Projectbeheer begint met een gedetailleerd werkplan dat stapsgewijze processen omvat die zijn ontworpen om tijdens het project specifieke doelstellingen te bereiken. Meestal omvat projectmanagement het definiëren van het project, het plannen van elke stap, projectimplementatie, prestatiebewaking en het afsluiten van het project wanneer het wordt opgeleverd (beëindiging).
Stadia van projectmanagement
De volgende 5 stappen schetsen het proces van projectmanagement van planning tot voltooiing.
- Project definitie
- Project planning
- Projectimplementatie
- Monitoring van projectprestaties
- Project afsluiten (beëindiging)
Project definitie
Bij het definiëren van een project is het doel om de algehele scope van het project te definiëren, inclusief de initiële projectkalender met details over het starten, sluiten en een tijdlijn van projecttaken. Door het project te definiëren, worden de budgetten en de projectdeelnemers (inclusief de projectmanager) geïdentificeerd en wordt het projectdoel vermeld, wat het specifieke eindresultaat of beoogde resultaat is.
Planning van het project
Projectplanning omvat het opsplitsen van het plan in specifieke doelstellingen (projecttaken), het specificeren van de tijd die elke taak nodig heeft om te voltooien en het identificeren van de kosten van elk doel. Als we naar de kosten kijken, zijn enkele van de vele middelen waarmee rekening moet worden gehouden, onder meer personeel, ondersteuning, budget, voorraden en uitrusting, diensten en andere overwegingen. De projectmanager stelt voorlopige kostenramingen samen en wijst werktaken toe, rekening houdend met risicofactoren.
Gerelateerde IT-banen: projectmanager, projectdirecteur, projectadministrateur, IT-projectcoördinator, projectcontrolemedewerker, implementatiemanager, projectanalist.
Implementatie
Tijdens deze fase voeren personeel en teamleden de werktaken uit zoals gedefinieerd in het plan om de projectdoelstellingen op tijd te halen. Afhankelijk van de omvang en reikwijdte van het project kan een implementatiemanager worden ingehuurd of zal de projectmanager van een planningsrol naar die van een projectcoördinator gaan, om ervoor te zorgen dat het project op schema en binnen budget blijft.
Tijdens deze fase van projectmanagement vindt veel besluitvorming plaats. Bovendien zal het projectteam waarschijnlijk problemen tegenkomen die vaak optreden wanneer nieuwe bedrijfssystemen worden geïmplementeerd.
Prestatie monitoring
Monitoring en tracking vereist een voortdurende beoordeling van alle voltooide en lopende projecttaken. Projectmanagers zullen kosten en tijdlijnen bewaken en individuele projecttaken en budgetten volgen. Monitoring zorgt er ook voor dat projectdoelen waar nodig worden aangepast en dat eventuele risicofactoren, inclusief aanpassingen, worden beheerd. Tijdens deze periode moeten de wijzigingsbeheerprocedures mogelijk worden goedgekeurd als er een wijziging in het projectschema of de kosten wordt verwacht.
Beëindiging van het project
Het beëindigen of sluiten van een project is de laatste fase van projectmanagement. Dit omvat training, het communiceren van de voltooiing van het project aan belanghebbenden en het opstellen van een definitief projectrapport. Na afsluiting van het project zal het management deze downtime vaak gebruiken om te communiceren met het projectteam om kennis te delen die kan helpen bij het verbeteren van toekomstige projecten.
Tools voor complexe projecten
Complexe projecten waarvoor meer personeel, betere coördinatie, grotere budgetten enzovoort nodig zijn, kunnen moeilijk te beheren zijn zonder het gebruik van project management software. Deze tools helpen managers bij het organiseren en automatiseren van sommige taken die samenhangen met een goede projectbeheerplanning.
Volgens Project-Management.com helpt projectbeheersoftware projectmanagers en teams specifiek bij het invullen van klantvereisten en het beheren van tijd-, budget- en scope-beperkingen.
Project Management Organisaties
Tijdens events hebben we vaak te maken met Project Management Institute (PMI) is een toonaangevende en gerespecteerde professionele organisatie voor projectmanagers. PMI, opgericht in 1969, bedient meer dan 2.9 miljoen professionals. PMI biedt verschillende certificeringen, waaronder Project Management Professional (PMP) en Certified Associate in Project Management (CAPM).