Windows 10 en Office 2013/2016 zijn een populaire combinatie. Dit laatste is ook beschikbaar in een abonnementsmodel, in tegenstelling tot Windows-clientsystemen. IT BUSINESS geeft een overzicht.
Naast Windows 10 gebruiken veel bedrijven ook Microsoft Office 2013/2016. In tegenstelling tot Windows-clientsystemen of de verschillende Microsoft-servers, kan Office 2013/2016 ook via een abonnementsmodel worden gebruikt.
Dit wordt Office 365 genoemd, maar moet niet worden verward met de cloudoplossing Office 365, waarmee Microsoft Exchange, SharePoint en Skype for Business (voorheen Lync) aanbiedt.
Compatibiliteit
In de eerste plaats moet bij het updaten naar Office 2016 rekening worden gehouden met de compatibiliteit van Outlook 2016.
De nieuwe Outlook-versie kan nog niet aan Exchange 2007 worden gekoppeld. Microsoft werkt echter aan het probleem. Om Windows 10 en Office 2016 optimaal te licenseren, hebben bedrijven nog steeds vergelijkbare opties als bij de vorige versies.
Bij gebruik van meerdere computers zijn de volumelicentieprogramma’s Open, Select Plus en EA (Enterprise Agreement) vaak de beste optie.
In het geval van Windows 10 zijn deze echter meestal alleen beschikbaar als upgradelicenties. Dit betekent dat bedrijven voor elke computer een besturingssysteem moeten hebben dat een update naar Windows 10 mogelijk maakt. Windows 7 en Windows 8 voldoen aan deze eis.
Legale update
Bedrijven die volumelicenties van Windows 7 of Windows 8 gebruiken, moeten voor de legale update een aantal zaken in acht nemen. Het proces mag niet worden gescript en gestart door beheerders of consultants. De update naar Windows 10 moet op elke pc worden gestart met lokale beheerdersrechten. Bovendien mag de computer voor de duur van de registratie geen deel uitmaken van een actief Windows-domein. Microsoft gaat hier in een blogpost dieper op in.
Bedrijven die Microsoft Software Assurance (SA) afsluiten, kunnen altijd automatisch het nieuwste Microsoft-besturingssysteem gebruiken dat in het contract is opgenomen.
SA is het onderhouds- en ondersteuningscontract voor volumelicentieovereenkomsten. Deze contracten worden vaak gebruikt wanneer bedrijven de bedrijfsversie van Windows 10 willen gebruiken.
Step-up licenties
Een variant van software assurance zijn de zogenaamde step-up licenties, ook wel SKU genoemd. Deze bieden de mogelijkheid om tegen een lagere prijs van de ene versie over te schakelen op een nieuwe. Het voordeel van deze licenties is de prijs, aangezien de klanten alleen het verschil betalen tussen de software die momenteel in gebruik is en de nieuwe versie. Dit type abonnementsmodel is niet alleen interessant voor Windows 10, maar ook voor Office 2016.
Step-Up licenties zijn beschikbaar voor veel Microsoft-producten, zoals Office, Windows 7 of Visual Studio. Step-Up vereist een geldige Software Assurance. Bovendien moet een volumelicentieovereenkomst zoals Open-Value worden gesloten.
OEM-versies
Als er voor bepaalde computers geen licenties voor het besturingssysteem beschikbaar zijn, kunnen OEM-versies een goede manier zijn om aan goedkope licenties te komen. Microsoft biedt ook zogenaamde “Legalization Get Genuine”-versies voor Windows 10 aan in het volumelicentieprogramma. Dit is, om zo te zeggen, het achteraf correct licentiëren van software met een onjuiste licentie. Microsoft biedt dit type licentie aan voor vijf of meer computers. Microsoft biedt verschillende pakketten aan.
De “Get Genuine Online Kit” biedt legaliseringsrechten voor Windows 7, de “Get Genuine Windows” voor Windows 8, Windows 8.1 en Windows 10.
