Gebruik een personal computer of werkstation om gedrukte documenten van hoge kwaliteit te produceren. Met een desktop publishing-systeem kunt u verschillende lettertypen gebruiken, verschillende marges en rechtvaardigingen specificeren en illustraties en grafieken rechtstreeks in de tekst insluiten. Met de krachtigste desktop publishing-systemen kunt u illustraties maken, terwijl u met minder krachtige systemen illustraties kunt invoegen die door andere programma’s zijn gemaakt.
Naarmate tekstverwerkingsprogramma’s steeds krachtiger worden, vervaagt de scheidslijn tussen dergelijke programma’s en desktop publishing-systemen. In het algemeen geven desktop publishing-applicaties u echter meer controle over typografische kenmerken, zoals tekenspatiëring, en bieden ze meer ondersteuning voor uitvoer in kleur.
Een bijzonder belangrijk kenmerk van desktop publishing-systemen is dat ze u in staat stellen op het scherm precies te zien hoe het document eruit zal zien wanneer het wordt afgedrukt. Systemen die deze functie ondersteunen, worden WYSIWYG’s genoemd (wat u ziet is wat u krijgt).
Tot voor kort maakten hardwarekosten desktop publishing-systemen voor de meeste toepassingen onpraktisch. Maar naarmate de prijzen van personal computers en printers zijn gedaald, zijn desktop publishing-systemen steeds populairder geworden voor het produceren van nieuwsbrieven, brochures, boeken en andere documenten waarvoor voorheen een zetter nodig was.
Als u eenmaal een document heeft geproduceerd met een desktop publishing-systeem, kunt u het rechtstreeks naar een printer sturen of u kunt een PostScript-bestand maken dat u vervolgens naar een servicebureau kunt brengen. Het servicebureau beschikt over speciale machines die het PostScript-bestand omzetten naar film, die vervolgens gebruikt kan worden om platen te maken voor offsetdruk. Offsetdruk levert documenten van hogere kwaliteit op, vooral als er kleur wordt gebruikt, maar is over het algemeen duurder dan laserprinten.