Flexibel, plaatsonafhankelijk werken biedt veel voordelen voor bedrijven en hun werknemers. Tegelijkertijd brengt het nieuwe uitdagingen met zich mee – zowel op het gebied van technische uitrusting, IT-beveiliging als bedrijfscultuur.
De arbeidswereld in Duitsland is de afgelopen 18 maanden sterk veranderd. Waar men ook kijkt, men komt de meest uiteenlopende begrippen tegen: Van een permanente overstap op hybride werken, zoals bij Deutsche Telekom of BMW, tot een aantal bedrijven die hun personeel na afloop van de tijdelijke wettelijke thuiswerkverplichting onmiddellijk weer op kantoor hebben geroepen – het concept “werken vanaf elke plek” heeft een langverwachte transformatie ondergaan en toont zich nu diverser dan ooit.
Toch anderhalf jaar geleden was een “werken vanaf elke plek”-regeling voor veel werknemers meer een droom dan werkelijkheid. Tot 2020 was het voor de meeste bedrijven de standaard om tijdens de werkuren op kantoor aanwezig te zijn. Maar de pandemie heeft deze basisveronderstelling omvergeworpen: de gedwongen verandering van de werkomgeving heeft zich voor veel werknemers – en ook werkgevers – bewezen. Zo zou, zelfs na de afschaffing van de thuiskantoorverplichting, volgens de recente thuiskantoorstudie van DAK-Gesundheit, 90 procent van de werknemers regelmatig thuis willen blijven werken en profiteren van meer flexibiliteit en minder woon-werkverkeer. De volgende stap voor veel bedrijven is een hybride benadering van de “Anywhere Workspace”. Terwijl bijvoorbeeld softwarebedrijven SAP en VMware een 100 procent flexibele en op vertrouwen gebaseerde werkplek als norm en niet als uitzondering zien en werknemers dus in de toekomst vrij laten beslissen wanneer ze thuis, onderweg of op kantoor werken, willen bedrijven als Allianz of Henkel bepaalde regels vastleggen voor werken op afstand.
Maar voor welke uitdagingen staat IT bij de implementatie van een hybride model dat bestaat uit een kantoor- en thuiswerkplek? Tot dusver is vooral geïnvesteerd in werktechnologieën in de kantoorruimten, maar in een gedecentraliseerd “anywhere workspace” werkmodel moet het motto “digital first” gelden. Om een soepele overgang voor IT en werknemers te garanderen, moeten de volgende uitdagingen worden overwonnen.
Uitdaging 1: een soepele werknemerservaring
Toen een groot deel van de werknemers in het voorjaar van 2020 van de ene op de andere dag naar het thuiskantoor verhuisde, was de eerste prioriteit toegang tot alle belangrijke gegevens, documenten en toepassingen. Van de ene dag op de andere werden IT-teams geconfronteerd met de taak hun werknemers uit te rusten met digitale hulpmiddelen, processen op te zetten en oplossingen te vinden die een veilige toegang tot alle vereiste bedrijfstoepassingen en -gegevens mogelijk maakten. Het doel was ervoor te zorgen dat de gebruikelijke dagelijkse werkroutine grotendeels zonder onderbreking vanuit huis kon worden uitgevoerd. Maar zelfs na meer dan een jaar in het thuiskantoor worstelen werknemers nog steeds met inconsistente en slecht in een netwerk opgenomen mobiele toepassingen. De reden hiervoor: geïsoleerde en locatiegebonden digitale tools.
In de toekomst moet IT ervoor zorgen dat alle werknemers op betrouwbare wijze toegang kunnen krijgen tot zowel applicaties als gegevens – het mag niet uitmaken welk mobiel of desktopapparaat wordt gebruikt. Het is belangrijk dat processen ook digitaal soepel verlopen en dat de productiviteit niet in het gedrang komt. Dit verhoogt het welzijn en de motivatie, want niets frustreert meer dan onnodige onderbrekingen of extra werkstappen. Voor bedrijven is dit ook een belangrijk aspect met betrekking tot het aanwerven en behouden van werknemers, aangezien met name de jongere generatie in de toekomst niet zonder de voordelen van flexibele werkplekmodellen zal willen. Daarom is het raadzaam dat bedrijven investeren in een hybride architectuur die een efficiëntere en end-to-end werknemerservaring biedt.
