Gutbrod introduceert de mySAP Business Suite als nieuwe ERP-oplossing. Het middelgrote toeleveringsbedrijf voor de automobielindustrie kreeg ondersteuning van Steeb Anwendungssysteme.
De hoogste productkwaliteit, tijdige levering en servicebereidheid zijn de belangrijkste bedrijfsdoelstellingen in de toeleveringsindustrie voor de automobielindustrie. Om in deze omstandigheden tegen marktgestuurde prijzen te kunnen produceren, moeten alle bedrijfsprocessen, van planning en productie tot levering en facturering, zoveel mogelijk worden geautomatiseerd, te allen tijde transparant zijn en voor het management traceerbaar zijn: Alleen zo kunnen over- en ondercapaciteit worden voorkomen, kan de opslag worden geoptimaliseerd en kunnen fouten door te veel handmatige ingrepen tot een minimum worden beperkt.
Organiseer doelstellingen
De Gutbrod Groep, die in 1963 door Horst Gutbrod in Dettingen/Erms (Baden-Württemberg) werd opgericht, moest ook de uitdagingen van de moderne markt het hoofd bieden. Haar oorsprong en kerncompetentie is de vervaardiging van gereedschappen als voorbereidende fase voor de productie van op maat gemaakte onderdelen. Daarnaast zijn er de activiteiten op het gebied van de ontwikkeling en de voorserie- en serieproduktie van gebruiksklare gestanste en gevormde onderdelen, alsmede assemblages en veiligheids-/aanrijdingsbeschermingscomponenten. In 2001 werd in Schmölln/Thüringen een andere fabriek gebouwd voor de serieproductie.
Deze doelstellingen dwingen tot een goed functionerende organisatie: de op maat gemaakte ontwikkeling van de gereedschappen waarmee uiteindelijk de voorserie- en serieonderdelen worden geproduceerd, is in de ontwerpafdeling gebaseerd op ontwikkelingssoftware en CAD/CAM-systemen, ondersteund door een projectcontrolesysteem. In de automobielindustrie worden de geproduceerde onderdelen ondergebracht in zogenaamde externe servicemagazijnen (EDL) of leverings- en prestatiecentra (LLZ). Terwijl de externe servicemagazijnen de onderdelen bij Gutbrod afroepen, is de onderneming verantwoordelijk voor de voorraad in het leverings- en prestatiecentrum van bijvoorbeeld Daimler-Benz. Dit betekent dat het automatisch voor aanvulling moet zorgen. Maar dit betekent ook dat nauwkeurige informatie over de afroep van onderdelen vanuit de magazijnen rechtstreeks naar de produktieplanning en -besturing moet stromen. Zodra onderdelen worden afgeroepen of in de auto’s worden ingebouwd, vindt facturering plaats in de creditnota procedure.
Heterogeniteit belemmert
Gutbrod maakte al sinds 1999 gebruik van het ERP-systeem Brain XPPS voor logistiek met voorraadbeheer, productieplanning, productie en controle. De kosten en waardestromen werden echter alleen via de boekhouding geregistreerd. Verschillende hardware- en softwaresystemen, zoals IBM AS/400 voor het ERP-systeem en het oude DOS op de HR-afdeling, waren twee andere voorbeelden van de heterogeniteit van de IT-structuur die was ontstaan. De communicatie tussen de systemen verliep via interfaces of helemaal niet, de klanten- en leveranciersgegevens werden redundant beheerd op een K+H systeem in de boekhouding en op Brain XPPS in de productie. Het verkrijgen van informatie over bestellingen en produktieplanning was moeilijk, het samenvoegen van informatie voor controle tijdrovend of onmogelijk. Ten slotte ontbraken actuele gegevens voor het bedrijfsbeheer – een onhoudbare situatie voor een bedrijf met een omzet van meer dan 100 miljoen euro.
Een nieuwe start
De tekortkomingen waren dus duidelijk – nu had het bedrijf een goede oplossing nodig om de belangrijkste strategische doelen te bereiken: Een geïntegreerd systeem met centrale gegevensopslag moest de geïsoleerde toepassingen beëindigen en via standaard interfaces met de subsystemen worden verbonden. Het nieuwe ERP-systeem moest een hoog niveau van functionaliteit in het projectsysteem hebben en de integratie van productie en magazijn mogelijk maken, gestandaardiseerde bedrijfsprocessen voor de automobielindustrie brengen en een krachtige en flexibele besturingsmodule hebben. Ook belangrijk was een hoge dekking van de vereiste standaardfunctionaliteiten en toekomstbestendigheid.
Van de systemen die in een aanbesteding werden beoordeeld, Brain XPPS, Baan (nu Infor) en mySAP Business Suite, maakte de aanbieder uit Walldorf de beste indruk wat betreft functionaliteit, branchegeschiktheid en toekomst- en investeringszekerheid.
100 procent MKB
Elk SAP-systeem is slechts zo goed als de planning en implementatie ervan. En de ervaring heeft geleerd dat juist daarvoor de steun van een bekwaam systeemhuis nodig is. Steeb Anwendungssysteme won de race hier. Als SAP-dochter en een van de toonaangevende SAP-systeemhuizen in Duitsland bracht het niet alleen de nodige kennis over het ERP-programma mee, maar ook de nodige advies- en branche-knowhow uit de automobielsector. Een groot pluspunt was de betrokkenheid bij middelgrote bedrijven van de IT-partner uit Zwaben, die al 30 jaar succesvol is en vandaag de dag ongeveer 255 mensen in dienst heeft.
Om de introductie te vereenvoudigen, werd het project in twee delen gepland en uitgevoerd. Gutbrod ontwikkelde samen met Steeb in twee maanden tijd de technische concepten, die vervolgens door het management en de belangrijkste gebruikers werden beoordeeld en bijgesteld. In het kader van deze voorbereiding werd door de belangrijkste gebruikers uit negen vakgebieden tijdens eendaagse integratievergaderingen een proces geanalyseerd, dat vervolgens door Steeb in de mySAP Business Suite in kaart moest worden gebracht. In totaal waren 29 medewerkers van Gutbrod bij het project betrokken, twaalf consultants van Steeb en één extra medewerker van een externe consultingpartner van Steeb. De stuurgroep bestond uit de commerciële directie van Gutbrod en twee consultants van Steeb.
De grootste vrees voor het complexe project, dat het bedrijf bijna tot stilstand zou kunnen komen, zoals het geval was bij de introductie van Brain, werd niet bevestigd. Om onaangename verrassingen te voorkomen, voerden Gutbrod en het team van consultants binnen drie maanden drie grote integratietests uit alvorens live te gaan tijdens de productievrije dagen tussen Kerstmis en Nieuwjaar.
Het beslissende sleutelproces was de aansluiting van de materiaalstroomregelaar en daarmee het hoogbouwmagazijn, maar dit verliep volledig probleemloos. Het bedrijf was dus altijd in staat te leveren. Het werd echter duidelijk, vooral tegen het einde van het tweede project, dat de tijd voor de opleiding van de gebruikers een beetje te kort was. Hoewel alle modules na de “Golden Live Session” aan de verwachtingen voldeden, breidt Gutbrod de oplossing uit met ondersteuning van Steeb Application Systems: Enkele van de reeds gestarte projecten zijn de invoering van SAP BIW (Business Information Warehouse) en de uitbreiding van project- en kwaliteitsmanagement.