Printers en multifunctionele apparaten zijn in ondernemingen geenszins passé. Ze zijn nog ver verwijderd van het papierloze kantoor. Het gebruik ervan is echter aan het veranderen in de richting van documentbeheer en MPS als distributiemodel.
Printen, scannen en kopiëren behoren in de meeste bedrijven tot de dagelijkse taken. Hoewel er al zo’n 30 jaar over het papierloze kantoor wordt gesproken, is het volgens Keith Kmetz, Programma Vice President voor Imaging, Printing en Document Solutions bij IDC, nog lang geen realiteit. Volgens de Global Print Study 2025 van marktonderzoeker Quocirca gaat 64 procent van de bedrijven ervan uit dat het printen van documenten in 2025 nog steeds van cruciaal belang zal zijn voor hun bedrijfsvoering. Als redenen hiervoor noemen zij de behoefte aan fysieke handtekeningen en de behoeften van leveranciers, klanten en werknemers die nog steeds de voorkeur geven aan papier boven digitale communicatie. Uit ons panelonderzoek onder systeemhuizen en wederverkopers blijkt ook geen serieuze afname van het printvolume onder hun klanten, maar zelfs een toename voor 27 procent van de respondenten.
Printers en MFP’s als onderdeel van een digitale verwerkingsketen
Hoewel het volume gescande en geprinte documenten de komende jaren zal afnemen, terwijl tegelijkertijd het belang van end-to-end digitaal documentbeheer zal toenemen. Met name jongere werknemers, die deel uitmaken van “Generatie Z” met een geboortejaar vanaf 1995, zijn al opgegroeid met digitale apparaten. Documenten uitprinten in plaats van ze door te nemen op een notebook of smartphone maakt geen deel uit van hun manier van werken. De tendens om met digitale documenten te werken wordt ook beïnvloed door de apparatuur in de bedrijven. PC-werkstations worden uitgerust met grotere monitoren die het lezen op het scherm comfortabeler maken. Met het toenemende gebruik van tablets, convertibles en digitale whiteboards kunnen documenten in digitale vorm, zoals scans in PDF-formaat, beter worden gelezen en ook worden bewerkt en van aantekeningen worden voorzien.
Veel printerfabrikanten en grote delen van het kanaal hebben deze ontwikkeling jaren geleden al gesignaleerd. Voor hen zijn printers en vooral multifunctionele apparaten slechts een onderdeel van de digitale verwerkingsketen, die zij zo volledig mogelijk willen bestrijken. Volgens IDC steeg het aantal verkochte A4 kleuren-MFP’s in het derde kwartaal van 2019 met 10,8 procent op jaarbasis, waarmee A4 mono MFP’s voor het eerst werden ingehaald. Ook het aantal A3-kleurenprinters steeg, terwijl het aantal verkochte eenheden in alle andere segmenten daalde. Voor de gehele Westeuropese markt vermeldt IDC een daling van 6,1 procent in termen van verkochte eenheden, de Duitse markt kromp met zes procent op een vergelijkbaar niveau. De daling is echter gedeeltelijk te wijten aan de slabakkende consumentenmarkt. Zo daalde het aantal consumenten-inkjetprinters met 4,3 procent, terwijl het aantal zakelijke inkjets met slechts 3,7 procent daalde.
Voor sommige fabrikanten en vooral voor het kanaal is de daling van de eenheidsverkoop echter geen slecht nieuws. De waarde van de verkochte apparaten steeg zelfs met vijf procent, omdat er meer duurdere apparaten aan zakelijke klanten werden verkocht.
Multifunctionele printers met “slimme” functies zijn een belangrijk onderdeel voor verdere digitalisering in het bedrijf. Voor veel fabrikanten zijn de apparaten nu een platform geworden voor apps die werkstappen automatiseren. Zij kunnen als kant-en-klare app worden gekocht in de digitale winkels van de printerfabrikanten of individueel voor klanten worden ontwikkeld. De fabrikanten stellen hun partners meestal ontwikkelomgevingen voor apps ter beschikking. Dit app-model opent een extra bron van inkomsten voor partners of onafhankelijke softwareontwikkelaars. Sommige fabrikanten gebruiken Android als platform voor de apps, andere gebruiken hun eigen besturingssysteem als basis. In het algemeen verwachten klanten een betere integratie van digitale en analoge workflows. Het scannen van documenten zal in 2025 nog steeds een belangrijke rol spelen. Volgens de Global Print Study 2025 van Quocirca zegt 76 procent van de ondervraagde bedrijven van wel.
