Tijd is geld. Als je gegevens in real time hebt, heb je een geldige basis voor besluitvorming. Vooral wanneer het om bedrijfsfinanciën gaat, is een snel totaaloverzicht van de situatie belangrijk. Handmatig beheer kan leiden tot vertragingen en verliezen.
Als de omvang van het bedrijf toeneemt, neemt ook de hoeveelheid gegevens die door het bedrijf stroomt toe. Indien deze gegevens manueel worden beheerd, zoals nog steeds gebruikelijk is in de boekhouding, gaat dit ten koste van de wendbaarheid van de onderneming. Daarom moet elke cent die in en voor het bedrijf wordt uitgegeven, digitaal worden geadministreerd en geïnterpreteerd. En zelfs meer: voor een totaalbeeld van wat er in het bedrijf gebeurt, is een ad hoc-evaluatie van alle bedrijfsuitgaven in real time nodig. De uitdaging is duidelijk: hoe slagen bedrijven erin meester te worden van hun gegevens en uit de informatie die zij daaruit halen, een meerwaarde voor hun activiteiten te genereren?
De grootste hindernis – aan de slag gaan
Bedrijven hebben een 360°-overzicht van hun uitgaven nodig. Vooral in moeilijke tijden hebben uitgaven meer gewicht; er is minder ruimte voor verkeerde investeringen of vermijdbare kosten, zoals ongebruikte abonnementen. Alle bedrijfsuitgaven moeten begrijpelijk, interpreteerbaar en visueel voorbereid zijn, en in real time beschikbaar zijn. Maar waar en vooral hoe begin je het best? SaaS-oplossingen bieden hier een lage toetredingsdrempel. De dienstenpakketten kunnen worden aangepast aan de behoeften van de onderneming, en het onderhoud en de naleving worden grotendeels uitbesteed.
In het ideale geval is de moeilijkste stap op dit moment al genomen. Als bedrijven investeren in digitale instrumenten voor uitgavenbeheer, moeten zij kostenbeheersing zo eenvoudig mogelijk maken. Waar ontstaan onnodige kosten? Waar en hoe geven werknemers of zelfs hele afdelingen geld uit? Welke handelaren zijn de belangrijkste kostenfactoren – is het de moeite waard opnieuw te onderhandelen indien nodig? De juiste digitale toepassing is niet alleen een krachtig controle-instrument – op de juiste manier geïnterpreteerd, kunnen besluitvormers ook kansen voor het bedrijf identificeren. Hier komen gebruiksvriendelijke hantering en visuele voorbereiding van complexe gegevens in kleine brokjes begrip om de hoek kijken. De beste gegevens zijn nutteloos als ze pas twee weken later beschikbaar zijn of onbegrijpelijk zijn voor de besluitvormers. Het gevaar is groot dat problemen worden uitgesteld en economische kansen niet worden aangegrepen. Dit geldt niet alleen voor het hier als voorbeeld gegeven uitgavenbeheer, maar voor elk gebied van de onderneming.
Hoe de verandering teweeg te brengen
1. De drie E’s: herkennen – uitlokken – kansen grijpen: Vooral in moeilijke tijden willen besluitvormers de uitgaven in het bedrijf onder de loep nemen. Niet in de laatste plaats omdat verkeerde conclusies, in tijden van malaise in het bedrijfsleven, desastreuze gevolgen kunnen hebben voor het hele bedrijf. Maar ook voor bedrijven in de groeifase is een all-round visie op bedrijfsuitgaven van cruciaal belang. Als de kosten in real time worden geregistreerd en ter plaatse – visueel verwerkt – ter beschikking van de besluitvormers worden gesteld, worden de goedkeuringstermijnen en besluitvormingstrajecten verkort – wat tot meer wendbaarheid leidt. Deze benadering kan nog verder worden doorgetrokken: wat zou er gebeuren als alle werknemers in de onderneming in real time toegang zouden hebben tot de voor hen relevante informatie? Kansen zouden ad hoc worden herkend, uitgelokt en aangegrepen.
2. Teams en bedrijfscultuur versterken met transparantie: Niet alleen werknemers in managementposities zijn besluitvormers. Elk teamlid neemt in zijn dagelijks werk beslissingen voor het bedrijf. Elke uitgave die een werknemer doet, moet ten goede komen aan het bedrijf. In de boekhouding komen al deze micro-beslissingen samen als kostenposten. Regel voor regel worden Excel-sheets gevuld met beslissingen die door individuen worden genomen – abonnementen, uitgaven, uitgaven voor kantoorapparatuur of software. Als deze gegevens worden verwerkt en teruggekoppeld naar de teams, ontstaan verantwoordelijkheden uit informatie die anders in de boekhoudkundige afdeling zou verdwijnen. Want informatie is veel meer dan alleen maar gegevens in Excel-tabellen – het betekent verantwoordelijkheid. Als de soevereiniteit over informatie in het dagelijkse werk wordt verdeeld van enkelen over velen, versterkt deze stap uiteindelijk niet alleen de onderneming, maar geeft hij de werknemers ook de kans meer initiatief te nemen. Teams worden niet alleen wendbaarder, maar handelen ook met meer persoonlijke verantwoordelijkheid. Transparant informatie delen betekent dus dat men elkaar vertrouwt en samen aan het grote geheel werkt.
3. Alles in beeld – van overal: Het wordt duidelijk dat decentraal werken – een van de fundamentele pijlers van Het Nieuwe Werken – een integraal onderdeel aan het worden is van onze nieuwe werkcultuur. Bovendien maken mobiele apparaten en smartphones steeds meer deel uit van ons dagelijkse werkleven. De werknemer van de toekomst jongleert niet alleen onderweg met gegevens, maar ontvangt deze ook via vele kanalen. Wat betekenen deze innovaties voor bedrijven? Hoe houdt u het overzicht in deze nieuwe werkwereld waarin werknemers zowel op afstand als op verschillende technische apparaten en communicatiekanalen onderweg zijn? Vooral in een gedecentraliseerde bedrijfsomgeving is het des te belangrijker om gevisualiseerde real-time gegevens ter beschikking te stellen van alle werknemers. Op die manier blijft iedereen in de waarste zin van het woord in beeld – ondanks de ruimtelijke scheiding.