DocuSign en het papierloze kantoor

Het papierloze kantoor wordt vaak aangehaald en wordt beschouwd als een wenselijk doel om redenen van efficiëntie en milieu. Dus het kan geen kwaad om tenminste in de buurt van dit utopia te komen. DocuSign, dat al 16 jaar op de markt is, wil hiervoor de passende technologie bieden.

Daniela Becker is bij DocuSign verantwoordelijk voor key accounts in de EMEA-regio, voornamelijk voor bedrijven met meer dan een miljard omzet. "Een volledig papierloos kantoor bestaat ook nog niet bij DocuSign, maar we zijn goed op weg daar naartoe", zegt de manager verheugd.

De meeste van haar collega's en Becker zelf gebruiken nog steeds papier voor aantekeningen tijdens vergaderingen, "maar ik heb nog nooit een printer gezien of gebruikt," zegt Becker en benadrukt: "De positieve impact van DocuSign op het milieu is enorm. We hebben eens uitgerekend dat het momenteel 356 miljoen kilo hout per jaar bespaart, 1,9 miljoen liter water en 52,5 miljoen kilo afval."

Digitalisering van de wereld van werk

DocuSign is echter geen milieutechnologie- of recyclingbedrijf, maar biedt tools voor samenwerking, contractbeheer en e-handtekening. Becker beschrijft het werkterrein: "In een typische cyclus van contracten gaat het in de eerste plaats om de inhoud. Over welke delen van het contract en welke clausules erin worden geschreven, wordt meestal onderhandeld van advocaat tot advocaat op een samenwerkingsplatform, dat wij bieden als onderdeel van DocuSign." In de volgende stap gaat het contract bijvoorbeeld naar de klant, die onderdelen regelt zoals diensten inclusief service level agreements en producten.

DocuSign werkt hier niet met een platform zoals bijvoorbeeld force.com, waar uitbreidingen worden aangeboden, maar met een organisatorische beugel genaamd "DocuSign Agreement Cloud", die alle processen voor en na de elektronische handtekening automatiseert.

Contractbeheer

DocuSign-contracten worden verrijkt met metadata. De begin- en eindtijden en SLA's bijvoorbeeld worden zo opgeslagen dat de inhoud ervan transparant en snel kan worden teruggevonden met behulp van de zoekfunctie. "IT-dienstverleners kunnen dit bijvoorbeeld gebruiken om waarde toe te voegen aan de uitwerking van processen en de implementatie en om deze te factureren," zegt Becker. Op technologisch vlak werkt het bedrijf onder meer samen met partners als ID Now, die gekwalificeerde elektronische handtekeningen voor mensen verstrekken met behulp van gezichtsherkenning. "Hiervan wordt bijvoorbeeld gebruik gemaakt door TeleDoctor24, een webdienst waar je op afstand met een arts kunt praten en recepten kunt krijgen. Die arts kwalificeert zich hier als zodanig via gezichtsherkenning", meldt de key account manager van de praktijk. Vaak volstaat echter een elektronische handtekening. De quasi-standaard in deze omgeving is twee-factorauthenticatie.

Acquisities en uitbreidingen

In mei heeft DocuSign Seal Technologies overgenomen, een uitbreiding van de contractopties voor DocuSign via AI, dat helpt bij het screenen van contracten. Bijvoorbeeld wanneer het erom gaat te begrijpen welke kansen er voor de onderneming verborgen liggen in haar contracten of welke risico's er op de loer kunnen liggen. Met de overname van Liveoak Technologies is ook een add-on binnengehaald die notarissen helpt bij het verifiëren van contracten, bijvoorbeeld als het gaat om het kopen of verkopen van huizen.

Werken met het kanaal

Het partnerprogramma is klassiek gestructureerd, met drie edelmetaalniveaus zilver, goud en platina. Hoe hoger het niveau, hoe beter de voorwaarden, hoe meer verkoopdoelstellingen en vereiste kwalificaties, afhankelijk van het type partnerschap.

"Wat het kanaal betreft, hebben we nog veel plannen en zijn we op zoek naar partners met industrie- en cloud-knowhow die nu de kans krijgen om hun rol te spelen in de digitalisering van de contracting in Duitsland," werkt Becker verder.