Openen en bekijken van ontvangen e-facturen is niet zo moeilijk als u misschien denkt. In deze gids leggen we uit hoe u dat doet
Hoewel e-facturering nu volledig operationeel is, bestaan er nog veel twijfels over. Zo zijn er degenen die nog proberen te begrijpen wat e-facturering is en hoe het werkt, degenen die zich afvragen waar het voor dient en hoe je moet e-factureren, en degenen die graag willen begrijpen waar de SDI-code voor dient en hoe je die kunt krijgen.
Een van de meest voorkomende twijfels, vooral bij degenen die niet veel te maken hebben met facturering en boekhoudkundige zaken, is er ook nog een: hoe bekijk je de e-facturen die je ontvangt. Praktisch gezien is een elektronische factuur niets meer dan een XML-bestand dat bestaat uit reeksen tekens die voor het ongetrainde oog moeilijk te lezen zijn. Dit doet de vraag rijzen hoe e-facturen kunnen worden gelezen zodra zij zijn ontvangen en, zo nodig, hoe de xml e-factuur kan worden omgezet in een PDF-bestand zodat deze gemakkelijk kan worden bekeken en afgedrukt.
Van de verschillende methoden waarover u beschikt om e-facturen te ontvangen, biedt Certified Electronic Mail de meeste voordelen voor particulieren, freelancers of kleine en middelgrote ondernemingen. Als u elektronische facturen via PEC ontvangt, kunt u het XML-bestand gemakkelijk omzetten in PDF en de factuur op een eenvoudige en onmiddellijke manier lezen. En in vergelijking met andere oplossingen is het ook goedkoper: het openen van een PEC box met Libero kost slechts €12,99 (als je Libero Family PEC activeert, terwijl Libero Mail PEC €25+VAT per jaar kost) en stelt je in staat om te communiceren met overheidsinstanties, opzeggingen voor abonnementsdiensten te versturen en nog veel meer.
Hoe elektronische facturen bekijken
Als u een elektronische factuur moet ontvangen, staan u drie verschillende methoden ter beschikking: een ad-hocplatform voor elektronische facturering, de fiscale lade van de belastingdienst en, uiteraard, Certified Electronic Mail. Van de drie is PEC het handigst, goedkoopst en gemakkelijkst te gebruiken voor particuliere gebruikers of freelancers.
Door uw eigen gecertificeerde elektronische postadres te gebruiken in plaats van de unieke SDI-code (die u alleen kunt krijgen als u een BTW-nummer hebt), wordt het ook gemakkelijker om elektronische facturen te openen en te lezen. Het enige wat u hoeft te doen is het bestand in XML-formaat te downloaden van uw gecertificeerde mailbox (die u opent vanuit een normale browser) en het te importeren in gratis software zoals FatturaPA, van de belastingdienst en Sogei.
Ook is PEC, zoals hierboven vermeld, veelzijdiger en goedkoper dan andere betaalde tools voor het ontvangen van elektronische facturen: door een Libero Family PEC-box te openen betaalt u slechts 12,99 euro en kunt u zoveel Certified Mail-berichten verzenden als u wilt.