De kantoorwereld zal er anders uitzien als de pandemische beperkingen definitief zijn teruggedraaid. Volgens een Bitkom-enquête zat 58 procent van de respondenten eind mei geheel of gedeeltelijk in een thuiskantoor. Eind juni loopt de verplichting van de federale regering daartoe af.
Op 30 juni eindigt de verplichting van de federale regering thuis. Dan kunnen miljoenen werknemers volledig naar kantoor worden teruggeroepen. Dat dit zal gebeuren lijkt onwaarschijnlijk na het onbedoelde succes van het thuiskantoor. Ook al is niet iedereen gemaakt voor het thuiskantoor, de laatste 15 maanden is gebleken dat het werkt. Ja, er zijn discussies over indirecte kosten, maar je hoort niet echt over bedrijven die failliet gaan omdat hun personeel niet op kantoor werkt.
Met het kantoor weer onderweg?
Veel bedrijven zullen waarschijnlijk zonder argumenten komen te zitten als er bij het personeel de wens bestaat om mobiel werken gedeeltelijk voort te zetten. Maar hoe zit het met degenen die, om uiteenlopende redenen, liever op kantoor werken? Of zelfs werknemers wier werk vanuit huis gewoon niet haalbaar is? Een nieuwe kantooromgeving moet al deze constellaties omvatten en hen een aantrekkelijke omgeving bieden.
Het is geen of-of maar een én-én. Een hybride kantoor dat de voordelen voor iedereen combineert. Als je wilt, kun je een deel van de week thuis werken en doelbewust naar kantoor komen. Wie liever de hele week naar kantoor komt, is altijd welkom.
Een hybride kantoor is meer dan alleen een fysieke werkplek. Vooral wanneer rechtstreeks persoonlijk contact tussen collega’s niet meer dagelijks mogelijk is, is het DE ontmoetingsplaats van het bedrijf. Het is een plaats waar sociale relaties worden opgebouwd en gecultiveerd en waar de cohesie binnen het bedrijf wordt beleefd – ondanks flexibele werkmodellen.
Nieuwe ruimte- en aanwezigheidsconcepten
Er is geen gouden weg voor bedrijven, want de transformatie naar een hybride kantoor vereist planning en een eerlijke evaluatie van wat goed werkte en wat niet zo goed werkte in de crisisperiode.
Een beginpunt zouden nieuwe ruimteconcepten zijn: individuele kantoren worden vergaderruimten en vergaderruimten worden teamwerkplekken. Op die manier hoeft niemand de hele tijd alleen te zitten, tenzij het absoluut noodzakelijk is. Vooral als bedrijven geen open kantoorruimte hebben, moeten zij zoveel mogelijk ruimtes ombouwen tot multi-werkplekken voor meerdere afdelingen. Een andere manier om voor afwisseling te zorgen is de zitplaatsen regelmatig door elkaar te husselen: geen vaste werkplekken meer en niet altijd in hetzelfde team bij elkaar zitten. Dit voorkomt te veel silo-denken.
Wie er bijvoorbeeld op kantoor komt, moet nooit meerdere dagen achter elkaar op dezelfde plek zitten. Ook de omvang van het bedrijf bepaalt wat haalbaar is. Gamification-elementen kunnen dit aanvullen. Wie bijvoorbeeld in een half jaar vijf andere afdelingen heeft bezocht, krijgt een aanmoedigingspremie. Het is als een stempelkaart bij de koffieshop om de hoek.
De nadruk leggen op samenwerking en samenkomen op kantoor
Een andere manier om uitwisseling te bevorderen is het reserveren van tijd voor kleinere vergaderingen, zelfs onder werktijd. Waarom geen koffiepauze waarbij u uw collega in het thuiskantoor rechtstreeks op de tablet kunt oproepen? Of zelfs een afternoon tea waar elke week een andere afdeling iets over zichzelf vertelt? Hoe meer je als bedrijf in deze richting denkt, hoe meer ideeën er ontstaan. Het hybride kantoor is zeer dynamisch. Daarom mogen dingen niet alleen worden uitgeprobeerd – ze moeten zelfs.
Het einde van voorlopige oplossingen betekent kansen voor de ICT-handel
Een dergelijk dynamisch kantoorconcept heeft echter een zeker technologisch fundament nodig. Dit begint met de werkplekken op afstand zelf. Als bedrijven in toenemende mate en bewust hybride kantoorstructuren opzetten, betekent dit ook een permanente technische upgrade van het thuiskantoor. Workarounds en voorlopige oplossingen, zoals het gebruik van privé-computers, zijn dan steeds minder te rechtvaardigen.
Integendeel, dit betekent dat werknemers thuis dezelfde of op zijn minst vergelijkbare hardware nodig zullen hebben als op kantoor. Een acute behoefte aan monitoren, laptops, randapparatuur of zelfs printers is hier te verwachten. Niet iedereen kan of wil een heel kantoor binnen de eigen vier muren integreren: Vooral compacte apparaten zullen dus interessant worden.
Communicatie moet snel en zonder problemen mogelijk zijn
Zelfs in kleinere bedrijven valt de mogelijkheid om even persoonlijk bij collega’s binnen te vallen immers weg. In het hybride kantoor moet het altijd mogelijk zijn om zonder problemen op de juiste manier te communiceren. Sommige bedrijven specificeren hier hoe welk kanaal moet worden gebruikt. Naast messenger- en videoconferencingoplossingen zou ook de goede oude telefoon in de vorm van cloud-telefonie meer wijdverspreid kunnen raken.
Aan het begin van de crisis hadden veel bedrijven te weinig VPN-toegangspunten. Hoewel deze situatie gedeeltelijk is verbeterd, kunnen te veel gelijktijdige toegangen een belasting vormen voor de IT- en netwerkcapaciteit van de onderneming. Cloudgebaseerde samenwerkingstools waarvoor geen VPN-verbinding nodig is, zoals datarooms of oplossingen voor beveiligde gegevensoverdracht, worden daarom bijzonder interessant. Op die manier kan het aantal vereiste VPN-verbindingen worden verminderd en tegelijkertijd de veiligheid van de gegevens worden verhoogd.
Veranderingen vergen gerichte investeringen
Nu is voor veel bedrijven het juiste moment om de ervaring die zij met de vorige voorlopige regeling hebben opgedaan, te gebruiken om hun werkplekstructuur aan te passen en in overeenstemming te brengen met de nieuwe eisen. Op die manier kunnen alle belanghebbenden in het bedrijf ervan profiteren. Voor aanbieders van hardware en software is het nu tijd om zich aan deze nieuwe behoeften aan te passen.
Afbeelding bron: FTAPI Software GmbH