Boekhoudsoftware voor cloud computing is boekhoudsoftware die wordt gehost op externe servers. Het biedt boekhoudkundige mogelijkheden aan bedrijven op een manier die vergelijkbaar is met het SaaS-bedrijfsmodel (Software as a Service). Het staat ook bekend als cloudgebaseerde boekhoudsoftware, webgebaseerde boekhoudsoftware of online boekhoudsoftware.
Wat is cloudboekhouding?
Bij cloud computing hebben gebruikers op afstand toegang tot softwaretoepassingen via internet of een ander netwerk via een serviceprovider voor cloudtoepassingen. Gegevens worden naar de cloud gestuurd, waar ze worden verwerkt en teruggestuurd naar de gebruiker. Alle toepassingsfuncties worden off-site uitgevoerd, niet op het bureaublad van de gebruiker. Door het gebruik van cloud computing-boekhoudsoftware hoeft een bedrijf geen software op individuele desktopcomputers te installeren en te onderhouden. Het geeft medewerkers in externe kantoren of filialen ook toegang tot dezelfde gegevens en dezelfde versie van de software.
Geschiedenis van digitale boekhouding
Voordat computers, accountants en boekhouders papieren logboeken gebruikten om uitgaven en inkomsten bij te houden. Ze beheerden ook klantrecords in zo’n logboek. Aan het begin van de twintigste eeuw stelde de eerste ponskaartmachine, gepopulariseerd door IBM, accountants in staat om financiële gegevens te beheren.
Boekhoudsoftware draaide oorspronkelijk op mainframe- en minicomputers. Financiële gegevens werden opgeslagen in databases, van waaruit de software er toegang toe had. Naarmate technologie en software zich ontwikkelden, moesten bedrijven vaak de beslissing nemen om hun oude computersystemen (met oudere software) te behouden of volledig te upgraden.
In 1998 bracht NetSuite de eerste online boekhoudsoftware uit, die algemeen wordt beschouwd als het begin van cloudboekhouding. Nu biedt cloud-boekhoudsoftware geavanceerde bedrijfsinformatie en -analyses die de inzichten vergroten die bedrijven uit hun boekhoudplatforms halen.
Voordelen van cloudgebaseerde boekhoudsoftware
Zonder hulp van software besteden accountants en andere financiële professionals lange tijd aan handmatige taken, zoals het maken en invullen van spreadsheets en het voltooien van wiskundige vergelijkingen. Boekhouding omvat veel detail en aandacht voor cijfers, en dit kost tijd. Door processen te automatiseren, hebben accountants meer tijd om aan andere projecten te werken of zich te concentreren op het grote geheel in plaats van hun dagelijkse taken.
Het hebben van die software in de cloud biedt nog meer flexibiliteit:
- Werknemers kunnen indien nodig cloud-boekhoudsoftware downloaden op hun persoonlijke apparaten. Veel bedrijven zijn overgestapt op werken op afstand, en zelfs als dat niet het geval is, moet hun personeel wellicht nog op afstand werken, afhankelijk van de verspreiding van COVID-19 in hun regio. Met een cloudgebaseerd boekhoudplatform kunnen werknemers overal werken waar ze een internetverbinding hebben.
- De gegevensinvoer is real-time of dichtbij, zodat medewerkers de meest recente cijfers hebben en niet achterblijven of in de war raken.
- Cloudgebaseerde applicaties maken integraties met andere bedrijfssoftware mogelijk, zodat de verbinding tussen gegevens wordt gesynchroniseerd en zichtbaar.
- Bedrijven kunnen hun gegevens op veiligere locaties opslaan. In een lokale boekhoudtoepassing wordt alle informatie opgeslagen op één lokale server; maar meestal maken cloudserviceproviders back-ups van toepassingsgegevens op verschillende locaties. Bedrijven zien minder snel dat een ramp hun gegevens wegvaagt.
Topaanbieders van cloudgebaseerde boekhoudsoftware
De meeste applicatieproviders brengen doorgaans kosten in rekening op basis van gebruik in vergelijking met sitelicentiekosten die zijn gekoppeld aan traditionele implementaties van boekhoudsoftware. Back-up van boekhoudkundige gegevens en herstel na noodgevallen maken vaak deel uit van uw account voor cloud computing-boekhoudsoftware. Populaire leveranciers van boekhoudsoftware zijn onder meer:
NetSuite is een volledige ERP-oplossing die cloudgebaseerde boekhouding omvat, evenals tal van andere planningsfuncties voor ondernemingen. Het is een aanzienlijke verbintenis en kost tijd om te leren en te implementeren, maar als een bedrijf niet alleen op zoek is naar boekhoudsoftware, maar ook naar andere financiële en ERP-oplossingen die allemaal samenwerken, is NetSuite een goede keuze.
Microsoft Dynamics GP is een andere ERP-oplossing die tijd kost om te implementeren. Het biedt geautomatiseerde integratie tussen zijn financiële functies.
FreshBooks biedt functies voor facturen, rapporten, tijdregistratie en projectbeheer. Het kan ook worden geïntegreerd met applicaties zoals Trello, Salesforce en Shopify.
QuickBooks, aangeboden door Intuit, is een van de beste boekhoudkundige providers op de markt. Het heeft opties in de cloud en op locatie en omvat betalingsbundels voor zowel freelancers als kleine en middelgrote bedrijven.