen op een speciale manier op in hun aanbestedingen of richten zich zelfs exclusief tot hen, omdat zij geen directe ondersteuning van de grote aanbieders verwachten.
Inkoop is een middel tot differentiatie
De behoefte aan verandering wordt ook bevestigd door grote analistenbureaus zoals Gartner en adviesbureaus zoals Kienbaum. In de blogpost “Procurement as Bottleneck of Agile IT” schrijven de Kienbaum consultants: “Het klassieke IT-inkoopproces is gericht op de lange termijn, bureaucratisch en rigide. (…) Zoals uit deze pijnpunten blijkt, is de huidige druk voor verandering in IT-aankopen extreem hoog en is een duidelijke agilisatie noodzakelijk. Dit geldt vooral als andere IT-gebieden worden gehinderd bij het realiseren van agile waardeproposities.”
Het standpunt van Gartner voegt nog andere aspecten toe: “Het kopen van technologie is niet langer een tactische functie”, legt onderzoeksdirecteur Luke Ellery uit. “Het speelt nu een strategische rol en kan een bedrijf onderscheiden van de concurrentie.” Bovendien wijst Gartner erop dat steeds meer technologie rechtstreeks door bedrijfsonderdelen wordt aangeschaft zonder tussenkomst van IT. Marketing alleen besteedde in 2018 al 22 procent van zijn budget aan technologie, aldus de organisatie. “Indirect inkopen op deze schaal zonder zorgvuldige toetsing en transparantie brengt aanzienlijke risico’s met zich mee voor een organisatie,” legt Ellery uit in dezelfde blogpost.
Een manier om het inkoopproces te versnellen en het transparanter en begrijpelijker te maken zonder de controle te verliezen, zijn matching-portals. Zij bieden bedrijven – ongeacht de technologische know-how van de gebruikers – diverse hulpmiddelen bij de aankoop:
- Een duidelijke formulering van eisen en doelstellingen: Door de eisen te bevragen wordt duidelijk welke diensten en producten nodig zijn. Goede matchingsplatforms evalueren de behoeften in real time via AI terwijl ze nog worden geformuleerd en doen de gebruiker in een zeer vroeg stadium passende suggesties. Bovendien ondersteunen zij de gebruikers in overlegvergaderingen bij het formuleren van eisen, doelstellingen en prioriteiten. Hoe duidelijker de beslissende parameters van een project worden geformuleerd, hoe nauwkeuriger het intelligente matchingsproces werkt.
- Intelligente matching van vereisten en dienstverleningsmogelijkheden: De intelligente afstemming van de behoeften op de op het platform aangeboden oplossingen vindt automatisch plaats. Gebruikers hoeven niet langer uitgebreide lijsten op te stellen en de mogelijkheden van verschillende diensten te controleren. Het matching platform zorgt daarvoor. “Intelligent” betekent hier dat niet alleen de “formele” geschiktheid van eis en oplossing wordt gecontroleerd, maar ook aan welke andere van de ingevoerde parameters, zoals de omvang van de dienstverlener, de internationaliteit, enz. wordt voldaan. Matchingplatforms houden rekening met verkopers, dienstverleners en software- en systeemhuizen.
- Shortlist zonder onderzoek: de automatisch opgestelde “shortlist” bespaart bedrijven aanzienlijke onderzoeksinspanningen en dus tijd en kosten.
- Verder advies: Matchingplatforms moeten het verdere aanbestedingsproces met raad en daad kunnen begeleiden. Op deze manier blijven zij verantwoording verschuldigd aan gebruikers, leveranciers en systeemleveranciers en kunnen zij zorgen voor een soepel proces.
- Toegang tot kennisbank: Een grote en up-to-date kennisbank voorziet gebruikersbedrijven van know-how over actuele technologische onderwerpen. Door de vele vereisten te evalueren, worden geanonimiseerde best-practiceprocedures, checklists en gidsen opgesteld, die bedrijven tijdens en na de aanbesteding helpen om gemakkelijker met de aangeschafte producten en technologieën om te gaan.
- Netwerkeffecten: Hoe meer gebruikersbedrijven en leveranciersbedrijven een matching-platform gebruiken, hoe sterker de positieve netwerkeffecten zijn, zoals nauwkeurigheid, breedte van methodologische kennis en ervaringen met beste praktijken.
- Integratie in bestaande life-cycle-, portfolio-, e-procurement- en servicebeheersystemen: Bedrijven kunnen zo beslissen of ze de functionaliteit van een matching-platform in andere diensten willen integreren of dat ze de dienst van het matching-platform rechtstreeks willen gebruiken.
- “Make or Buy” en technologiebenchmarking: Matchingplatforms die aanvullend kunnen beoordelen of er in de bestaande systemen al een geschikte oplossing bestaat, zijn bijzonder voordelig. Dit betekent dat het ook rechtstreeks kan worden vergeleken met de alternatieven op de markt, wat zowel de “make or buy”-beslissing vergemakkelijkt als de kosten- en technologiebenchmarking bevordert. Op deze manier kunnen onnodige kosten worden vermeden.
Volgens de oprichter van Knooing, Hochschon, versnelt het gebruik van matchingplatforms het inkoopproces aanzienlijk en verbetert het de resultaten ervan aanzienlijk. Vooral als zij met AI-tools werken en hun kennisbasis actief gebruiken. “We gaan ervan uit dat een aanzienlijk korter inkoopproces een positief effect heeft op de IT-kosten en op de time-to-market van bedrijven, vooral als het gaat om digitale producten en diensten.”
