Met de Corona-pandemie hebben UCC-oplossingen plotseling hun weg gevonden in het dagelijkse bedrijfsleven. Maar bedrijfscommunicatiemiddelen worden steeds complexer en worden vaak geïmplementeerd als geïsoleerde oplossingen. Dit betekent dat managed services aan belang winnen.
De wereld staat op zijn kop: zakenreizen zijn niet meer nodig, thuiskantoren zijn plotseling gemeengoed, en videoconferenties vervangen vergaderingen op kantoor. De Corona-pandemie heeft de arbeidswereld veranderd en doordat veel werknemers naar het thuiskantoor zijn verhuisd, hebben met name virtuele vergaderingen en videoconferenties aan belang gewonnen voor de communicatie in bedrijven. Christian Malzacher, Business Manager Workplace bij Bechtle, bevestigt: “In de afgelopen maanden heeft het gebruik van UCC-tools een boost gekregen. Bedrijven beschikken momenteel echter over een “lappendeken” van verschillende toepassingen, diensten en applicaties, zo meldt Alexander Ernst, Director Network & Communication bij Cancom.
Dit stelt niet alleen IT, maar ook de gebruikers voor uitdagingen. De “lappendeken” werd nog verergerd door de pandemie, aangezien oplossingen voor webvergaderingen op korte termijn uit noodzaak werden ingevoerd om snel de productiviteit en de bedrijfscapaciteit te garanderen. Volgens Ernst is bij de invoering van UCC-tools de acceptatie door gebruikers helaas vaak ver te zoeken, waardoor het potentieel van de oplossingen niet volledig wordt benut.
Het belang van beheerde diensten neemt toe
Door dit gebrek aan knowhow over de omgang met UCC-tools en de steeds complexere eisen neemt de behoefte aan beheerde diensten toe. Zo stelt Ernst: “UCC is een kernthema dat nog meer als een beheerde dienst zal worden geleverd”. Tegelijkertijd speelt de cloud een steeds belangrijkere rol in UCC-oplossingen en, vooral in de huidige situatie, hebben veel bedrijven communicatiediensten zoals internettelefonie, e-mails, instant messaging of conferencing gehuurd uit de data cloud.
De diensten uit de cloud hebben het voordeel voor gebruikers dat de toegang overal werkt, zolang internet beschikbaar is. Bovendien worden de communicatiekanalen samengebracht op één platform en kunnen ze op een veilige manier worden beheerd. Met “Unified Communications as a Service” (UCaaS) kunnen bijvoorbeeld software-updates gemakkelijk en op gecentraliseerde wijze in bestaande bedrijfsprocessen worden geïntegreerd, waardoor de responstijd in bedrijven wordt verkort. Hierdoor worden de kosten en personeelskosten verder teruggedrongen en wordt het werken op meerdere locaties ondersteund.
Voordelen van UCaaS
Verder moeten mediapauzes tussen telefonie, instant messaging, video, servertoegang en het delen van bestanden worden voorkomen. Malzacher voegt hieraan toe: “De voordelen voor de klant zijn het eenvoudige abonnementsmodel, de flexibele aanpassing aan de snelle innovatiecycli, de garantie van de hoogste veiligheidsnormen, alsmede de uitgebreide ondersteuning door de professionele dienstverlener.” Bovendien gaat levering vanuit de cloud meestal gepaard met een verandering van het bedrijfsmodel en vereist dit een heroverweging van de aankoop, zoals Dr Felix Wunderer, Vice President Digital Business and Transformation, Telekom Deutschland, uitlegt: “Sommige bedrijven geven nog steeds de voorkeur aan eenmalige aankopen (capex) en een installatie ter plaatse. Moderne UCC-tools zijn echter meestal cloud-gebaseerd en maken kortcyclische feature-updates mogelijk. Cloud-gebaseerde modellen impliceren bijna altijd een op gebruik gebaseerd prijsmodel (opex).” Ten slotte heeft de Corona-crisis een hoognodige impuls gegeven aan het moderne werkplekconcept, en samen daarmee zal de verspreiding van UCC-oplossingen blijven toenemen.