Werknemers die frequent gebruik maken van social collaboration tools werken bijna 40 procent efficiënter. Ook de digitale bedrijfscultuur, de klantentevredenheid en het innovatievermogen zouden verbeteren. Het enige wat nog ontbreekt is de invoering van de hulpmiddelen.
Zeker in tijden van de corona-crisis, kan men niet om sociale samenwerking heen. Maar vaak beschikken werknemers niet over de juiste hulpmiddelen en apparatuur om thuis te werken. Hoewel er de afgelopen jaren vooruitgang is geboekt, vindt 60 procent van de eerstelijnswerkers, d.w.z. werknemers die rechtstreeks contact hebben met klanten of in de productiesector werken, nog steeds dat de uitrusting van hun digitale werkplek aanzienlijk moet worden verbeterd. Deze en andere bevindingen werden verkregen door het management- en technologie-adviesbureau Campana & Schott samen met de Technische Universiteit van Darmstadt in het kader van de 5e Duitse sociale samenwerkingsstudie. Voor het onderzoek van dit jaar werden 1.079 werknemers uit de DACH-regio gevraagd naar hun ervaringen met samenwerking via netwerken.
Goede redenen voor sociale samenwerking
Sociale samenwerking verwijst naar de samenwerking van werknemers met behulp van elektronische media en het internet. Het voor de hand liggende voordeel is dat zij in ruimtelijke en temporele onafhankelijkheid samen aan een project kunnen werken. De verkregen informatie wordt snel en gemakkelijk gedeeld, waardoor gegevenssilo’s worden vermeden. Niet alleen netwerken met individuele of enkele collega’s is mogelijk, maar ook het uitwisselen van gegevens met het hele bedrijf op verschillende locaties. Kennis en ervaring kunnen worden uitgewisseld en organisatorische zaken kunnen met een paar muisklikken worden geregeld.
Verbetering van de bedrijfscultuur blijft met 16 procent het belangrijkste doel dat via sociale samenwerking moet worden bereikt in 2020. Interdisciplinaire samenwerking, innovatiegerichtheid alsmede veranderingsbereidheid en affiniteit met technologie staan bij de ondernemingen centraal. Het verhogen van de klantentevredenheid is dit jaar relevanter geworden. In 2016 stond dit aspect nog op de zevende plaats, maar nu staat het met 15 procent op de tweede plaats.
Digitale bewustzijnsverschuiving
Om deze doelen te bereiken en de werkefficiëntie te verhogen, moeten werknemers sociale samenwerkingstools, zoals communicatie- of projectbeheersoftware, accepteren en gebruiken. Maar ongeveer 70 procent van de bedrijven neemt geen maatregelen voor veranderingsmanagement. Slechts een kwart van de werknemers is tevreden over het proces van invoering van de instrumenten. Toch wordt van bedrijven met een alomvattend veranderingsmanagement verwacht dat zij een grotere tevredenheid en een aanzienlijk grotere arbeidsefficiëntie bereiken. De belangrijkste bevinding van de studie is dat werknemers die vaak gebruik maken van social collaboration tools 39 procent efficiënter werken. “Bedrijven waar al voor de crisis digitaal werd samengewerkt, zijn momenteel in het voordeel,” verklaart Dr. Eric Schott, CEO van Campana & Schott. “Ze konden hun dagelijkse werkroutine zeer snel en met minder wrijving veranderen. Al degenen die nu wegen moeten vinden, moeten leren van de ervaringen van anderen. Op die manier kunnen zij één ding in het bijzonder rechtstreeks verbeteren: de voorzichtige en communicatief goed ondersteunde invoering van de instrumenten, want die is tot nu toe vaak gebrekkig geweest.”
Verhoogde rijpheid
Sinds 2016 is de social collaboration maturity score bijna elk jaar gestegen. Van een aanvankelijke 3,48 punten (op een maximum van 7 punten) in 2016, staat het nu op 4,08 beoordelingspunten in 2020. Een hoog maturiteitsniveau is een indicator dat de huidige digitale technologieën veelvuldig worden gebruikt voor informatie en communicatie. Bij een laag maturiteitsniveau worden grotendeels analoge benaderingen of gevestigde technologieën zoals e-mails gebruikt. Op basis van deze positieve gegevenstrend blijkt uit de studie dat de samenwerking in bedrijven steeds digitaler wordt. “Dat de invoering van social collaboration tools zinvol is voor bedrijven, blijkt uit de correlatie tussen de volwassenheid van social collaboration en de werkefficiëntie van werknemers”, zegt Boris Ovcak, Director Social Collaboration bij Campana & Schott. “Een hoog niveau van maturiteit gaat duidelijk gepaard met een grotere efficiëntie. Deze correlatie is in de afgelopen vijf jaar consequent bewezen. Bedrijven profiteren concreet wanneer werknemers intensief gebruik maken van sociale samenwerkingstools.”
Firstline- en informatiewerkers
Het volwassenheidsniveau van firstline-werkers is met 3,77 punten lager dan dat van informatiewerkers, d.w.z. werknemers die voornamelijk op kantoor werken (4,20 punten). Dit zou hoofdzakelijk te wijten zijn aan het gebrek aan uitrusting: Volgens Campana & Schott heeft een op de zes eerstelijnswerkers geen digitaal apparaat om toegang te krijgen tot sociale samenwerkingstools. Als gevolg daarvan zouden zij ongeveer 26% inefficiënter zijn dan collega’s die dergelijke hulpmiddelen wel kunnen gebruiken. 86 procent van de werknemers zonder toegang tot sociale samenwerkingstools is ontevreden over de apparatuur op hun werkplek.
KI als deuropener
In bijna tweederde van de ondervraagde bedrijven worden sociale samenwerkingstools ondersteund door agile methoden, met name Scrum, Kanban en Design Thinking. Bijna 70 procent is van mening dat de communicatie tussen werknemers hierdoor efficiënter verloopt en dat projecten sneller kunnen worden aangepast. De grootste obstakels voor het gebruik van kunstmatige intelligentie (AI), business intelligence of analysetools zijn IT-beveiliging, gegevensbescherming en de hoge complexiteit van de technologie. Zo ziet bijna driekwart van de deelnemers aan de enquête af van het gebruik van AI.
De deelnemers aan de studie zien echter opkomende toepassingsscenario’s op het gebied van AI. Chatbots, computervisietoepassingen en automatische vertaling worden steeds belangrijker. Bijgevolg zullen bedrijven in de toekomst vooral intelligente software-oplossingen zien die met weinig inspanning een groot voordeel beloven. Prof. Dr. Peter Buxmann, houder van de leerstoel voor bedrijfsinformatica aan de TU Darmstadt, ziet ook het belang van AI: “Algoritmen op het gebied van AI zijn goed op weg om de basistechnologie van de 21e eeuw te worden. AI-toepassingen kunnen leiden tot kosten- en tijdbesparingen, maar ook tot betere beslissingen.”
Op basis van de gegevensgeschiedenis constateert Campana & Schott een duidelijke vooruitgang bij de invoering en het gebruik van sociale samenwerkingstools. Steeds meer initiatieven zijn op zijn minst gepland, vaker reeds gestart of reeds voltooid.