Langzaamaan lijkt papier in bedrijven te verdwijnen en winnen digitale communicatie- en samenwerkingstools aan belang, zo blijkt uit een onderzoek van Bitkom. Voor het eerst zouden er meer digitale dan papieren facturen zijn.
Als men iets positiefs aan Corona wil toeschrijven, is het misschien dat de digitalisering door de pandemie snel is voortgeschreden. En daarmee is ook de kijk van de bedrijven op digitalisering sterk veranderd. Slechts 12 procent van de door Bitkom ondervraagde bedrijven met 20 of meer werknemers twijfelt nog aan de economische voordelen van digitalisering. Aan het begin van de pandemie, een jaar geleden, zei nog 27 procent onduidelijk te zijn over de voordelen, twee jaar geleden was dat zelfs 34 procent. Tegelijkertijd zegt 64 procent dat digitale technologieën het bedrijf helpen om de pandemie het hoofd te bieden. En in bijna alle bedrijven (95%) is de digitalisering van bedrijfsprocessen belangrijker geworden als gevolg van Corona.
“Corona heeft geleid tot een digitaliseringspush in de hoofden van de mensen. Nu moeten we erin slagen de digitalisering ook in de praktijk te bevorderen,” zegt Bitkom-voorzitter Achim Berg. “Wie zich digitaal inricht, kan tijden van crisis niet alleen beter doorstaan, maar zal daar ook in een periode na de afsluiting profijt van hebben.”
Over het onderzoek
De basis van de gegevens is een onderzoek dat Bitkom Research heeft uitgevoerd in opdracht van de digitale vereniging Bitkom. Daarbij werden 502 ondernemingen met 20 of meer werknemers in Duitsland in maart en april 2021 telefonisch geënquêteerd. De enquête is representatief.
Digitaliseringsversneller en -rem tegelijk
Tot nu toe heeft tweederde van de bedrijven de Corona-crisis zeer slecht (38%) of tamelijk slecht (28%) doorstaan, slechts een derde tamelijk goed (26%) of zeer goed (5%). 23 procent denkt sterker uit de Corona-pandemie te komen, maar meer dan een op de drie (38 %) ziet zijn eigen voortbestaan door de pandemie bedreigd.
“De pandemie scheurt een digitaliseringskloof in de Duitse economie open”, zegt Berg. Zo heeft 47% van de ondervraagde bedrijven langverwachte digitaliseringsprojecten opgestart als gevolg van Corona, maar voor 52% zijn digitaliseringsprojecten opgeschort als gevolg van Corona. En de helft van de bedrijven (46 %) ziet zichzelf als pionier bij de digitalisering van bedrijfs- en administratieve processen, terwijl de andere helft (50 %) achterop loopt. “De Corona-crisis drijft de digitalisering in elke tweede onderneming aan en vertraagt ze tegelijk in de andere. Corona is zowel een digitaliseringsversneller als een digitaliseringsremmer,” zegt Berg. “We moeten dit niet accepteren. We mogen geen enkel bedrijf achterlaten als het op digitalisering aankomt. Digitalisering moet in elk bedrijf bovenaan de agenda staan. Waar de kracht momenteel ontbreekt, wordt een beroep gedaan op de politiek om doeltreffende ondersteunende maatregelen te nemen.”
Maar digitale kantooroplossingen hebben nog potentieel
Uit de studie blijkt ook dat digitale kantooroplossingen over de hele linie zijn doorgedrongen in bedrijven, maar dat er nog veel potentieel is in het gebruik van afzonderlijke toepassingen. Zo zegt 93 procent individuele oplossingen zoals CRM, ECM of ERP te gebruiken, terwijl nog eens 4 procent het gebruik ervan plant of bespreekt. Slechts 48 procent gebruikt echter digitale oplossingen om documenten te digitaliseren, 44 procent gebruikt workflow management, bijvoorbeeld voor goedkeuringsprocessen, en 41 procent maakt gebruik van elektronische archieven en documentbeheer. Uitvoerbeheer, bijvoorbeeld voor het genereren van documenten, wordt door 35 procent gebruikt, 27 procent heeft digitale oplossingen ingevoerd voor afdelingsoverstijgend onderzoek van bedrijfsinformatie en 21 procent gebruikt digitale handtekeningen.
In de komende jaren zou het gebruik aanzienlijk kunnen toenemen. Zo heeft 39 procent plannen of besprekingen over de invoering van oplossingen voor output management, 38 procent workflow management, 37 procent divisieoverschrijdend onderzoek van bedrijfsinformatie, 34 procent elektronische archivering en documentbeheer, 33 procent digitalisering van documenten en 30 procent oplossingen voor digitale handtekeningen. En in het lopende jaar wil 42 procent investeren in de digitalisering van hun bedrijfs- en administratieve processen. Onder grote bedrijven met 500 of meer werknemers ligt dit aandeel met 59 procent zelfs nog hoger.
