Bij projectmanagement is de projectomvang een gedetailleerd overzicht van het werk dat nodig is om het gewenste doel te bereiken. Het definiëren van de projectomvang maakt deel uit van het projectplanningsproces. Alle belanghebbenden, van sponsors tot eindgebruikers, zijn enigszins betrokken bij het opstellen en afronden van de projectomvang. De duidelijkheid en volledigheid van de projectomvang hangt af van hoe grondig de vereisten zijn geïdentificeerd en het uiteindelijke doel is beschreven. Elke onduidelijkheid in de projectomvang, in wat wel of niet zal worden opgeleverd, kan leiden tot scoop van de scope.
Project scope creep is een ongepland en ongewenst scenario tijdens de projectuitvoeringsfase. Het gebeurt wanneer een wijziging wordt geïntroduceerd of binnensluipt in de oorspronkelijke projectomvang nadat het project is begonnen, middelen zijn toegewezen, budgetten zijn berekend en planningen zijn beloofd. Op basis van de oorspronkelijke projectdoelstelling en beschikbare middelen worden taken toegewezen en planningen gemaakt. De veranderingen die door scope creep worden geïntroduceerd, resulteren echter in extra werk. Zonder enige overeenkomstige aanpassing aan resources, planningen en budget, kan de verschuiving van de projectomvang resulteren in:
-
gemiste deadlines en projectvertragingen
-
hogere kosten en overschreden budget
-
overbelaste middelen, slechte kwaliteit van het werk en meer herwerk
-
project mislukking.
Project scope creep gebeurt om verschillende redenen. Wanneer het verzamelen en analyseren van initiële vereisten onvolledig is en er nieuwe informatie opduikt nadat het project is begonnen, kan het zijn dat de voorgestelde oplossing ontbreekt en mogelijk extra werk nodig heeft. Een individu of een groep belanghebbenden met de juiste autoriteit, interesse, invloed of urgentie kan aandringen op het doorvoeren van wijzigingen zonder bijbehorende projectplanaanpassingen. Slechte communicatie tussen de projectmanager en het team met andere belanghebbenden kan de situatie verergeren.
Hoe u scoopverschuiving kunt voorkomen
Een manier voor projectmanagers om te voorkomen dat de projectomvang kruipt, is door zich te houden aan een projectbeheersproces. Documenteer tijdens de planningsfase alle vereisten, doelstellingen, deliverables, mijlpalen, middelen, planningen en deadlines, en laat het document ondertekenen. Maak een proces voor het afhandelen van wijzigingen en wijzigingsverzoeken.
Evalueer en volg tijdens de uitvoerings- en monitoringfase regelmatig projectactiviteiten, planningen, werklast en doelstellingen voor eventuele discrepanties. Ze kunnen een vroeg teken zijn van scoopverschuiving. Communiceer ook regelmatig met alle belanghebbenden over de projectstatus en voortgang om verwachtingen te managen. Geef bij aanvullende verzoeken door of u het toegevoegde werk niet kunt accommoderen. Vraag ook om aanvullende bronnen als wijzigingen onvermijdelijk zijn. Het gebruik van projectbeheersoftware met planning-, tracking- en communicatietools is een effectieve manier om de projectomvang te beheren.