Digitalisering: Er is een gebrek aan middelen, normen en gegevensbeveiliging

De Coronapandemie heeft de digitalisering in Duitse bedrijven een impuls gegeven. Kleine en middelgrote ondernemingen hebben echter nog een inhaalslag te maken als het gaat om het digitale kantoor, zo blijkt uit een onderzoek van de digitale vereniging Bitkom.

Alles in een bedrijf digitaliseren klinkt eenvoudig, maar is het niet. Vooral middelgrote bedrijven hebben het moeilijk, zo blijkt uit een enquête van Bitkom. De helft (51%) van de ondervraagde bedrijven met tussen de 100 en 499 werknemers ziet zichzelf als achterblijver als het gaat om het digitaliseren van bedrijfs- en administratieve processen. Evenveel (51%) kleine bedrijven tussen 20 en 99 werknemers zijn achterblijvers. In grote bedrijven met 500 of meer werknemers daarentegen beschouwt slechts een derde (32%) zichzelf als achterblijver.

“Het digitale kantoor heeft gezorgd voor een betere werkbaarheid en samenwerking in de hybride werkwereld, vooral in de afgelopen maanden. Maar we zien in het MKB dat er concrete achterstanden zijn bij de digitalisering van bedrijfsprocessen. Dit is vooral te wijten aan structurele digitaliseringstekorten die al lang bestaan in het mkb”, zegt Nils Britze, hoofd digitale bedrijfsprocessen bij Bitkom.

Er is een gebrek aan investeringsbereidheid

De investeringsbereidheid is vrij laag in het mkb: slechts 39 procent van de bedrijven met 100 tot 499 werknemers geeft in het onderzoek aan dat ze in 2020 hebben geïnvesteerd in de digitalisering van hun bedrijfs- en administratieve processen. Een even groot aantal (39 %) investeert in het lopende jaar. De bereidheid om te investeren in de digitaliseringsvaardigheden van het personeel is zelfs gedaald tot het niveau van vóór Corona: net als in 2018 zegt 60 procent specifiek te zullen investeren in de opleiding en bijscholing van werknemers voor de digitale wereld van het werk. In 2020, tijdens de beginfase van de pandemie, deed bijna driekwart (72%) dit. Terzelfder tijd daalde ook het kwalificatieniveau in de ondernemingen: In 2020 zegt driekwart (75%) van de kmo’s nog steeds over de nodige werknemers te beschikken om de digitalisering voort te zetten. Nu zeggen slechts 6 op de 10 (60 %) dit – en daarmee zelfs iets minder dan in 2018, toen dit 62 procent was.

Het digitale kantoor kenmerkt zich onder andere ook door papierarme processen. Hier heeft het mkb in 2020 grote vooruitgang geboekt: terwijl in 2018 bedrijfsprocessen slechts bij 29 procent van de bedrijven overwegend papierloos waren, is dit cijfer gestegen naar 40 procent. Nu noteren de bedrijven echter een kleine daling tot 36 procent. Vergelijkbare trends zijn waar te nemen in het gebruik van digitale oplossingen: Met 95% maken bijna alle kleine en middelgrote ondernemingen gebruik van digitale oplossingen zoals CRM, ECM of ERP. In het voorgaande jaar was dat echter al 98 procent en in 2018 96 procent.

Er is een gebrek aan middelen, normen en gegevensbeveiliging

De mkb’ers zien de grootste obstakels voor de digitalisering van het kantoor in de hoge investeringsbehoefte en het gebrek aan tijd voor digitaliseringsprojecten (elk 70 procent). 67 procent heeft onvoldoende normen. “Vooral in het MKB moeten digitale bedrijfsprocessen worden gezien als een kans om schaarse middelen efficiënt in te zetten en de prestaties duurzaam te verhogen”, aldus Britze. Ook de eisen die aan IT-beveiliging worden gesteld (60 %) en de angst voor gegevensverlies (59 %) spelen een grote rol in het MKB.

“Alleen door gebruik te maken van de modernste digitale technologieën kan in de eerste plaats aan de hoge eisen op het gebied van gegevensbeveiliging worden voldaan. Met het juiste ontwerp wordt het digitale kantoor een concurrentievoordeel voor het MKB”, aldus de Bitkom-expert.