Giant.Universitair Ziekenhuis Jena is een grote onderneming met meer dan 4 000 werknemers. Gisa GmbH uit Halle heeft daar de opdracht gekregen voor de invoering van een elektronisch systeem voor de planning van de inzet van personeel (PEP).
De dynamische ontwikkeling op het gebied van human resources management brengt veel nieuwe eisen met zich mee voor bedrijven en organisaties. Er is een merkbare uitbreiding van de bevoegdheden van de personeelsdiensten. Maar ook de werknemers in de gespecialiseerde diensten hebben het druk met extra bureaucratisch werk dat hen van hun eigenlijke werk afhoudt. Hier zijn IT-oplossingen nodig die de afdelingen ondersteunen bij hun dagelijkse werkzaamheden. Een voorbeeld daarvan is elektronische personeelsplanning (PEP).
Efficiënte personeelsplanning is vooral belangrijk in ziekenhuizen en zorginstellingen. Afdelingsmanagers hebben een betrouwbaar instrument nodig waarmee zij complexe ploegendiensten kunnen plannen en beheren, maar ook flexibel kunnen reageren op personeelsbehoeften op korte termijn. Anderzijds moet de personeelsafdeling worden ontlast van formele werkzaamheden, zoals de registratie van tijdloontypes, bijvoorbeeld voor nachtarbeid met bijbetaling in het SAP-systeem, die vaak als lijsten door de afdelingen worden ingediend.
In deze optiek heeft het academisch ziekenhuis van Jena, een grote onderneming met meer dan 4.000 werknemers en 50 verschillende vestigingen, Gisa GmbH uit Halle opdracht gegeven om het elektronische PEP in te voeren.
Getrouw aan SAP
Er zijn meer dan 90 softwareoplossingen van verschillende leveranciers om de personeelsplanning te ondersteunen, waaronder speciale brancheoplossingen. Het universitair ziekenhuis heeft echter gekozen voor de SAP-toepassing PEP van Gisa. De standaardsoftware SAP R/3 is sinds 1995 in het ziekenhuis beschikbaar. Tot nu toe werden de commerciële modules en het onderdeel personeelsadministratie gebruikt. Sinds 2002 gebruikt het ziekenhuis ook SAP voor de loonadministratie. Een nieuw systeem van een andere leverancier was daarom geen optie. Tot 2005 hadden de dienstroosters op de afdelingen van het academisch ziekenhuis van Jena de diensttijden genoteerd in lijsten en tabellen. Vooral het bijhouden van tijdrekeningen en het documenteren van overuren, weekendwerk, nacht- en ploegentoeslagen en weekendtoeslagen was zeer tijdrovend. Vaak was er sprake van meervoudige documentatie, omdat de werknemers ook hun werktijden noteerden. Barbara Rademacher, afdelingshoofd op een neurologische afdeling en later projectleider in het universitair ziekenhuis, moest de overzichten vervolgens samenvoegen. Vaak vond deze activiteit plaats na de dienst of thuis. Het kostte mevrouw Rademacher ongeveer twee dagen om de maandelijkse rekeningen te voltooien. Tegen eind 2006 zullen de verpleegkundigen op alle 93 afdelingen verlost zijn van de bureaucratische documentatie, die tot een derde van hun dagelijkse werktijd in beslag neemt.
Begonnen met workshop
Eerst gaf Gisa een presentatie aan het universiteitsziekenhuis van Jena over de oplossing voor dienstroosters die beschikbaar is in de SAP-standaard. Vervolgens heeft het personeel van het Gisa-project in een workshop de huidige situatie opgenomen en de verwachtingen van het kliniekpersoneel ten aanzien van het nieuwe systeem vastgesteld. Eind januari 2005 was in het academisch ziekenhuis een alomvattend concept voor de organisatie van het PEP beschikbaar, op basis waarvan de invoering van het systeem heeft plaatsgevonden samen met vertegenwoordigers van de verplegingsdienst, de dienst personeelsbeheer en het klinisch informaticacentrum. Aanvankelijk werd PEP ingevoerd in een proefproject op zes afdelingen, waaronder de neurologische afdeling van Barbara Rademacher. De proefprojecten konden in augustus 2005 productief worden gebruikt. Tot begin oktober werd het PEP getest en werden de nodige aanpassingen aangebracht. In januari 2006 werd begonnen met de uitrol naar andere verpleeginrichtingen.
Zowel de dienstroosters als de griffiers van de afdeling Personeelsbeheer werden door Gisa opgeleid. Barbara Rademacher stond permanent ter beschikking van haar collega’s en bood hulp bij vragen over sollicitaties. Voor het personeel van het universitair ziekenhuis betekent het nieuwe systeem een enorme vereenvoudiging van het werk: “Het is voor ons veel comfortabeler om onze dienstroosters in te voeren via de gebruiksvriendelijke interface. Het systeem controleert automatisch de dekking van de vraag per dienst, en de afdelingsmanager kan direct reageren op de gewenste personeelsbehoefte”, zegt Barbara Rademacher.
Voordelen
PEP maakt een elektronisch dienstrooster waarbij rekening wordt gehouden met de kwalificaties van het personeel en de behoeften van de betreffende afdeling. Naast de eigenlijke dienstregeling wordt een tijdsevaluatie uitgevoerd. Zo kunnen tijdrekeningen, bijvoorbeeld voor overwerk, en afwezigheden zoals vakantie en ouderschapsverlof, worden beheerd. Bovendien worden bonussen en toeslagen voor aanwezigheidsdienst, nachtwerk, werk op zon- en feestdagen automatisch gegenereerd op basis van de geregistreerde tijden en uitbetaald met de loonlijst. Iedere werknemer die aan de dienstregeling deelneemt, ontvangt naast zijn bezoldigingsoverzicht ook een gedetailleerd tijdsschema met zijn dagelijkse werkuren, aanwezigheidsdiensten, tijdrekeningen en andere vereiste aanvullende informatie. Wkhr