Tussen de talloze oplossingen die naam maken in het kader van doorwerken vanuit de thuiswerkplek, neemt Microsoft Teams een bijzondere plaats in. Maar er moet rekening worden gehouden met een paar punten voor een soepele introductie van de samenwerkingstool.
Van oktober 2019 tot maart 2020 steeg het aantal gebruikers van Microsoft Teams van 32 naar 44 miljoen wereldwijd. Van universiteiten tot de vele middelgrote bedrijven tot ambachtelijke bedrijven of start-ups – ze gebruikten (en gebruiken nog steeds) allemaal Teams om verbonden te blijven en samen te werken ondanks sociale afstand. En last but not least: Microsofts aankondiging dat bedrijven Teams de komende 6 maanden gratis kunnen gebruiken, heeft de adoptie van Teams enorm aangewakkerd. Maar voor een soepele introductie moet op een aantal punten worden gelet.
Hoe maak je een team aan in Teams
Standaard heeft elke gebruiker in Teams de mogelijkheid om een nieuw team aan te maken. En dat is wat hij of zij meestal doet! Zonder verder oponthoud, begint iedereen teams te maken voor elke denkbare reden. De meeste teams hebben uiteindelijk maar één gebruiker, omdat ze bijvoorbeeld voor testdoeleinden zijn gecreëerd.
Thomas Gloeckner, softwareontwikkelaar bij Layer2, licht de achtergrond toe: “Puur theoretisch gezien is het mogelijk om tot 500.000 teams te creëren in één enkele tenant, d.w.z. de omgeving van één enkele organisatie. We hebben bijvoorbeeld een klant die bij de start van het project meer dan 700 teams had met een navenant verwarrende SharePoint-situatie op de achtergrond. Wat sommigen misschien niet weten: Achter elk team staat een SharePoint-site met alle bijbehorende bronnen. Het gevaar bestaat dat ongemerkt een zinloze documentenopslagplaats ontstaat waarin niets te vinden is.”
In een onderzoek uit 2018 stelde de provider Panopto vast dat grote Amerikaanse bedrijven 47 miljoen dollar mislopen door slecht kennisbeheer, omdat werknemers gemiddeld 5,3 uur per week besteden aan het wachten op informatie of het reproduceren van bestaande resultaten. Dit leidt niet zelden tot frustratie en afnemende motivatie.
De Sales Manager van Layer2, Clemens Streit, weet het uit de dagelijkse praktijk: “Als de primaire tool voor interne communicatie heeft Microsoft Teams zich in veel bedrijven al een vaste plaats verworven. Maar iedereen kent wel die ene lade waarin we alles ongesorteerd gooien en niets meer kunnen terugvinden als er eigenlijk geen systeem is afgesproken. In veel bedrijven op de markt wordt Microsoft Teams enigszins chaotisch gebruikt, omdat het vaak ontbreekt aan duidelijke regels, conventies en administratieve tools voor team- en kanaalopslag, projectstructuren, documentopslag, permissies, communicatiegedrag, enzovoort.”
Link Up Cube Collaboration temt Teams & SharePoint-oerwoud
Dit is precies waar Link Up Cube Collaboration van Layer2 zou moeten helpen. De tool automatiseert de flexibele migratie van ongestructureerde legacygegevens – lokaal of in de cloud – naar een nieuwe, opgeruimde SharePoint-omgeving en maakt een gecentraliseerd, vereenvoudigd beheer van teams buiten de standaard mogelijk. SharePoint fungeert als een centraal intranet van waaruit alle relevante elementen van het dagelijkse werk kunnen worden geraadpleegd. Dankzij de naadloze integratie met Teams kunnen werknemers via multimedia communiceren en samenwerken aan projecten.
Teams Lifecycle Management
Het sleutelwoord voor een efficiënt beheer van teams is Teams Lifecycle Management. Elk projectgerelateerd team volgt een specifieke levenscyclus, vanaf de oprichting bij het begin van een project, tijdens de looptijd van het project, tot de voltooiing ervan en het behoud van belangrijke resultaten achteraf. Link Up Cube is ontworpen om precies deze levenscyclus te beheren door de kanaalstructuur en het ontwerp van de SharePoint-site te standaardiseren. Dit introduceert een gestructureerd proces voor het creëren, beheren en archiveren van teams. De omgeving is vanaf het begin opgeruimd en blijft dat ook.
Over de auteur
De in Neder-Beieren geboren Stephan Freundorfer studeerde eerst biologie en scheikunde aan de LMU München voordat hij in 1998 aan de slag ging als redacteur bij het tijdschrift Power Play. Na diverse stations als vaste medewerker – zoals hoofdredacteur van MAN!AC of eGames, werkt hij sinds 2008 als freelance redacteur en co-auteur van diverse boeken.
Aanvullende informatie over het onderwerp
Tips voor teamintroductie
Deze basis teamregels voorkomen chaos:
- Wie mag een team samenstellen?
Het wordt bijvoorbeeld aanbevolen om deze toestemming alleen toe te kennen aan afdelingshoofden of projectmanagers.
- Hoe moet het team worden genoemd?
Naamgevingsrichtlijnen kunnen alleen worden gedefinieerd met een Azure AD Premium P1-licentie. Toch helpen heel eenvoudige naamgevingsconventies al enorm, bijvoorbeeld projectteams laten beginnen met een P en afdelingsteams met een A.
- Kunnen gasten worden uitgenodigd?
Deze functie kan alleen in principe worden geregeld, d.w.z. of of! Zodra externe partijen kunnen worden uitgenodigd, rijzen vragen over gegevensbescherming en compliance, die zonder meer moeten worden beantwoord. De Link Up Cube Collaboration maakt een granulair beheer van externe teamleden per teamruimte mogelijk.
- Wat is de levenscyclus van een team?
Een team doorloopt verschillende fasen: Oprichting en inrichting, gebruik, inactiviteit – in elk geval moet worden bepaald wanneer de inhoud van een team moet worden gearchiveerd en het team eventueel moet worden verwijderd. Helaas kan dit in de standaard Office 365 alleen handmatig worden gedaan, een hiaat dat Link Up Cube dicht.
.