Een apparaat dat op papier geprinte tekst of illustraties kan lezen en de informatie kan vertalen in een vorm die de computer kan gebruiken. Een scanner werkt door een afbeelding te digitaliseren – door het in een raster van vakken te verdelen en elk hokje weer te geven met een nul of een, afhankelijk van of het vakje is ingevuld. (Voor kleur- en grijsschaal is hetzelfde principe van toepassing, box wordt dan weergegeven door maximaal 24 bits.) De resulterende matrix van bits, een bitmap genoemd, kan vervolgens in een bestand worden opgeslagen, op een scherm worden weergegeven en door programma’s worden gemanipuleerd.
Optische scanners maken geen onderscheid tussen tekst en illustraties; ze vertegenwoordigen alle afbeeldingen als bitmaps. Daarom kunt u tekst die is gescand niet rechtstreeks bewerken. Om tekst te bewerken die door een optische scanner wordt gelezen, hebt u een systeem voor optische tekenherkenning (OCR) nodig om de afbeelding in ASCII-tekens te vertalen. De meeste optische scanners die tegenwoordig worden verkocht, worden geleverd met OCR-pakketten.
Scanners verschillen van elkaar op de volgende punten:
Grotere scanners zijn onder andere machines waarin u vellen papier kunt invoeren. Dit worden scanners met invoer van vellen genoemd. Scanners met papierinvoer zijn uitstekend geschikt voor losse vellen papier, maar ze kunnen geen ingebonden documenten verwerken.
Een tweede type grote scanner, een flatbedscanner genaamd, is als een kopieerapparaat. Het bestaat uit een bord waarop u boeken, tijdschriften en andere documenten legt die u wilt scannen.
Overheadscanners (ook wel copyboardscanners genoemd) zien er enigszins uit als overheadprojectoren. U plaatst documenten met de beeldzijde naar boven op een scanbed en een kleine toren beweegt over de pagina.