Het Microsoft Volume Licensing Programme is zinvol vanaf vijf licenties als voor Open-NL wordt gekozen. Microsoft biedt verschillende kortingen, die worden toegekend volgens een puntensysteem. Deze worden Open-C genoemd, voor overheidsinstanties Open-D en voor onderwijsinstellingen Open-E. Op dit gebied biedt Microsoft echter ook andere pakketten aan. Hier moet een licentiedeskundige worden ingeschakeld om te informeren naar de optimale licentie tussen Open-Value, Open-Value-Subscription en School-Agreement.
Licentievarianten
Als bedrijven licentievarianten gebruiken met Virtual Desktop Access, bijvoorbeeld Open-License, Open-Value, Select-Plus en Enterprise-Agreement, is het mogelijk om lokale installaties van Windows 10 te gebruiken. Parallel kunnen gebruikers werken met een VDI-oplossing of Windows to Go zonder gebruik te maken van extra licenties. Afhankelijk van het gebruikte contract mogen gebruikers andere Windows-installaties op hun computers virtualiseren, bijvoorbeeld via Hyper-V.
Deze virtuele besturingssystemen vallen onder sommige contracten, bijvoorbeeld Open-License, Open-Value, Select-Plus en Enterprise-Agreement, maar in sommige gevallen moet dit apart worden overeengekomen.
Softwarezekerheidscontract
Om VDA te kunnen gebruiken, moet er een softwarezekerheidscontract bestaan voor het apparaat waarvoor een licentie is verleend. In dit geval mag echter slechts één hoofdgebruiker met het systeem werken. Andere gebruikers mogen met de computer werken, maar krijgen niet het recht om aanvullend gebruik te maken van een VDI-oplossing of Windows-to-Go.
Als bedrijven de virtuele desktop beschikbaar stellen via Remote Desktop Services (RDS), zijn extra licenties voor servertoegang (Windows Server CAL’s en RDS CAL’s) nodig.
Deze vallen niet onder de Windows 10-licentie, maar zijn altijd nodig als aanvulling.
Voor bedrijven rijst vaak de vraag of ze Office 2016 moeten licenseren als conventionele versie of in het abonnementsmodel met Office 365. In veel gevallen, vooral bij Office 2016, zijn de abonnementsmodellen goedkoper. Daarnaast zijn er extra functies zoals meer cloudopslag en een volledige Exchange-mailbox. De licenties voor de installatie van Office 2016 staan gedeeltelijk installatie op maximaal vijf computers of Mac-computers toe. In tegenstelling tot de eenmalige betaling voor de licentie, is een maandelijkse betaling verschuldigd. Microsoft geeft op zijn eigen website informatie over de verschillen.
Hier moet zorgvuldig worden nagegaan welke variant het meest geschikt is. Wie de voordelen van conventionele installaties wil vergelijken met Office 365, vindt bij Microsoft ook wat hij zoekt.
Office 2016 is als het ware de officiële Office-versie van Windows 10. Natuurlijk ondersteunen de voorgangers Office 2010/2013 ook het nieuwe besturingssysteem van Microsoft, maar Office 2016 is geoptimaliseerd voor de werking met Windows 10. In tegenstelling tot Windows 10 kunnen bedrijven Office 2013 niet gratis updaten naar Office 2016.
Net als Windows 10 biedt Office 2016 nieuwe functies op het gebied van teamwork, werkt het optimaal met zowel tablets als smartphones en kan het ook parallel op meerdere apparaten worden gebruikt.
Office 365-abonnees die nu nog Office 2013 gebruiken, kunnen gratis updaten naar Office 2016. Hiervoor start u gewoon het installatieprogramma, dat Office uit de cloud downloadt. Natuurlijk is het nog steeds mogelijk om Office 2013 te gebruiken, maar technisch gezien gebeurt dit op een omweg, omdat Microsoft de nieuwe Office-versie wil verspreiden. Microsoft legt in de help voor Office 365 uit hoe dit in zijn werk gaat
Companion Subscription License
Daarnaast is er ook nog de Companion Subscription License (CSL). Hierdoor kan de hoofdgebruiker en geen enkele andere gebruiker van de computer tot vier privé-apparaten extra licentiëren met CSL, zodat toegang tot een VDI-omgeving of Windows-to-Go vanaf deze computers is toegestaan.