Huddle rooms zijn kleine vergaderruimtes, meestal voor maximaal zes personen, waarin teams ad hoc kunnen samenkomen en werken, bijvoorbeeld voor een brainstormsessie of een lopende projectbespreking.
Huddle” is een Engels woord uit de sportwereld. Wanneer een team in een cirkel gaat staan, de spelers hun armen op elkaars schouders leggen en de tactiek voor de volgende wedstrijd bespreken of elkaar met luide kreten aanmoedigen, is er sprake van een “huddle”.
In een huddle-kamer gebeuren soortgelijke dingen. Mensen gaan spontaan bij elkaar zitten en bespreken de volgende stappen van een project snel, teamgericht en onbureaucratisch. Dergelijke vergaderingen vereisen geen dagenlange planning, speciale voorbereiding of zelfs maar een agenda. De teamleden gaan precies zitten wanneer iemand een goed idee heeft, wanneer zich een probleem voordoet of wanneer er iets anders speelt dat kort en tijdig moet worden besproken of gepresenteerd.
Huddle rooms als kenmerk van de veranderende wereld van werk
Huddle rooms zijn een kenmerk van de grote omwentelingen die sinds enkele jaren plaatsvinden in de wereld van werk en in het dagelijkse kantoorleven. Een hele tijd lang waren ze niet meer dan een hippe trend, maar intussen heeft het idee zich doorgezet en is het met succes ingeburgerd. In veel bedrijven behoren ze als vanzelfsprekend tot de basisuitrusting van conferentie- en vergaderruimten.
Tafelzalen vereisen geen complexe technische uitrusting, zoals vaak het geval is bij grote conferentiezalen. In de regel zijn WLAN en een bijbehorende app voldoende om de notebooks en tablets van het team met elkaar te verbinden, evenals een duidelijk zichtbaar beeldscherm als er tijdens een vergadering via videoconferentie met klanten, zakenpartners of externe medewerkers moet worden gecommuniceerd. Huddle rooms mogen ook niet te groot zijn, want juist de hechte en intieme sfeer verhoogt het gevoel van saamhorigheid en prestatie – zie de definitie van huddle in de sport.
Huddle rooms als informele ontmoetingsplaats
De ervaring leert dat huddle rooms een positieve invloed hebben op de productiviteit, creativiteit en motivatie van werknemers en een ideale aanvulling zijn op traditionele, grotere vergaderruimtes. De inrichting met meubilair kan zich voegen naar de rest van de huisstijl, maar kan er ook volledig van afwijken. Het belangrijkste is dat werknemers zich op hun gemak voelen en dat niemand zich laat afschrikken door de sfeer.
Ruimtes zijn ruimtes waar individuen binnen het team zich moeten kunnen ontwikkelen en concentreren op hun gezamenlijke werk. Veel bedrijven hebben dit ingezien en richten zich daarom op kleine ruimten met een eenvoudige inrichting in plaats van grote ruimten en overdadige technologie.