Uitdaging 2: van gefragmenteerde IT-beveiliging naar zero trust
Met de pandemie en het daaruit voortvloeiende werken op afstand, werken de meeste werknemers niet meer binnen het beveiligde bedrijfsnetwerk. Mobiele apparaten zoals laptops, inclusief applicaties en gegevens, hebben het beveiligde bedrijfsnetwerk dus verlaten en bevinden zich in IT-omgevingen die vaak niet voldoen aan de hoge beveiligingseisen van bedrijven. Hierdoor is ook het aanvalsoppervlak voor veiligheidsbedreigingen vergroot. Hier bestaat het gevaar dat aanvallers het bedrijfsnetwerk binnendringen via de eindapparatuur en wijdverbreide schade aanrichten. De verschuiving van traditionele firewalls naar modulaire beveiligingsoplossingen maakt IT-systemen en -apparatuur kwetsbaarder voor aanvallen. Tegen deze achtergrond is het niet verwonderlijk dat het aantal cyberaanvallen met 80 procent is toegenomen sinds de overstap naar het thuiskantoor in 2020. Beveiligingsmaatregelen moeten worden aangepast aan de verschillende locaties, gebruikers, toepassingen en endpoints voor een hybride werkplekmodel en moeten lokaal werken. Het netwerk is op zijn beurt onoverzichtelijk en complex geworden door mobiele, cloud-, IoT- en edge-computing, en dus rijk aan nieuwe aanvalspunten.
Een beveiligingsconcept op basis van de zero trust-benadering kan cyberaanvallen voorkomen en de complexiteit verminderen. Het concept “nooit vertrouwen, altijd verifiëren” houdt in dat in principe niemand wordt vertrouwd, zowel binnen als buiten het bedrijfsnetwerk – geen enkele toepassing, geen enkele werklast, geen enkele gebruiker, omdat iedereen een vermeende aanvaller kan zijn. Op die manier kunnen traditionele netwerkperimeters met een groot aanvalsoppervlak worden geëlimineerd. Dit werkt echter alleen als de IT-beveiligingsfactor al in de IT-infrastructuur is ingebouwd. Het gaat er immers niet om inbreuken op de beveiliging koste wat kost te voorkomen, maar om IT-beveiliging in alles te integreren – toepassingen, het netwerk en alles wat gegevens overdraagt.
Uitdaging 3: van operationele complexiteit naar eenvoud
Om ondanks de plotselinge verschuiving naar werken op afstand een goede samenwerking, productiviteit en toegang via alle platforms te garanderen, hebben bedrijven moeten investeren in nieuwe tools en toepassingen. Daartoe behoorden chat-apps voor teams, hulpmiddelen voor samenwerking en videoconferenties, waarvan de snelle integratie in korte tijd complicaties met zich meebracht. Nu, 18 maanden later, worden IT-teams geconfronteerd met een verwarrende en complexe mix van uiteenlopende tools. Om de nieuwe complexiteit die is ontstaan te verminderen, is de eerste stap het identificeren van de meest gebruikte tools en het prioriteren van welke tools relevant en noodzakelijk zijn voor de toekomst van de “Anywhere Workspace”.
Kwalificeerbare oplossingen die gebruikt kunnen blijven worden naarmate het bedrijf groeit of nieuwe bedrijfsgebieden ontsluit, worden als toekomstbestendig beschouwd. Bestaande virtuele desktopinfrastructuur (VDI), digitale werkplek en IT-beveiligingstoepassingen hebben thuiswerken in de eerste fase van de pandemie mogelijk gemaakt, maar zijn ze schaalbaar om op lange termijn telewerken met een optimale werknemerservaring te leveren? Niet schaalbare oplossingen kunnen externe werknemers minder productief maken, aangezien een stabiele VPN-verbinding en snelle toegang tot applicaties niet altijd kunnen worden gegarandeerd.
Een andere belangrijke factor is automatisering, zoals het automatisch detecteren en patchen van beveiligingslekken. Hierdoor kunnen endpoints worden beveiligd voordat ze een toegangspoort voor hackers en een bedrijfsbreed risico worden. Automatisering maakt het werk van het IT-team eenvoudiger en maakt de ruimte vrij die nodig is om op afstand te werken met een modern, schaalbaar werkplekplatform.
Conclusie: Het nieuwe normaal is een blijvertje
Een nieuwe mindset is nu net zo belangrijk als IT-apparatuur en mobiele apps bij de overgang naar “anywhere workspace” of locatieonafhankelijk werken op afstand. De crisis van Covid 19 heeft geleid tot veranderingen in een tempo dat velen niet voor mogelijk hadden gehouden. Om het succes van IT-investeringen in externe werkplekken op de lange termijn te garanderen, moeten de werkprestaties en -resultaten los worden gezien van de werkplek.
Na de uitdagingen van het afgelopen jaar te hebben overwonnen, werd al snel duidelijk dat wat werd gezien als tijdelijke oplossingen voor thuiswerkplekken of samenwerkingstools, een verstandige investeringsstrategie voor CIO’s bleek te zijn. En ook werknemers zijn vertrouwd geraakt met het idee van flexibel werken en willen de talrijke voordelen ervan niet langer missen. Elk bedrijf dat zich staande wil houden op de markt en wil concurreren om marktaandeel, talent en erkenning, moet dringend investeren in een toekomstbestendig platform voor plaatsonafhankelijk werken. Denn diese neue Form des Arbeitens wird uns dauerhaft erhalten bleiben.
Bildquelle: VMware