Software verslijt niet, en handel in gebruikte software is over het algemeen toegestaan. Toch raken velen het onderwerp niet eens met de tang aan. Handelaren in gebruikte software hebben nu echter processen ingevoerd die de rechtsonzekerheid uit de markt halen. Een overzicht van de professionalisering van een marktsegment.
De gebruikte software pionier UsedSoft heeft met baanbrekende vonnissen de markt voor gebruikte software via de juridische weg geëgaliseerd. Hoewel de juridische situatie dus is opgehelderd, zijn er nog steeds onzekerheden op de markt, die vooral te maken hebben met de handelspraktijken van enkele zwarte schapen.
Nu de juridische situatie binnen de EU niet echt vragen onbeantwoord laat, is de belangrijkste kwestie de mate waarin vertrouwen kan worden gesteld in de handelaar of distributeur van gebruikte software. Men kan echter ook het paard achter de wagen spannen: in een marktomgeving waar vertrouwen voor elke verkoop komt, vertrouwen de spelers op de eer, de transparantie en de processen van de handelaar om ervoor te zorgen dat de klanten geen problemen ondervinden in geval van een software-audit. Het is tijd voor een welwillende blik op de aan- en verkoopprocessen in de handel in gebruikte software.
Verhandelbare licenties
Een sleutelelement bij de handel in gebruikte software met een goede reputatie is ervoor te zorgen dat licenties legaal op de markt zijn gebracht.
Hierbij gaat het er bijvoorbeeld om dat de software niet in strijd met de licentiebepalingen van buitenaf in de Europese rechtsruimte is “geïmporteerd”, of dat de licenties niet afkomstig zijn van programma’s die de gebruikerskring beperken tot de universitaire omgeving of soortgelijke constellaties.
In dit verband presenteert brancheveteraan UsedSoft een fundamentele aanpak en verkoopt hij 100 procent licenties uit volumelicentieovereenkomsten. Alleen licenties “die de vorige eigenaars hebben gekocht bij de softwarefabrikanten of bij een erkende dealer van deze fabrikanten” worden gekocht en doorverkocht, aldus het bedrijf. Dit betekent ook dat er geen rijbewijzen worden verhandeld die de vorige eigenaars reeds tweedehands hebben verworven. De reden hiervoor is dat op deze manier zeker gesteld kan worden dat deze licenties rechtmatig in omloop zijn gebracht, zo laat UsedSoft weten.
MRM Distribution, gespecialiseerd in de verkoop van gebruikte software aan wederverkopers, is ook afhankelijk van de doorverkoop van volumelicenties. Hoofd marketing Ronny Drexel legt uit: “De oorsprong van de software en het gebruiksrecht is dus gemakkelijker te bewijzen, aangezien het oorspronkelijk op de markt brengen kan worden herleid tot de oorspronkelijke contracten, zoals Microsoft Select, tussen het bedrijf en de fabrikant.” De software moet door de eerste koper voor het eerst op de markt zijn gebracht in een land van de Europese Economische Ruimte. “Vergelijkbaar met de handel in tweedehands auto’s leveren wij software praktisch uit de eerste hand, met de benodigde documentatie voor de wettelijk correcte overdracht van de gebruiksrechten, het onbruikbaar maken bij de eerste koper door middel van een ondertekende vernietigingsverklaring, evenals de originele contractnummers uit de oorspronkelijke volumecontracten.”
De inkoopkant
Ook Björn Orth, managing director bij Vendosoft, zegt: “Wij kopen bijna 100 procent gebruikte software van volumelicenties.” Daar zijn verschillende redenen voor. “De bedrijven waarvan wij gebruikte software kopen, hebben nauwelijks nog box-producten in gebruik, en de onzekerheden in dit segment zijn naar mijn mening uiteindelijk gewoon te groot in de serieuze handel in gebruikte software. Ten eerste zijn er hier veel illegale sleutels op de weg en is de controle-inspanning in de boxen relatief hoog,” beschrijft Orth. Vendosoft is ook een Microsoft-partner, “al was het maar om klanten complete pakketten te kunnen aanbieden die 100 procent van hun behoeften dekken. In een specifiek project worden bijvoorbeeld voor elke 1.000 gebruikte licenties van software X 200 nieuwe licenties toegevoegd. Het bedrijf verkoopt alleen B2B aan wederverkopers en bedrijven, maar voornamelijk aan de laatstgenoemde. Wanneer het bedrijf uit Inning am Ammersee gebruikte softwarelicenties koopt, eist het van de verkoper vijf zaken, zo blijkt uit Orth:
- Een schermafbeelding van het uittreksel uit het VLSC (Volume Licensing Service Centre), d.w.z. het klantenportaal van Microsoft, waaruit het product, het aantal eenheden, de sleutels en het contractnummer van de volumelicentiecontracten kunnen worden afgelezen.
- Een schriftelijke verklaring van vernietiging waarin wordt bevestigd dat de licenties niet langer door het verkopende bedrijf zullen worden gebruikt.
- Een officiële door de licentiegever afgegeven licentieverklaring. Microsoft, bijvoorbeeld, kan dit op verzoek van de verkoper creëren.
