Het SEPA-mandaat verving in februari 2014 de oude nationale procedures voor een domiciliëring in de Europese betalingsruimte en enkele andere landen. Met name voor consumenten wordt het uniforme SEPA-mandaat voor heel Europa geassocieerd met meer veiligheid. SEPA-mandaten zijn dus mandaten voor incasso’s in de Europese betalingsruimte.
De afkorting SEPA staat voor Single Euro Payments Area. Het verwijst naar de betalingsruimte voor eurotransacties die in 2014 na een overgangsperiode werd ingevoerd. De SEPA is bedoeld om het Europese betalingsverkeer te harmoniseren, zowel in technisch opzicht als wat betreft de duur en de kosten van het betalingsverkeer. Bovendien is SEPA gebaseerd op een uniforme rechtsgrondslag.
33 staten met SEPA
SEPA is op 1 februari verplicht ingevoerd. Voor particuliere consumenten was er tot 1 februari 2016 een overgangsperiode voor nationale transacties. Sindsdien is SEPA in heel Europa bindend voor zowel nationale als internationale betalingen. Momenteel nemen 33 landen deel aan de SEPA. Naast de EU-lidstaten zijn dat ook Zwitserland, IJsland, Noorwegen en Liechtenstein.
De SEPA-machtiging vervangt de nationale automatische incasso
In het SEPA-systeem vervangt de SEPA-machtiging de vroegere automatische incasso en dus de nationale automatische incasso. Een SEPA-mandaat wordt altijd schriftelijk verleend. Telefonische incasso-opdrachten zijn als gevolg van deze eis niet langer mogelijk, evenmin als toestemming voor een incasso per e-mail of in het kader van een onlineformulier.
Hogere inspanning – hogere veiligheid
Een SEPA-mandaat kost inderdaad meer inspanning: de opdrachtgever moet een formulier afdrukken, invullen, ondertekenen en per post naar de begunstigde sturen. Bovendien vereisen de mandaten aan de kant van de onderneming de creatie van een schuldeiser-ID en een mandaatreferentie voor elke domiciliëring. Bovendien zijn er voor de crediteuren verplichte bewaarperioden voor de mandaten voorgeschreven. Vooral voor particuliere consumenten gaat het SEPA-mandaat echter gepaard met een aanzienlijk hoger veiligheidsniveau. Misbruik van automatische incasso’s wordt door de nieuwe norm uitgesloten.
Graduele verschillen voor bedrijven en particuliere consumenten
Wat het algemeen bindende karakter van het SEPA-mandaat voor een automatische incasso betreft, zijn er geleidelijke verschillen voor bedrijven en particulieren. Particuliere consumenten gebruiken de zogenaamde SEPA Core Direct Debit voor het afgeven van de machtiging. Zo kunnen zij achteraf bezwaar maken tegen een reeds afgegeven automatische afschrijving. Bedrijven moeten daarentegen de B2B-standaard van de SEPA-mandaten volgen. Het voorziet niet in een herroepingsrecht.
Procedureel voorbeeld: domiciliëringsmandaat voor motorrijtuigenbelasting
De inning van motorrijtuigenbelasting door de belangrijkste douanekantoren is een voorbeeld van hoe een SEPA-mandaat werkt. Belastingplichtigen ontvangen het formulier voor de automatische afschrijving van de motorrijtuigenbelasting op het webportaal van de douane. Daarop verklaren zij schriftelijk dat zij deelnemen aan de SEPA-incassoregeling. Zij hebben eerder samen met hun belastingaanslag de crediteur-ID van het kantoor en het referentienummer van het mandaat ontvangen. Het ondertekende SEPA-formulier voor automatische incasso wordt per post, fax of als gescande PDF naar het Bureau gestuurd. Pas dan heeft de douane het recht om de motorrijtuigenbelasting van de rekening van de belastingplichtige te innen.