Veel bedrijven gebruiken lokaal geïnstalleerde Exchange-servers (on-premise) samen met Office 365. De twee infrastructuren kunnen dan met elkaar worden verbonden en samen worden beheerd. Voor een optimale werking moeten beheerders echter met een aantal zaken rekening houden.
Een hybride implementatie van Office 365 en Exchange is nog altijd een stuk gecompliceerder dan het bedienen van een van de twee oplossingen. Dit komt doordat de twee werelden met elkaar moeten communiceren, gegevensuitwisseling altijd beschikbaar moet zijn en veel componenten worden gedupliceerd.
Het eerste en belangrijkste punt in de optimale hybride implementatie van Exchange en Office 365 is de optimale configuratie van de lokale Exchange-servers. Pas als de interne structuur correct is geconfigureerd, moeten beheerders beginnen met de migratie en de integratie van Office 365.
Het is ideaal als er bij het opzetten van de hybride implementatie nog geen mailboxen van gebruikers in Office 365 zijn geplaatst, maar als Exchange bij wijze van spreken op de greenfieldsite kan worden opgezet. Dit vereenvoudigt de configuratie enorm.
Voorwaarden voor een succesvolle hybride implementatie
Zelfs bij het plannen van hybride implementaties moeten bedrijven nadenken over de vraag of ze intern zullen vertrouwen op Exchange 2010, 2013 of 2016. Ook de keuze van het versieniveau, d.w.z. de geïnstalleerde service packs en cumulatieve updates, moet goed worden gepland. Hier is Microsoft echter duidelijk in zijn aanbeveling. Op de Exchange-servers moet altijd het laatste service pack of de laatste cumulatieve update zijn geïnstalleerd die Microsoft beschikbaar stelt. Indien dit niet mogelijk is, volstaat de vorige versie. Microsoft raadt echter af om oudere patchversies te gebruiken.
Een lijst met alle updates voor Exchange 2010/2013/2016 is beschikbaar bij Microsoft op TechNet. Daarnaast gaat Microsoft in TechNet in op mogelijke migratiescenario’s.
Exchange 2016 is momenteel nog niet in alle tools geïntegreerd, waardoor de hybride inzet van Exchange 2016 en Office 365 nog niet zo optimaal gepland kan worden als bij gebruik van Exchange 2010/2013.
Het is ook belangrijk om de hardware voor de hybride omgeving te plannen. Andere belangrijke punten bij de planning zijn de internettoegang van de Exchange-servers. De Exchange-ontwikkelaars bieden informatie over hoe lokale Exchange-omgevingen het beste kunnen worden gedimensioneerd zodat Office 365 kan worden aangesloten.
Daarnaast is er de beste procedure voor het aansluiten van lokale Exchange-servers op Office 365. Ook de e-mailstroom moet worden gepland – dit geldt ook voor interne servers in het bedrijf die toegang moeten krijgen tot een e-mailserver om e-mails te versturen.
Ook de lijn naar internet mag natuurlijk niet worden vergeten, aangezien deze wordt gebruikt om mailboxen van lokale Exchange-servers over te zetten naar de cloud en later ook om berichten te versturen.
Microsoft Office 365 Best Practices Analyzer for Exchange Server 2013
Na het downloaden installeren beheerders het hulpprogramma op een Exchange-server. Office 365 Best Practices Analyzer for Exchange Server 2013 downloadt vervolgens automatisch de benodigde extensies van internet en installeert deze op de server.
Wanneer het gaat om migratie naar een nieuwe Exchange-versie of hybride implementatie in het bedrijf, moeten beheerders de Exchange Server Deployment Assistant gebruiken (zie afbeelding 3). Dit biedt optimale ondersteuning voor de integratie van Office 365 in lokale Exchange-omgevingen.
Administrators werken via verschillende vragen in de assistent door de configuratie van Exchange in het bedrijf en krijgen vervolgens tips en suggesties voor de hybride inzet van Exchange en Office 365.
Ideale omgeving voor de hybride configuratie
In een ideale omgeving worden alle mailboxen op de lokale server geplaatst en na de aansluiting op Office 365 geleidelijk verplaatst naar Office 365. Dit vermindert de serverbelasting op de on-premises Exchange-servers, aangezien de noodzakelijke communicatie tussen de server en Office 365 veel minder is dan het hosten van een mailbox.
Dit betekent dat als de Exchange-serverhardware alle mailboxen optimaal kan hosten, de hardware dit ook kan in een hybride implementatie waarbij sommige mailboxen naar de cloud worden verplaatst.
Bedrijven moeten er ook voor zorgen dat de AutoDiscovery-functie van Exchange zowel intern als vanaf internet werkt (zie figuur 4). Alleen wanneer de automatische verbinding van Outlook met de lokale servers werkt, heeft de bijkomende integratie van Office 365 zin, want alleen met een correct geconfigureerde interne omgeving werkt ook de hybride implementatie. De AutoDiscovery URL moet ook altijd naar de nieuwste Exchange-versie in het bedrijf wijzen, omdat deze optimaal is toegerust voor hybride en ook verzoeken naar externe servers kan doorsturen.
Office 365 Hybrid Configuration Wizard
De nieuwe wizard maakt wel verbinding met een Exchange-server in de infrastructuur om de hybride configuratie uit te voeren. Er is echter geen speciale hybride server na de verbinding met Office 365, maar alle servers in de infrastructuur werken samen met Office 365. Als Office 365 informatie uit de interne omgeving nodig heeft, bijvoorbeeld over vrije/werktijd, dan worden in principe alle Exchange-servers meegenomen, niet alleen de server waarop met de Office 365 Hybrid Configuration Wizard een verbinding met Office 365 is gemaakt. Dit proces creëert ook nieuwe geaccepteerde domeinen en connectoren voor de e-mailstroom tussen de lokale Exchange-gebruikers en de gebruikers in de cloud.
Conclusie
De belangrijkste basis voor het opzetten van een hybride operatie, zijn correct geconfigureerde Exchange-servers. Pas als de interne omgeving optimaal functioneert, moet men overgaan tot de aansluiting van Office 365. Het instellen met de Hybrid Configuration Wizard is de meest efficiënte manier om de lokaal geïnstalleerde Exchange-servers te verbinden met Office 365, omdat ook hier de randvoorwaarden worden gecontroleerd.