- Kopieën van de licentieovereenkomsten en
- de door de licentiegever opgestelde factuur.
De verkooppagina
Bij de verkoop hoort ook een dik pakket bij Vendosoft: “Als klanten bij ons kopen, ontvangen ze: een factuur, een afleveringsbon, een vernietigingsverklaring (waarin de de-installatie bij de eerste koper, of vorige eigenaar, wordt bevestigd), een fysieke gegevensdrager (behalve logischerwijs wanneer alleen CAL’s worden verkocht), de softwaresleutels en een vrijwaringsverklaring waarin staat: Beste klant, als u aan een audit toe bent, neemt Vendosoft de communicatie en informatie over de rechtmatigheid van de licenties over,” legt Orth uit.
Daarnaast ontvangt de klant post van een controleur die toeziet op de inkoop- en verkoopkant.” Orth is ervan overtuigd: “Onze aanpak om bij elke verkoop een externe auditor in te schakelen, die de wettigheid van de transactie controleert en bevestigt, is voor zover ik weet een unique selling point van Vendosoft.”
De audit case
Hoewel geen enkele gevestigde verkoper van tweedehands software de klant in de kou zal laten staan als het ergste gebeurt. Ronny Drexel van MRM Distribution benadrukt bijvoorbeeld: “In geval van een audit door de fabrikant garanderen wij volledige medewerking, zodat onze partners en hun klanten hier ook op kunnen vertrouwen.”
Het feit dat er geen problemen zijn in geval van een audit is waarschijnlijk de belangrijkste toegevoegde waarde in de markt. Preo Software uit Hamburg, bijvoorbeeld, adverteert met de term “Preo audit security”. Hieraan ligt de volgende aanpak ten grondslag: “Onze vergunningen worden systematisch op zodanige wijze behandeld dat zij eerst volledig worden geregistreerd tijdens de clearing. Concreet betekent dit dat wij één enkele ID genereren voor elke volumelicentie. Bij de clearing zelf controleren wij de naleving en dus de verhandelbaarheid van de licenties. Wij kunnen op elk moment bewijzen waar de licenties van het oorspronkelijke contract zich bevinden, en zo bewijzen dat het aantal licenties dat met ons is verhandeld overeenkomt met het aantal licenties op de annuleringsbevestigingen van de oorspronkelijke verkrijgers. Wij hebben deze processen laten verifiëren door een gerenommeerd accountantskantoor. Wij kunnen te allen tijde worden gecontroleerd en onze licenties zijn 100 procent controlebestendig,” legt een woordvoerster van het bedrijf uit. In het “Preo Licentieportaal” wordt voor elke klant het aantal aangekochte licenties opgeslagen en kan steeds worden opgevraagd, samen met de oorsprong en de bevestiging van de schrapping. Preo ziet het als een voordeel voor de transparantie om de eerste koper op deze manier bekend te maken, in tegenstelling tot wat gebruikelijk is op de markt. “Zonder uitzondering zoeken onze klanten uit van welke bedrijven en instellingen de gebruikte licenties afkomstig zijn”, zegt Boris Vöge, directielid bij Preo Software.
Andreas Thyen, voorzitter van de raad van bestuur van LizenzDirekt vraagt zich af wat de klant aan vermeende bewijzen, contracten, gebruiksautorisaties en beschrijvingen heeft als hij ze niet of onvoldoende kan beoordelen. “Daarom doen wij dit voor de klant en garanderen wij hem dat de geleverde licenties onberispelijk zijn – inclusief schadevergoedingen en onze verzekering tegen financieel verlies, die de klant investeringszekerheid biedt”, aldus Thyen.
Aanvulling op het onderwerp
Een gedachte-experiment met volumelicenties
Voorstel dat een handelaar in gebruikte software 1.000 gebruiksrechten van een software koopt en dit goed heeft gedocumenteerd. Hoe weet de eindklant dat deze handelaar ook slechts maximaal 1.000 stuks doorverkoopt? Stel dat hij elk 200 stuks verkoopt aan klant A, B, C, D en E. Hij geeft elk van hen een exemplaar van zijn software. Hij geeft elk van hen een exemplaar van zijn documentatie over de verwerving van de 1.000 gebruiksrechten. Hij is er eigenlijk klaar mee. Alles is verkocht. Maar wie belet hem om nog eens 200 licenties te verkopen aan klant F met nog een kopie van zijn documentatie? Vanaf dat moment is het niet langer legaal, maar voor de koper is het niet transparant. Daarom zijn zelfs bij de verkoop van gebruikte volumelicenties verdere beveiligingsprocessen zinvol.
De conclusie
In het eerste deel van de reportage over gebruikte software “De crux van gebruikte software” heeft IT-BUSINESS licht geworpen op de vraag waarom het onderwerp controversieel is. Dit tweede deel had tot doel aan te tonen dat de gevestigde spelers in de handel in gebruikte software met verfijnde processen de eer en de transparantie van de handelaar willen garanderen. De beloning van de industrie voor haar waardecreatie en professionalisering bestaat in een groeiende acceptatie en een stijgende omzet.