Een vergeten USB-stick was de aanzet tot de oprichting van Dropbox. In de loop der jaren is de pionier op het gebied van file-sharing uitgegroeid tot een speler op het gebied van samenwerking in de zakelijke omgeving, door software van derden te integreren en eigen applicaties aan te sluiten.
Dropbox is sinds 2007 op de markt en heeft een pioniersrol weten te veroveren op het gebied van file-sharing en cloud-opslag. Het concept werd geboren uit noodzaak toen mede-oprichter en CEO Drew Houston als student in de bus van de universiteit naar huis reisde en zijn USB-stick was vergeten. Toen kreeg hij het idee hoe handig het zou zijn om online bij zijn bestanden te kunnen.
Werkplek in de cloud
Sinds de herfst van vorig jaar slaat Dropbox met “Smart Workspace” een nieuwe weg in op het gebied van cloudgebaseerde samenwerking. “Een van de voordelen van een centraal georganiseerde digitale werkplek is dat er minder tijd verloren gaat aan het zoeken naar informatie, omdat alle tools, het team en de content op één plek zijn samengebracht”, zegt Andrea Trapp, Director of Business NACE & DACH bij Dropbox, omdat gebruikers zich hierdoor volledig kunnen richten op hun eigenlijke werkinhoud.
Integratieplatform
Aan het einde van de dag fungeert de Smart Workspace als een integratieplatform, waarbij inmiddels meer dan 300.000 applicaties via een interface zijn geïntegreerd. Daarachter zitten ook nauwe partnerschappen met bedrijven als Microsoft, Google, Slack, Zoom of Atlassian, aldus het bedrijf. In de Smart Workspace kunnen bestanden zoals Word-documenten, PowerPoint-presentaties, Google Cloud Docs of PSD-bestanden rechtstreeks vanuit Dropbox worden gemaakt, bekeken, bewerkt en ook gedeeld, bijvoorbeeld via Slack, Zoom of Office 365.
“Wat samenwerking betreft, staat het voor ons centraal dat de communicatie direct op de content plaatsvindt en dat er in realtime interactief met collega’s aan kan worden gewerkt”, zegt Trapp. Daarom hebben zij een tegenmodel opgezet voor e-mails en bijlagen. Want hier zouden regelmatige coördinatielussen de zenuwen van alle betrokkenen onder druk zetten.
Taakprocessen voor alle bestandstypen
Via “Dropbox Spaces” wordt weergegeven wie het laatst aan welke bestanden heeft gewerkt. Taken kunnen in het team op taakniveau worden georganiseerd en verdeeld. Dit contextniveau toont beschrijvingen van de inhoud. De gebruiker kan zien wat er moet gebeuren, welke taken al zijn verwerkt en welke goedkeuringen nog in behandeling zijn.
Trapp illustreert dit met een praktijkvoorbeeld: “Voor videobestanden bieden we nu een tijdgebaseerde commentaarfunctie voor snellere feedback en de mogelijkheid om eenvoudige goedkeuringsprocessen in te stellen. Videomateriaal kan binnen Dropbox ook worden omgezet in andere bestandstypen en -formaten, zodat in de praktijk bijvoorbeeld grote videobestanden gemakkelijk vanaf een smartphone in een taxi kunnen worden gedeeld.” Op dezelfde manier bestaan dergelijke taakprocessen ook voor audio- en tekstbestanden.
Real-time documenten
Naast de integratie van software, tools en apps heeft Dropbox ook zijn eigen applicaties geïntegreerd, zoals “Paper”. Dit is een instrument waarmee in real time documenten kunnen worden gecreëerd en gezamenlijk bewerkt, waarin met een muisklik video’s, PowerPoints, afbeeldingen of tabellen kunnen worden ingevoegd. Vooraf worden de deelnemers hiervoor uitgenodigd en desgewenst kunnen diverse rechten worden toegekend, bijvoorbeeld om te bekijken of te bewerken.
Interne oplossing voor e-handtekeningen
Daarnaast kan de interne oplossing voor e-handtekeningen “HelloSign” ook worden geïntegreerd voor de automatisering en het beheer van belangrijke zakelijke transacties, ook via oplossingen die onafhankelijk van Dropbox beschikbaar zijn. “Een belangrijk verschil met de concurrentie is hier dat we niet per document rekenen, maar in een abonnementsmodel per gebruiker en jaar”, zegt de Dropbox-manager. De software heeft ook een API die kan worden gebruikt voor whitelabelling, wat interessant is voor kanaalpartners, zegt Trapp.
Databeveiliging in de cloud staat “absoluut centraal”, zegt de manager, die wijst op de mogelijkheid voor zakelijke klanten van Dropbox om gebruik te maken van het datacenter in Duitsland en dat Dropbox DSGVO-compliant is.
Samenwerking met het kanaal
Voor Dropbox Business is een partnerprogramma opgezet dat rekening houdt met het feit dat het product in verschillende branches wordt gebruikt, zoals media, retail, bouw of de onderwijssector. “Wat integraties betreft, zijn er overeenkomstige aandachtsgebieden. In de bouw gaat het bijvoorbeeld om een BIM-integratie, terwijl in de mediasector Adobe een belangrijke rol speelt,” gaat Trapp verder. Voor het kanaal is er een webgebaseerd partnerportaal als organisatorische steun.