De overstap naar in-memory technologie, specifiek naar S4/HANA, verspreidt zich in de SAP-omgeving wijd en zijd. De orderportefeuilles van consultants en dienstverleners zijn vol en met name bedrijfsarchitecten hebben veel te doen. Dit laat de projectbusiness niet onberoerd.
In de komende jaren zal SAP’s business worden gekenmerkt door tienduizenden S/4HANA-conversieprojecten. Uiteindelijk zal de ondersteuning voor oude systemen worden beperkt en uiteindelijk worden uitgefaseerd.
Volgens de resultaten in het document “SAP S/4HANA Survey 2021” van SAP-partner LeanIX, waarvoor 91 SAP-klanten werden ondervraagd, bevindt tweederde van de bedrijven zich in de beginfase van de transformatie. Een goed derde van de respondenten bevindt zich nog in de planningsfase en hetzelfde aantal bevindt zich in de eerste voorbereidingsfase van hun huidige project.
Projecten worden uitgesteld
Michael Seebacher, partner bij CNT Management Consulting, een advies- en dienstenbedrijf in de SAP-omgeving, beweert twee observaties te hebben gedaan als het gaat om S/4HANA-projecten. Het eerste is dat er geen uniform patroon is in de manier waarop bedrijven te werk gaan op weg naar S/4HANA. “Het waargenomen grotere deel van SAP’s klantenbestand verwacht meer succes van conversies van ERP-systemen naar S/4HANA-systemen, maar het aantal klanten dat hun systemen en processen wil harmoniseren en ontslakken en die processen wil re-engineeren, wordt steeds groter”, aldus de SAP-specialist. De tweede vaststelling is dat een ander deel van de bedrijven de beslissing om de kern ERP-systemen te digitaliseren bewust enkele jaren in de toekomst uitstelt. De tweede opmerking komt overeen met de bevindingen van LeanIX.
Complexe systemen
Volgens dit onderzoek is de complexiteit van het SAP-landschap de grootste uitdaging in het dagelijkse bedrijfsleven. Gevraagd naar de specifieke problemen bij de S/4HANA-transformatie, noemt 80 procent de identificatie van afhankelijkheden binnen het complexe en sterk geïntegreerde ERP-landschap. 67 procent van de ondervraagde enterprise-architecten omschrijft het opstellen van een duidelijke roadmap en doelarchitectuur van het toekomstige SAP-landschap als een hindernis, iets minder dan 60 procent de housekeeping van SAP-legacyapplicaties en technologielandschappen.
Architecten voor processen
Op dit punt is de functieomschrijving van een “enterprise architect” (EA) veelgevraagd. Toegegeven, de functietitel impliceert niet dat hier bedrijfsgebouwen van de grond af worden gepland; het gaat veeleer om het opbouwen van de processen in bedrijven die onder de informatietechnologie vallen. Hun belangrijkste hulpmiddel is dan ook niet een CAD-programma, maar speciale EA-tools waarmee complexe processtructuren in kaart worden gebracht en inzichtelijk worden gemaakt, inclusief alle niveaus van de IT-architectuur. Geen tijdregistratiesysteem, geen gegevensbank blijft buiten beschouwing. Hier gaat het vooral om afhankelijkheden.
In de beginfase van de S/4HANA-conversie moeten bedrijven veel belangrijke beslissingen nemen die betrekking hebben op het bestaande IT-systeemlandschap. Het gaat bijvoorbeeld om strategische doelstellingen en of de ERP-suite in de cloud of on-premise moet worden geëxploiteerd.
Implementatie doet anderen
Voor enterprise-architecten bepalen dergelijke vragen het dagelijks brood. Zij kunnen concrete migratiescenario’s uitwerken en overlappingen en afhankelijkheden vaststellen. Bijgevolg zijn of waren volgens het LeanIX-onderzoek bijna alle ondervraagde EA-specialisten betrokken bij de plannings- en voorbereidingsfase van S/4HANA-transformatieprojecten. Minder dan de helft en slechts een derde van de architecten is echter betrokken bij de implementatie of de uiteindelijke uitrol.
Meer betrokkenheid gewenst
Dus, volgens de enquête onder EA’s, vindt slechts iets minder dan de helft dat hun betrokkenheid bij de S4/Hana-transformatie in het bedrijf voldoende is. Een goede derde beschrijft het zelfs als “te laag” of “veel te laag”. Uit de studie blijkt dat veel EA’s slechts gedeeltelijk betrokken zijn bij onderwerpen waarvoor zij eigenlijk de aangewezen specialisten in het bedrijf zijn. Het lijkt redelijk om aan te nemen dat dit te wijten is aan schaarse middelen en een gebrek aan specialisten.
De normatieve kracht van het feitelijke
Seebacher weet uit de praktijk dat bedrijven vaak niet alleen middelen, maar ook tijd tekort komen. Bovendien is er een gebrek aan interne kennisdragers op IT-gebied; maar de gespecialiseerde afdelingen konden evenmin grote systeemveranderingen parallel met hun dagelijkse werkzaamheden verwerken. Adviesbureaus stappen hier in en leveren haalbaarheidsstudies, systeemanalyses, procesadvisering en implementeren ook nieuwe processen en systemen, terwijl ze ook zorgen voor migratie en gegevensbeheer. Het motto is natuurlijk: “Meer kost meer”.
Wanneer het daarentegen op processen aankomt, is “minder vaak meer”, en is het motto “terug naar de standaard”. “Complexe processen die in de loop der jaren zijn gegroeid, kunnen nu met veel nieuwe functies worden vereenvoudigd”, zegt Seebacher.
Cloudconversie wil worden “beheerd”
De vraag naar experts is groter dan ooit, bevestigt de partner van het SAP-adviesbureau. Met de voortschrijdende digitalisering en de voortdurende innovaties die worden aangeboden, is elke geschoolde persoon nodig. Met interne opleidingen en een eigen opleidingsprogramma werft CNT veel specialisten zelf.
Wat SAP betreft, benadrukt Seebacher dat de weg van het bedrijf naar een cloudbedrijf veel veranderingen met zich meebrengt, “die uitdagingen met zich meebrengen voor klanten, partners, maar natuurlijk ook voor SAP”. Nieuwe cloudproducten komen veel sneller op de markt dan vroeger, wat op zijn beurt gepaard gaat met veel snellere innovatiecycli. Het is ook niet gemakkelijk voor adviesbureaus om alle innovaties bij te houden.