Het jaar 2020 heeft ook de printer- en managed print services industrie grondig door elkaar geschud. Plotseling stonden afdruksystemen in bedrijven ongebruikt, terwijl tegelijkertijd kleine printers voor het thuiskantoor in trek waren. De trend zal doorzetten.
We zijn nog mijlenver verwijderd van een papierloos kantoor, maar de wereldwijde verkoop van printers daalt al jaren. De industrie heeft hierop gereageerd en ziet zelfs printers en vooral multifunctionele systemen als slechts één onderdeel van een grotendeels digitale documentworkflow. En daarvoor willen de fabrikanten en het kanaal de klanten de passende instrumenten aanreiken, graag als een dienst. Omdat de meeste MPS-providers al lang hebben ingezien dat ze zich niet langer kunnen beperken tot het leveren van verbruiksartikelen en het onderhouden van de apparaten als ze in de handel willen blijven.
De weg naar digitalisering is even eenvoudig als complex. Goed advies en een goede service zijn noodzakelijk om de follow-upkosten laag te houden en slechte investeringen te vermijden. Deze dienst is belangrijk en wij zijn blij hem te kunnen verlenen. Onze klanten moeten bereid zijn om hier vooraf verstandig in te investeren, zodat de kosten later aanzienlijk dalen en de operationele processen zo efficiënt mogelijk in kaart kunnen worden gebracht.
De Covid 19-pandemie heeft veel werkgevers ertoe aangezet om zoveel mogelijk werknemers het kantoor uit te sturen en naar thuiskantoren te sturen. Hier hadden de ondernemingen die reeds procedures voor de digitale verwerking van documenten hadden vastgesteld, een voordeel. Hier volstaat een bemande postkamer die inkomende brieven of ander drukwerk digitaliseert, toewijst en vervolgens opslaat voor verdere digitale verwerking, wat ook vanuit het thuiskantoor mogelijk is. Ondernemingen die nog niet zo ver zijn, werden daarentegen gedwongen om ofwel razendsnel overeenkomstige procedures in te voeren, wat moeilijk is, ofwel de werknemers in het thuiskantoor uit te rusten met multifunctionele apparaten. Apparaten voor grotere werkgroepen waren daarentegen minder in trek omdat ze in lege kantoren zouden hebben gezeten.
Als gevolg hiervan daalde de wereldwijde markt voor printers en MFP’s met 7,5 procent in het eerste kwartaal van 2020 en met 10,2 procent in het tweede kwartaal van 2020, aldus IDC. In het derde kwartaal van het jaar herstelde de verkoop zich enigszins met een stijging van 8,6 procent, aldus de marktonderzoekers. Deze opwaartse beweging is echter nog niet aangekomen op de Duitse markt, zo blijkt uit een andere IDC-studie.
Volgens de cijfers van IDC over de West-Europese printermarkt is de vraag in Duitsland sterker vertraagd dan het West-Europese gemiddelde, vooral in het tweede kwartaal van 2020. In het derde kwartaal moest de zender in Duitsland nog genoegen nemen met een gematigde daling van 3,8 procent, terwijl andere landen al weer een aanzienlijke stijging konden noteren. Volgens IDC was er vooral vraag naar MFP’s met inkt en goedkope zwart-witlaser-MFP’s. Naar verluidt hebben sommige fabrikanten momenteel problemen met de levering van apparaten, wat waarschijnlijk te wijten is aan de momenteel zeer hoge vrachtkosten uit Azië.
Daling van het printvolume vereist nieuwe strategieën
Het printvolume is in een aantal sectoren natuurlijk sterk gedaald, bijvoorbeeld in de catering-, hotel- en luchtvaartsector. Ook op scholen stonden de printers lange tijd stil. In de overheidssector en de gezondheidssector daarentegen werd meer gedrukt, maar niet genoeg om de daling op te vangen. Dit trof vooral de aanbieders van beheerde afdrukdiensten, die niet profiteerden van de consumenten-MFP’s die veel bedrijven voor de thuiskantoren van hun werknemers aanschaften. Voor MPS-bedrijven zou dit een reden moeten zijn om nog intensiever na te denken over factureringsmodellen die minder afhankelijk zijn van clicks en zich in plaats daarvan richten op printer- en documentbeheer. Cloudgebaseerde modellen die geen centrale printserver nodig hebben, zijn bijzonder geschikt voor multifunctionele printers in het thuiskantoor.
Door Covid-19 moeten MPS-oplossingen flexibeler worden. Starre factureringsmodellen (“klikcontracten”) met aflopende gratis pagina’s omdat er niemand op kantoor is, zijn nu definitief achterhaald.
Omdat zelfs als de pandemie voorbij is, een groter deel van de werkplekken het thuiskantoor zal blijven. Volgens IDC Research werkte vóór Covid-19 14,4 van alle werknemers met een kantoorbaan wereldwijd in een thuiskantoor. Eind oktober van dit jaar bedroeg dit aandeel 44,6 procent en overtrof het het aandeel van de werknemers dat in de kantoren van de bedrijven bleef, dat 39,3 procent bedroeg. Voor de nabije toekomst verwachten de IDC-analisten dat het thuiskantoor opnieuw zal dalen tot iets meer dan 22 procent. Meer en meer mensen zullen echter flexibeler werken en van kantoor veranderen. Thuiskantoor en mobiel werken.
