Eine Studie im Auftrag von Sharp Electronics Europe wirft einen Blick in die Meetingräume deutscher Unternehmen – mit ernüchternder Bilanz: 16,5 Stunden pro Monat verbringt im Schnitt jeder Mitarbeiter in Meetings, die mehrheitlich als langweilig und ineffektiv empfunden werden.
Strategie-Meeting, Telefonkonferenz, Brainstorming – im Idealfall dienen Besprechungen dem konstruktiven Austausch von Informationen und Ideen und bringen das Unternehmen voran. In der Realität haben Meetings jedoch nur selten den gewünschten Effekt, wie die Sharp-Studie zeigt.
Der Studie zufolge verbringen deutsche Büroangestellte durchschnittlich 16,5 Stunden pro Monat in Meetings, die mehrheitlich als ineffektiv empfunden werden: Acht van de tien werknemers zeiden dat ze productiever waren op hun eigen werkplek. Mehr als die Hälfte der Befragten beklagte, dass ihre Meetings meist nicht zu klaren Ergebnissen führten (55 %) und überdies langweilig seien (54 %).
Kein Raum für Inspiration
Die Ergebnisse seien vor allem durch einen Mangel an Vielfalt und Flexibilität zu erklären: Über drei Viertel (77 %) der Arbeitnehmer gaben an, dass sämtliche Besprechungen unabhängig vom Thema nach dem immer gleichen Schema ablaufen würden. Zudem stünden keine geeigneten Räumlichkeiten zur Verfügung, die unterschiedliche Besprechungsformate optimal unterstützen (58 %). Weitere 48 Prozent der Befragten stören sich daran, dass die Besprechungen häufig zu steif und förmlich seien.
Hinzu komme die oftmals veraltete Ausstattung in den Meetingräumen: 30 Prozent der Mitarbeiter müssten sich mit herkömmlichen Flipcharts begnügen. Nur knapp jeder Fünfte (21 %) nutze moderne Whiteboards zum Informationsaustausch. Weitere häufig genannte Gründe für ineffiziente Meetings seien fehlende Vorabinformationen (37 %) und zu viele oder die falschen Teilnehmer (jeweils 30 %).
„Unserer Studie zufolge hat die Mehrheit der deutschen Unternehmen in Sachen Meetingkultur noch Nachholbedarf“, so Alexander Hermann, President Information Systems bei Sharp Electronics Europe. “Dat begint met ogenschijnlijk eenvoudige zaken, zoals het tijdig verstrekken van een agenda aan alle deelnemers, zodat zij zich daarop kunnen voorbereiden, en strekt zich uit tot geschikte ruimtes, technologieën en vergaderconcepten. Je nach Art der Besprechung können sich unterschiedliche Ansätze als zielführend erweisen, starre Muster hingegen sind kontraproduktiv.“
Ablenkung statt Interaktion
Da Meetings eher als notwendiges Übel denn als Bereicherung wahrgenommen würden, sei es kaum verwunderlich, dass viele Mitarbeiter sich während der Besprechungen anderen Dingen widmen: 27 Prozent checken ihre E-Mails und 14 Prozent aktualisieren ihre To-do-Listen. Vor allem die Millennials (Jahrgänge 1982 bis 1996) würden sich bei Langeweile mit Social Media ablenken (17 %) oder Nachrichten an Freunde und Angehörige schreiben (22 %).
Sharp bietet in einem kostenlosen Whitepaper zum Thema „Kostenfaktor: Langeweile in Meetings“ Tipps und Lösungsansätze für produktive Meetings.
Über die Studie
Die repräsentative Umfrage unter 8.044 Büroangestellten in KMUs (100 bis 499 Mitarbeiter) in Deutschland (1.001 Befragte), Frankreich, Großbritannien, Italien, Niederlande, Polen, Slowakei und Tschechien sei von Censuswide im Auftrag von Sharp Electronics Europe durchgeführt worden (Befragungszeitraum: 02.07.2018 – 17.07.2018).