Managed Print Services blijven groeien
Als verkoopmodel wint MPS nog steeds terrein. De meest recente cijfers over de MPS-markt zijn afkomstig uit de studie Managed Print Services Landscape 2018 van Quocirca over de wereldwijde MPS-markt voor ondernemingen. Het bestrijkt het MPS-landschap in bedrijven of organisaties met meer dan 500 werknemers. Voor de Duitse markt vermeldt Quocirca een tragere groei dan in de VS, Frankrijk en Groot-Brittannië. In 64 procent van de bedrijven nemen de budgetten voor MPS echter toe. In het algemeen wordt MPS van groot belang geacht voor de digitale transformatie
Er is een trend weg van dure en onderhoudsintensieve afdrukservers in het bedrijf naar oplossingen in de cloud met virtuele afdrukservers. Passende aanbiedingen zijn verkrijgbaar bij sommige fabrikanten en bij MPS-dienstverleners. Bijzonder interessant zijn hybride cloud-modellen, waarbij de af te drukken inhoud om redenen van veiligheid en gegevensbescherming binnen het bedrijf blijft en alleen het beheerniveau naar de publieke cloud wordt verschoven. In het algemeen zorgt het ondersteunende systeemhuis of de MPS-dienstverlener er bij beheerde afdrukdiensten al lang niet meer alleen voor dat de apparaten van toner of inkt worden voorzien en worden onderhouden, maar omvat de dienst ook ondersteuning bij de implementatie van document- en outputmanagement. Daarbij kunnen MPS-aanbieders die zich tot dusverre voornamelijk hebben tevredengesteld met het onderhoud van het apparatenpark en de levering van verbruiksgoederen, vertrouwen op de steun van fabrikanten en distributeurs. Sommige distributeurs hebben een eigen MPS-aanbod voor hun partners of werken samen met grote MPS-dienstverleners.
Beheerde printservices behoren tot de eerste op consumptie gebaseerde verkoopmodellen in de IT – lang voor de cloud en nieuwe servicevormen zoals de pc of server as a service. De MSP-activiteiten hebben zich echter gedurende vele jaren niet noemenswaardig ontwikkeld. De dienstverleners waren voornamelijk bezig met onderhoudswerkzaamheden en de installatie van verbruiksgoederen. Voor dit dienstenmodel loopt de klok de komende jaren echter op zijn eind. Er is een trend om minder af te drukken en de documentworkflow verschuift naar de digitale wereld. Wat nodig is, zijn niet langer hardwaresleutels, maar specialisten voor digitaal document- en outputbeheer. Vooral kleine bedrijven moeten hun interne processen nog digitaliseren. Dit is waar systeemhuizen en MPS-aanbieders zich kunnen vestigen als consultants en dienstverleners. Managed print services in de cloud vormen hier een belangrijk onderdeel.
MPS vanuit de cloud kan voor het kanaal ook nieuwe zakelijke mogelijkheden openen met MKB-klanten. Deze zijn meestal geïnteresseerd in verdere digitalisering van hun bedrijf, maar beschikken niet over een IT-afdeling die dit op zich kan nemen. Hier kan een systeemhuis of MPS-aanbieder met de relevante expertise samen met de klant een passende oplossing ontwikkelen. Ze moeten zich er echter van bewust zijn dat ze te maken hebben met gesprekspartners die vaak geen diepgaande IT-kennis hebben, met name op gebieden zoals documentbeheer.
Een trend naar het verminderen van op papier gebaseerde processen en een toenemend belang van cloud-gebaseerde MPS-oplossingen is ook opgemerkt door systeemhuizen zoals Bissinger of IT-Haus. Beide bedrijven waren bereid ons antwoord te geven op de vragen “Ziet u een trend naar papierloze kantoren bij uw klanten?” en “Hoe belangrijk zijn cloud-gebaseerde MPS-oplossingen voor u?” Antwoorden hier opgesomd.
Het onderwerp papierloze kantoren
Wij zijn ervan overtuigd dat papierzware bedrijfsprocessen zullen afnemen en dat steeds meer digitaal in kaart zal worden gebracht. De voordelen zijn duidelijk en de instrumenten zijn er. Het volledig papierloze kantoor zal echter nog lang op zich laten wachten.
MPS-oplossingen in de cloud?
Als holistisch systeemhuis kennen wij de IT-strategieën van onze klanten en kunnen wij de vraag met “zeer belangrijk” beantwoorden. Steeds meer bedrijven concentreren zich op hun kerncompetenties en besteden IT uit aan de cloud om middelen en kapitaal beter te benutten. Dit geldt ook voor MPS.
Het thema van papierloze kantoren
De vraag is er zeker. Wij ondersteunen onze klanten bij het onderkennen van de papiergebonden processen en bieden mogelijkheden om deze te vervangen door digitale processen. Dit varieert van PDF-software, waarmee documenten digitaal kunnen worden ondertekend, tot complete digitale documentworkflows met de koppeling naar bestaande DM-systemen of SAP.
MPS-oplossingen in de cloud?
Wij kunnen MPS-cloudoplossingen bieden die voldoen aan de beveiligingseisen van onze klanten en die bovendien DSGVO-compliant zijn. Gebruikers kunnen bijvoorbeeld rechtstreeks op de MFP toegang krijgen tot cloud services zoals Office 365 om te scannen en te printen. Wachtrijen kunnen ook vanuit de cloud worden beheerd. Hier zal de komende jaren nog veel beweging in komen.
