Is faxen nieuws van gisteren? Helemaal niet, zegt Ferrari Electronic, leverancier van faxproducten. Bijna geen enkel bedrijf wil vandaag nog zonder fax. De volgende tien redenen, die door het in Berlijn gevestigde bedrijf zijn verzameld, moeten duidelijk maken waarom dit zo is. Fax is onvervangbaar voor moderne communicatie.
1. Fax is ingeburgerd
Iedereen weet hoe fax werkt. Fax op papier bestaat al lang en wordt in vele sectoren als het meest betrouwbare medium beschouwd. Apotheken, bijvoorbeeld, ontvangen vitale medicatie-informatie niet via e-mail, maar via fax.
Maar terwijl de ontvanger vaak nog individuele machines heeft, gebruiken de afzenders – zoals de apothekersvereniging en de farmaceutische bedrijven – computerfax. Zelfs productiehallen en magazijnen zonder DSL- of ISDN-verbinding kunnen altijd via fax worden bereikt – zelfs cruiseschepen kunnen faxen via satelliet ontvangen.
2. Faxen is controleerbaar
Voor elke verzonden fax ontvangt de verzender een verzendrapport waarin wordt aangegeven of de aflevering is geslaagd. Dit beginsel, dat vergelijkbaar is met dat van een aangetekende brief, is evenzeer van toepassing op papieren faxen als op elektronisch verzonden faxen.
Deze eigenaardigheid van het faxprotocol is technisch niet overdraagbaar op e-mail: Degenen die een afleveringsbevestiging van hun e-mailadressen willen, veroorzaken een dialoogvenster in de e-mailclient van de geadresseerde en maken zich meestal impopulair. Velen schakelen daarom het verzenden van bevestigingen helemaal uit.
3. Faxen is goedkoop
Vergeleken met e-mail lijkt faxen misschien duur, maar deze manier van denken onderschat de enorme investeringen in infrastructuur die nodig zijn om e-mail vandaag efficiënt te gebruiken.
Een computerfax met netwerkaansluiting is een relatief licht add-on product dat op de e-mailclient en de e-mailadministratie wordt aangesloten. Faxen binnen een bedrijf zijn met een dergelijke oplossing zelfs gratis, externe faxen kosten slechts een fractie van de portokosten van brieven. De facturering geschiedt via de telefoonverbinding. Ook het verzenden van facturen per fax biedt tegenwoordig voor veel bedrijven een enorm innovatie- en besparingspotentieel.
4. Faxen is snel
Hoewel een fax goedkoper is dan een brief, komt hij met bijna geen vertraging aan. Bovendien is er geen gedoe meer met zakken vullen en frankeren. En met computerfax is een fax net zo snel geschreven en verzonden als een e-mail.
5. Faxen is gemakkelijk
Moderne unified messaging-systemen integreren de faxfunctie (net als bijvoorbeeld sms en voicemail) volledig in de e-mailinfrastructuur. De gebruiker typt zijn fax als een e-mail en schrijft het faxnummer in het adresveld.
De Unified Messaging-oplossing maakt automatisch de fax aan met voorblad, briefhoofd en de juiste contactgegevens. Hoewel de tijd die ermee gemoeid is hetzelfde is, heeft wat bij de geadresseerde aankomt een heel andere bindende kracht en uitwerking dan een e-mail.
6. Fax is feilloos
Wie iets verstuurt, wil dat het aankomt. Dit is nu juist het zwakke punt van e-mail. Meer dan 90 procent van de e-mails die bedrijven ontvangen, wordt nooit gezien door de geadresseerde omdat spamfilters ze uitsorteren.
Ondanks alle vooruitgang in beveiligingstechnologieën zijn “fout-positieven” een onderdeel van de e-mailrealiteit. Fax daarentegen is bestand tegen spamfilters omdat de tekstinhoud van een fax niet kan worden herkend. Maar fax is ook onschadelijk, aangezien hij gegarandeerd vrij is van virussen en Trojaanse paarden.
7. Fax kan worden geïntegreerd
De geavanceerde technische mogelijkheden van elektronische fax zijn vrij onbekend: Het uitrollen van faxen is bijvoorbeeld ook mogelijk in cloud-omgevingen. Bovendien is papierloos faxen niet alleen beperkt tot e-mailprogramma’s.
Office-applicaties, ERP-oplossingen (ERP = Enterprise Resource Planning), CRM-oplossingen (CRM = Customer Relationship Management) of DMS-oplossingen (DMS = Document Management System) kunnen ook faxen verzenden. Sommige SAP-gebruikers met aanvullende producten sturen bijvoorbeeld bindende offertes rechtstreeks vanuit het systeem en versnellen op die manier hun processen. Op dezelfde manier kunnen ontvangen documenten automatisch worden doorgestuurd naar gerelateerde workflows op basis van het toestelnummer, bijvoorbeeld bestellingen en vragen.
8. Faxen is veilig
Faxen betekent vertrouwelijke communicatie tussen eindpunten. Het faxprotocol verzendt berichten rechtstreeks van het faxapparaat van de verzender naar het faxapparaat van de ontvanger. Intermediaire opslag, afluisteren, manipulatie of onderschepping zijn technisch vrijwel onmogelijk en hebben zich in de praktijk nog niet voorgedaan.
9. Fax is wettelijk veilig
Eerst het slechte nieuws: in Duitsland is alleen het verzenden van papieren fax naar papieren fax per se wettelijk veilig. Zodra er sprake is van een computerfax, is een elektronische handtekening vereist.
In dit opzicht worden elektronische fax en e-mail in de wet op dezelfde manier behandeld. De handtekening slaat informatie op over de verzonden fax. De gehele inhoud wordt opgeslagen in een tweedimensionale code en bewijst dat precies dezelfde fax wordt ontvangen als werd verzonden.
Dit maakt facturen bijvoorbeeld fraudebestendig en er zijn geen problemen met BTW-teruggave. Professionele unified messaging-oplossingen ondersteunen daarom optioneel elektronische handtekeningen voor faxen.
10. Fax is populair
Ondanks het feit dat sommige bedrijven faxen als een technisch en communicatief bijzaak beschouwen, is er bijna altijd en overal ten minste één geldige reden om faxen niet af te schaffen: de klant is dol op faxen.
En hij gebruikt het: Telkens wanneer een klant snel en veilig documenten naar een bedrijf wil sturen, of het nu gaat om bestellingen, annuleringen, opzeggingen of ontvangstbewijzen, geeft hij de voorkeur aan het verzenden van een faxbericht. En iedereen die niet ontvangt op de golf waarop klanten zenden ziet er oud uit.