Een blik in de database, een vergelijkende blik in de Excel-lijst, kopiëren en plakken als er een discrepantie is, dan wordt er een standaard e-mail verstuurd over het proces. Kantoorroutines kunnen vervelend zijn. “Software robots” zijn wat dat betreft emotieloos, al eerder in de winkel dan de baas en nooit ziek.
Onder de verzamelnaam RPA (Robotic Process Automation) verovert geprogrammeerde software momenteel het alledaagse kantoorleven. “Softwarerobots” nemen repetitieve, op regels gebaseerde taken over in de zin van functie- en toepassingsoverschrijdende macro’s. Taken die RPA-oplossingen kunnen overnemen op de inkoopafdeling van een bedrijf, zijn bijvoorbeeld:
- Het doorbreken van mediapauzes in offertes door kerngegevens over te brengen naar uniforme overzichtspresentaties.
- Een geldigheidscontrole van verkoopbelastingnummers zou door een softwarerobot kunnen worden geautomatiseerd.
- Bij de controle van facturen kan het meeste werk, van inkomende post tot autorisatie, worden geautomatiseerd.
- Het onderhoud van databases – of het nu om klant- of productgegevens gaat – kan door de robot worden overgenomen wat betreft het matchen van een bestaande gegevensverzameling met een externe bron.
RPA versus BPM
Naast RPA is BPM (Business Process Management, ook bekend als “dark processing”) een methode om processen te optimaliseren. Alexander Steiner, Chief Solution Architect bij meta:proc, beschrijft de verschillen als volgt: “Terwijl softwarerobots zich met RPA nuttig maken als slimme collega’s in het bedrijf, dient BPM eerder om alle bedrijfsprocessen gericht te analyseren, modelleren en verbeteren. Beide methoden kunnen dus met hetzelfde doel worden toegepast, maar worden met verschillende strategieën uitgevoerd – RPA meer feitelijk, met robots die saaie kantoorroutines overnemen, en BPM meer strategisch, met uiteindelijk efficiëntere en meer gestroomlijnde processen. “De gedetailleerde modellering van alle processen, de gerichte uitvoering en monitoring ervan en de voortdurende verbetering zijn de kernelementen.” Op die manier ondersteunt de BPM-methode de verantwoordelijken bij het verkrijgen van overzicht, het herdefiniëren, in kaart brengen en uiteindelijk coördineren van processen – ook met betrekking tot medewerkers.
Software laten werken
Terug naar de softwarerobots, die door fabrikanten natuurlijk eerder worden gepresenteerd als nieuwe werknemers die saaie taken overnemen dan als concurrenten op de arbeidsmarkt voor kantoorwerk: “Virtuele werknemers nemen de bediening van afzonderlijke gebruikersinterfaces of zelfs volledige bedrijfsprocessen over van de gebruiker, inclusief het gebruik van de bijbehorende gebruikersinterfaces zoals muis en toetsenbord,” legt Steiner uit. “De software werkt over applicaties heen en integreert met application programming interfaces (API’s), REST interfaces, user interface automation (UIA), en automatische beeld-, patroon- en tekstherkenning op alle oppervlakken van de computer.” Met behulp van automatisering krijgen werknemers meer vrije tijd voor taken die individuele interactie en emotioneel oordeelsvermogen vereisen. Softwarerobots bootsen dag en nacht bedrijfsprocessen op alle gebieden na en optimaliseren deze, waarbij de foutmarge vrijwel nul is.
Groeimarkt
Het vooruitzicht om vrijwel foutloze (virtuele) werknemers in te kunnen zetten voor routinetaken zonder loon- en niet-loonkosten is inherent aantrekkelijk vanuit een bedrijfsperspectief. Tegen deze achtergrond groeit de internationale markt voor robotisering van processen snel. Volgens de analisten van “MarketsandMarkets” bedraagt de jaarlijkse omzetgroei thans ongeveer 30 procent. De marktonderzoekers van “Grand View Research” voorspellen dat in 2024 een marktomvang van ongeveer 7,5 miljard dollar moet worden bereikt.
Virtuele werknemers van bots
De Duitse RPA-aanbieder “Another Monday” heeft volle orderboeken en is aan het uitbreiden. De technologie van de provider wordt gebruikt om ’s werelds grootste bot farm te besturen, die momenteel meer dan 3,9 miljoen transacties per maand heeft, aldus het bedrijf. Dit komt overeen met ongeveer 1.850 virtuele voltijdse werknemers, die elk – afhankelijk van de taak – zijn samengesteld uit vele individuele bots. Het bedrijf, dat is gevestigd in Keulen in Duitsland, heeft vestigingen in Wenen (Oostenrijk), Muntelier (Zwitserland) en Kerkrade (Nederland) en breidt momenteel uit met twee nieuwe locaties in Parijs en Londen.
Papier en kunstmatige intelligentie (AI)
De IDC-studie “Future of Work” van september dit jaar voorspelt een grote stimulans voor het papierloze kantoor door middel van op AI gebaseerde workflows. Volgens de studie zullen verbeterde digitale workflows in de context van oplossingen voor documentbeheer (DMS) en enterprise content management (ECM) veel verlichting brengen in de dagelijkse werkroutines en tegelijkertijd veel papier en papierwerk uit het bedrijf verbannen. Volgens de IDC-studie worden “AI en Robotic Process Automation (RPA)-functionaliteiten” aangewezen als de onderliggende technologieën die uiteindelijk de motor van de digitalisering zullen worden.
Aanvullende informatie over dit onderwerp
Gegevensvastlegging voor RPA-oplossingen
Naast het DMS en het ECM-gebied spelen ook zogenaamde “enterprise platforms” een rol, waarin gegevens, documenten, formulieren en correspondentie samenkomen. Abbyy FlexiCapture” bijvoorbeeld, dat een oplossing voor “inhoudsintelligentie” verkoopt, ziet zichzelf ook uitdrukkelijk als een “component voor gegevensvastlegging van oplossingen voor automatisering van robotprocessen”. Het bedrijf benadrukt dat het partnerschappen is aangegaan met de belangrijkste RPA-aanbieders.
Lucratief werkterrein
In de toekomst zijn bedrijven uit het ECM-, DMS- en dataplatformsegment alleen veilig tegen de achtergrond van voortschrijdende automatisering in digitale processen als ze het onderwerp RPA op hun radar hebben staan. Omdat “software robots” het alledaagse kantoorleven al lang veroverd hebben. Het RPA-thema biedt het IT-kanaal de kans om zich te positioneren als consultant op het gebied van “digitale processen” en om kennis om te zetten in geld.