RMA staat voor autorisatie van geretourneerde materialen, een term voor een identificatie of systeem dat door fabrikanten wordt gebruikt om productretouren te beheren en te bepalen hoe retouren kunnen worden gedaan. Het wordt ook wel autorisatie voor geretourneerde goederen genoemd. RMA verwijst naar de alfanumerieke identificatie die op een product wordt toegepast nadat een bedrijfsvertegenwoordiger het RMA-proces heeft goedgekeurd, maar het verwijst ook naar het volledige systeem voor het retourneren van producten of het melden van producten die problemen hebben. Het is vergelijkbaar met een trackingnummer en zowel bedrijven als klanten kunnen de voortgang van het product bekijken met behulp van een RMA.
Hoe RMS wordt gebruikt
Bedrijven willen doorgaans de kans krijgen om dingen recht te zetten voordat de retourzending is afgerond. RMA speelt daarin een rol. Sommige technologiebedrijven kunnen bijvoorbeeld eisen dat een klant wacht op een RMA terwijl een vertegenwoordiger of IT-professional het apparaat of de software onderzoekt en probeert het te repareren. Een RMA-systeem is niet alleen bedoeld voor retourzendingen; het is ook een klantenserviceproces, bedoeld om inkomstenverlies en ontevreden klanten te minimaliseren.
Met RMA hebben bedrijven ook controle over het retourproces om te voorkomen dat ze geld verliezen. Als een artikel duidelijk al gebruikt of beschadigd is of niet de juiste verpakking, kassabon of betalingsbewijs heeft, kan een bedrijf weigeren om de retourzending te accepteren. Een RMA-systeem met duidelijk opgemaakte instructies helpt bedrijven geld te besparen en niet zelf ten prooi te vallen aan oplichting.
Een RMA-systeem met goede online formulieren of methoden om problemen of ontevredenheid te melden, helpt bedrijven ook om hun verkoop- en marketinginspanningen te optimaliseren. Als het initiëren van een retourzending een online-enquête omvat waarin vragen worden gesteld als “waarom was u niet tevreden met dit product” of klanten de mogelijkheid bieden om een foto van een defect artikel te uploaden, kunnen bedrijven die gegevens verzamelen en gebruiken. Als een consistent aantal klanten hetzelfde probleem met hetzelfde product meldt, kan een bedrijf die informatie toepassen door het probleem op te lossen of in plaats daarvan een ander product te leveren. Ze besparen dan tijd en geld.
Een goede RMA-beheersoftware heeft mogelijk formulieren die klanten kunnen invullen en waarmee ze alle transacties, retouren en problemen kunnen bijhouden. Sommige RMA-software is ook cloudgebaseerd.