Vendors en systeemhuizen kunnen ook profiteren
Om matching-portalen te laten werken, moeten ze even aantrekkelijk zijn voor gebruikers, providers en VAR’s. Alleen als alle groepen in voldoende mate gebruik maken van het portaal, zullen de positieve effecten, zoals transparantie, kostenvermindering en het opbouwen van know-how, voor beide ontstaan. Met matching-portalen profiteren aanbieders, naast de bemiddeling bij bestellingen, van de volgende effecten:
- Zichtbaarheid en transparantie: Op een wereldmarkt met miljoenen producten en diensten is het zeer kostbaar om de aandacht te vestigen op de eigen producten en diensten. Dit geldt voor gespecialiseerde aanbieders, systeemhuizen bijvoorbeeld met add-ons voor bestaande standaardoplossingen, maar ook voor grote aanbieders. Ondanks enorme inspanningen zijn zij vaak niet in staat hun eigen produktassortiment op een begrijpelijke en gebruikersvriendelijke manier te presenteren. Kleinere aanbieders en systeemhuizen beschikken soms niet over voldoende marketing- en verkoopcapaciteiten om hun producten bekendheid te geven. Zelfs wanneer aan de verkoopzijde intelligente configuratoren worden gebruikt, lijdt de geloofwaardigheid van de productpresentaties vaak onder een te agressieve presentatie van de voordelen. Dit leidt ertoe dat potentiële kopers de presentatie als niet neutraal beschouwen en op zoek gaan naar andere, ogenschijnlijk neutralere bronnen van informatie. In een goed koppelingsportaal daarentegen worden alle overeenkomende producten en diensten op een neutrale manier en zonder oververkoop aan de potentiële koper gepresenteerd. Dit leidt tot een over het algemeen geloofwaardigere, want neutralere presentatie.
- Gecontroleerde kwaliteit: De constante controle van de producten en diensten door de aanbieder van het matchingsplatform draagt bij tot een grotere geloofwaardigheid. De platformaanbieder heeft alleen succes als zijn matches juist zijn, d.w.z. dat de producten die aan de eisen voldoen ook werkelijk leveren wat zij beloven. Daarom controleren goede platformaanbieders de informatie die door systeemverkopers en -aanbieders wordt verstrekt. Indien nodig helpen zij hen om de presentatie van hun producten en diensten aan te passen.
- Hoge frequentie van contact met belangstellenden: Matchingplatforms worden alleen door gebruikersbedrijven bezocht wanneer zij technologische uitdagingen ondervinden. Dit leidt tot weinig verspilling en contacten van hoge kwaliteit met potentiële klanten. Aangezien een groot aantal gebruikersbedrijven providers en VAR’s op goed gepositioneerde matchingplatforms vermeldt, ligt de frequentie van de aanvragen veel hoger dan op de eigen website van een provider.
- Uitbreiding van de doelgroep: Volgens alle analisten wordt steeds meer technologie buiten IT-afdelingen om aangeschaft. Afdelingen laten zich vaak niet langer door IT voorschrijven welke diensten en producten zij gebruiken. Dit betekent dat providers en systeemhuizen, die hun belangrijkste contacten gewoonlijk in de IT-afdelingen hebben, steeds belangrijkere delen van hun doelgroep niet meer of slechts met grote moeite bereiken. De functie van matching-portalen is bij het personeel van de diensten bekend door de consumentgerichte vergelijkingsportalen. Daarom gebruiken zij deze ook in de B2B-omgeving. Dankzij AI en natuurlijke taalverwerking merken intelligente matchingportalen of IT-deskundigen of zakenmensen hun platform gebruiken en passen zij zich daar in real time op aan. IT-leken krijgen algemeen begrijpelijke informatie die hen in staat stelt te beslissen over de geschiktheid van producten en diensten.
- Analyse van marktontwikkelingen: Het is voor matching-platforms gemakkelijk om zoekopdrachten anoniem te evalueren en er trends uit af te leiden. Wanneer deze worden gekoppeld aan studie- en onderzoeksresultaten, ontstaat een realistisch marktbeeld dat aanbieders kunnen gebruiken om hun focus aan te scherpen of indien nodig te analyseren.
- Hulp bij het categoriseren en presenteren van hun eigen producten en diensten: Niet alle aanbieders en systeemhuizen denken bij de presentatie van hun producten vanuit het perspectief van de klant. Soms zijn zij gewoon trots op hun innovatie en zetten zij die in de schijnwerpers, ook al is de mate van innovatie niet de focus voor een potentiële prospect. Soms zijn zij zich echter gewoon niet bewust van de uitgangssituatie van de prospect en formuleren zij dus langs hun behoeften heen. Door hun precieze kennis van de markt en de behoeften kunnen de matching platforms ondersteunen bij de doelgroepspecifieke formulering en presentatie.
Dus dekken matching-platforms al tal van tijdrovende procedures in het aanbestedingsproces en automatiseren en versnellen ze deze aanzienlijk. Door de verdere ontwikkeling en verspreiding van AI zullen zij hun functionaliteit in betrekkelijk korte tijd sterk blijven verbeteren en uitbreiden.
Carsten Hochschon concludeert: “Technologieverwerving is zo complex geworden dat de traditionele processen en procedures van 20 tot 30 jaar oud niet meer voldoen. Wij hebben ons tot doel gesteld deze processen te versnellen en te democratiseren zodat iedereen er gebruik van kan maken. Daarbij zullen wij ons in eerste instantie concentreren op intelligente matching, maar niet voorbijgaan aan de upstream- en downstream-processen, zoals eisenbeheer, implementatie en kwaliteitscontrole. Het is hoog tijd om de inkoop zelf te digitaliseren.”