Sommige printerfabrikanten spelen al in op deze trend door compactere apparaten te bouwen voor een lager paginavolume, maar die nog wel alle beheer- en onderhoudsfuncties op afstand hebben van de grotere modellen. Andere belangrijke kenmerken zijn een laag energieverbruik en lage geluidsniveaus. Multifunctionele printers zijn hier meer in trek dan apparaten met één functie, die het ook mogelijk moeten maken te printen vanaf mobiele apparaten zoals smartphones, tablets of notebooks die via WLAN zijn aangesloten. Fabrikanten en het kanaal kunnen hier op extra business hopen, aangezien veel bedrijven zeker zullen inzien dat goedkope consumentenapparaten slechts in beperkte mate geschikt zijn voor professioneel gebruik in het thuiskantoor en ze zullen vervangen door compacte professionele MFP’s, die dan ook gemakkelijker door de eigen IT of een MPS-provider kunnen worden beheerd en voorzien zijn van verbruiksartikelen zoals toner, inkt en papier.
Wij zien afdruksystemen, en MFP-systemen in het bijzonder, als een servicestation binnen het bedrijf. Ze kunnen meer dan alleen printen en scannen. De integratie hiervan in bedrijfsprocessen zou steeds meer op de voorgrond moeten treden. Anders zijn ze niet meer dan een vervangbaar IT-onderdeel.
Beveiliging heeft hoge prioriteit
De beveiliging van de apparaten en de documentworkflow wordt door de decentralisatie nog belangrijker, aangezien het aantal aanvalspunten toeneemt. Dat de kwestie belangrijk is, blijkt uit acties zoals die van de in beveiliging gespecialiseerde nieuwssite Cybernews, die in het midden van het jaar een “ethische” hack gebruikte om bijna 28.000 onvoldoende beveiligde printers met behulp van een speciaal script een waarschuwingsbericht en een beveiligingsgids te laten afdrukken. Met behulp van de gespecialiseerde zoekmachine Shodan konden zij zelfs wereldwijd zo’n 500.000 kwetsbare printers en multifunctionele apparaten vinden. Zij kunnen dienen als startpunt voor een uitgebreidere aanval op een bedrijfsnetwerk, misbruikt worden voor DDoS-aanvallen of als spamslurpers fungeren. Aangezien met name MFP’s zijn uitgerust met steeds krachtigere processors, vormen ze een lucratief doelwit voor cybercriminelen.
De fabrikanten beweren dat de beveiliging van de apparaten voor hen een absolute prioriteit is. Daarom hebben zij de jongere generaties van hun toestellen nu uitgerust met extra beveiligingsfuncties die bijvoorbeeld aanvallen via het internet detecteren, manipulatie van de firmware voorkomen of voor automatische updates zorgen. Bovendien moet de configuratie van de apparaten passen: veilige wachtwoorden of andere vormen van authenticatie, geen onnodige open poorten en een beperking van de WLAN-toegang. Hier kunnen MPS-aanbieders ook overtuigen door competentie. Met cloud MPS-oplossingen wordt de dienstverlener in real time op de hoogte gebracht van gedetecteerde aanvallen, kan hij maatregelen nemen en zijn contactpersonen in het bedrijf waarschuwen. In de toekomst zullen hier meer AI-functies worden gebruikt om aanvallen sneller te identificeren. De cloudverbinding van de apparaten vormt echter uiteraard een ander veiligheidsrisico, waardoor overeenkomstige beschermingsmaatregelen zoals een krachtige firewall noodzakelijk zijn.
Duurzaamheid blijft een belangrijk onderwerp
Het onderwerp duurzaamheid wordt steeds belangrijker. Hier gaat het er niet alleen om het aantal overbodige afdrukken te verminderen, maar ook om bij de aanschaf van de apparatuur aandacht te besteden aan de milieuvriendelijkheid. De fabrikanten van inkjetprinters wijzen op het lagere stroomverbruik in vergelijking met apparaten met laser- of LED-drukeenheden. Inktprinters met grote tanks of zakken in plaats van conventionele inktpatronen maken dure recycling van inktpatronen overbodig, als ze al niet bij het vuilnis belanden. Maar fabrikanten van laser- en LED-apparaten verminderen het stroomverbruik van hun apparaten en introduceren tonercartridges van gerecycleerd materiaal. Bovendien zijn hier de eerste printers en MFP’s met navultoner uit de spuit verkrijgbaar. Momenteel echter alleen mono-apparaten.
Met sterk dalende afdrukvolumes in veel sectoren en veel werknemers in het thuiskantoor heeft de Covid-19-crisis een reeds bestaande trend alleen maar versterkt. De verkoop van MFP’s en vooral van pure printers daalt al enige tijd.
Voor fabrikanten, het kanaal en vooral MPS-providers betekent dit dat zij zelf het voortouw moeten nemen bij de voortschrijdende digitalisering van workflows in bedrijven en hun eigen transformatie moeten versnellen in de richting van leveranciers van oplossingen voor digitaal document- en outputmanagement. Dit omvat noodzakelijkerwijs beheerde afdrukdiensten in de cloud.