Veiligheid en gegevensbescherming
Bescherming tegen aanvallen van buitenaf en verbetering van de gegevensbescherming in het bedrijf zijn punten die voor klanten steeds belangrijker worden. Hier hebben berichten over succesvolle aanvallen op printers en MFP’s tot onrust geleid bij de klanten. Omdat printers en vooral multifunctionele apparaten zijn uitgerust met steeds krachtigere processors en uitgebreidere besturingssystemen en ook in het bedrijfsnetwerk hangen, zijn ze de laatste jaren vaak geïntegreerd in botnets of misbruikt voor het delven van cryptocurrencies. Daarnaast kunnen zij natuurlijk ook worden misbruikt als toegangspoort tot het interne IT-landschap van een bedrijf. In sommige gevallen is zelfs de faxfunctie met succes gebruikt als middel voor digitale aanvallen. Om dergelijke aanvallen zoveel mogelijk af te wenden, hebben fabrikanten de huidige generatie toestellen uitgerust met extra beveiligingsfuncties die bijvoorbeeld aanvallen herkennen, manipulatie van firmware voorkomen of voor automatische updates zorgen. Extra beveiliging wordt geboden door een betrouwbare MPS-provider die ervoor zorgt dat de software van oudere apparaten up-to-date is. Met cloud MPS-oplossingen wordt de dienstverlener in realtime op de hoogte gebracht van gedetecteerde aanvallen en kan hij aanvullende stappen ondernemen en zijn contactpersonen in het bedrijf waarschuwen. De cloudverbinding van de apparaten is echter uiteraard een ander veiligheidsrisico dat passende beschermingsmaatregelen vereist.
Voor de gegevensbescherming in het bedrijf zorgen bijvoorbeeld follow-me-functies ervoor dat vertrouwelijke documenten niet onbeheerd in de opslaglade terechtkomen. De afdrukopdracht wordt pas gestart als de juiste ontvanger zich met zijn wachtwoord of, handiger nog, met een smartcard, RFID-tag of smartphone op het apparaat heeft aangemeld. Er zijn bijzonder geavanceerde oplossingen die met roaming werken: De afdrukopdracht volgt de gebruiker naar het apparaat van zijn keuze. Hierdoor behoort wachten bij de printer of MFP ook tot het verleden. Andere kwesties op het gebied van gegevensbescherming zijn een veilige encryptie van de gegevens op de interne harde schijf van het apparaat en een correcte verwijdering bij het weggooien van buiten gebruik gestelde apparaten.
Inhaalvraag naar AI en Big Data
De onderwerpen Big Data-analyses en het gebruik van AI-processen zoals machine learning, natuurlijke taalverwerking (NLP) en cognitive computing, die in principe mogelijk zijn met cloudgebaseerde MSP, staan nog in de kinderschoenen. De huidige apparaten zijn uitgerust met een groot aantal sensoren, die momenteel echter meestal alleen worden gebruikt voor correctief onderhoud of preventief onderhoud, d.w.z. onderhoud nadat storingen zijn opgetreden of gepland onderhoud op basis van het individuele gebruik van een apparaat. Met cloud MPS is in principe ook voorspellend onderhoud mogelijk, d.w.z. voorspellend onderhoud op basis van gegevensanalyses voor een groot aantal bewaakte apparaten.
Andere gebruiksscenario’s zijn de intelligente automatische verdediging tegen aanvallen, de stembesturing van de apparaten of ook de optimalisering van het gebruik van de apparatenpool. Hier kan bijvoorbeeld een intelligent systeem de gebruiker tijdens de bediening ondersteunen en misdrukken voorkomen. Dergelijke functies zullen in de komende maanden of jaren zeker worden aangeboden. Vermoedelijk zullen printerfabrikanten samenwerken met cloudproviders die al overeenkomstige diensten in hun portfolio hebben, die dan relatief gemakkelijk kunnen worden aangepast.
Duurzaamheid wordt belangrijker
De milieuvriendelijkheid en het energieverbruik van de apparaten zullen in de toekomst ook aan belang winnen. In het algemeen kan met een goed gepland documentbeheer het aantal afdrukken in een bedrijf aanzienlijk worden verminderd. Dan zijn er nog de apparaten zelf. Hier wijzen de fabrikanten van inkjetprinters op het lagere stroomverbruik in vergelijking met apparaten met laser- of LED-printers, waarbij de fusereenheid veel stroom verbruikt. Inktprinters met grote tanks in plaats van conventionele cartridges verminderen de hoeveelheid geproduceerd afval. Maar fabrikanten hebben ook veel gedaan met laser- en LED-apparaten. Lege tonercartridges worden bijvoorbeeld ingezameld en – indien mogelijk – opnieuw gevuld. Het stroomverbruik is aanzienlijk verminderd.