Het afscheid van papier
Door de Corona-pandemie nemen veel bedrijven afscheid van papier. In 62 procent van de bedrijven worden minder documenten afgedrukt dan een jaar geleden, en in slechts 8 procent zijn dat er meer. Een jaar geleden had 49 procent het aantal afdrukken al verminderd, 15 procent had het verhoogd. Ook in kantoor- en administratieve processen speelt papier nog steeds de overheersende rol in slechts één op de vier bedrijven (23 %): in 6 procent is vrijwel alles op papier, in 17 procent ongeveer driekwart. Omgekeerd zijn papierloze processen volledig geïmplementeerd in 7 procent en ongeveer driekwart in 27 procent. In 40 procent van de bedrijven zijn papierloze en papieren processen min of meer in evenwicht.
In de facturering heeft Corona een verandering van tijdperk ingezet. Voor het eerst worden facturen overwegend digitaal uitgereikt en niet langer op papier. Een derde van de ondernemingen (32%) maakt de facturen hoofdzakelijk of uitsluitend elektronisch; slechts 19% doet dat hoofdzakelijk of uitsluitend op papier. Een jaar geleden had 24 procent voornamelijk elektronische facturen gebruikt, maar 33 procent gebruikte voornamelijk papier. Vijf jaar geleden was zelfs slechts 18 procent elektronisch, maar 58 procent op papier. “De klassieke papieren factuur is ook op de terugtocht. De voordelen van digitale facturen liggen voor de hand: facturering en verwerking worden eenvoudiger en sneller, bedrijven besparen op portokosten en personele middelen en bovenal wordt het milieu ontzien omdat er minder papier wordt gebruikt en transportroutes worden geëlimineerd,” aldus Berg.
Messenger, samenwerkingstools en videogesprekken
Digitale communicatie wordt steeds belangrijker in bedrijven. In de Corona-pandemie is met name het gebruik van messengers en samenwerkingstools zoals Teams en Slack voor interne en externe communicatie sterk toegenomen. Zo maakt tweederde (66%) vaak gebruik van messenger services, tegenover slechts 50% een jaar geleden en slechts 37% drie jaar geleden. En 45 procent maakt vaak gebruik van samenwerkingstools, tegen 36 procent een jaar geleden. Videoconferenties zijn ook standaard geworden in de pandemie. Twee derde (67%) gebruikt ze vaak, tegenover 61% een jaar geleden aan het begin van de pandemie en slechts 48% drie jaar geleden. Ook het gebruik van smartphones neemt met 89 procent weer toe, tegen 81 procent (2020) en 51 procent (2018) op een hoog niveau. Er is bijna geen verandering ten opzichte van het voorgaande jaar met 30 procent voor sociale media (2020: 29 %, 2018: 25 %) – en onveranderd gebruiken alle bedrijven vaak e-mail.
Er is een omgekeerde ontwikkeling voor de klassieke communicatiekanalen. Briefpost wordt vaak gebruikt door 60 procent, een daling ten opzichte van 56 procent in 2020 maar nog steeds 71 procent in 2018. En fax wordt slechts vaak gebruikt door 43 procent van alle bedrijven, een daling ten opzichte van 49 procent een jaar geleden en 62 procent twee jaar geleden.
Er is een gebrek aan digitale knowhow
Het tempo van de digitalisering wordt momenteel afgeremd door het gebrek aan digitale competentie in bedrijven. Zo beschikt slechts 56% nog over het nodige personeel om de digitalisering van bedrijfs- en administratieve processen aan te sturen. Een jaar geleden had 72 procent van de bedrijven nog voldoende digitaal competente werknemers. Toch investeert slechts 64 procent in de digitale opleiding en bijscholing van hun werknemers – na 70 procent in het voorgaande jaar. En slechts iets minder dan de helft van de bedrijven (54%) beschikt over het management met de nodige digitale competentie om de digitaliseringsprocessen voort te stuwen. “Waar digitalisering nu massaal aan belang wint voor de ondernemingen en sterker moet worden doorgedreven, is het gebrek aan knowhow meer dan ooit merkbaar. Dit maakt het des te belangrijker om zelf actief te worden en de beroepsbevolking snel te kwalificeren,” aldus Berg. “Het management moet dit proces met zelfkritiek ingaan: Als er een gebrek aan deskundigheid is in de directiekamer, moeten er beslist digitaliseringsteams worden opgezet en zo nodig externe hulp worden ingeschakeld.”
De grootste hindernissen die bedrijven zien voor het digitaliseren van hun eigen bedrijf zijn een gebrek aan normen (64%) en te hoge eisen op het gebied van gegevensbescherming (63%). Maar ook algemene wettelijke voorschriften belemmeren digitaliseringsprojecten (47%), zoals de eis van een schriftelijke vorm. Bezorgdheid over de veiligheid belemmert ook de digitalisering. Zo is 61 % van de bedrijven bang voor ongeoorloofde toegang tot gevoelige bedrijfsgegevens, noemt 57 % IT-beveiligingseisen die te hoog zijn vanuit het oogpunt van het bedrijf en is 49 % bang voor gegevensverlies. En tenslotte is er ook een gebrek aan geld. Zevenenvijftig procent klaagt over de noodzaak van te grote investeringen, 55 procent mist de tijd, 42 procent mist extern advies en 39 procent ziet algemene weerstand in het bedrijf tegen digitalisering.