Softwareleverancier DocuPortal heeft de ECM Suite 9 geïntroduceerd. De oplossing voor enterprise content management is ontworpen om de archivering van e-mails en gescande documenten verder te vereenvoudigen. Vrij definieerbare regels met automatische metadata generatie helpen. Via modules kunnen gebruikers gegevens uit elke applicatie importeren.
Met de DocuPortal ECM Suite kunnen gebruikers alle content, zoals bestanden, informatie, e-mails of documenten, centraal opslaan, structureren en bewerken. De vernieuwde versie van de software is bedoeld om de automatisering van bedrijfsprocessen verder te bevorderen.
DocuPortal-directeur Holger Zumpe legt uit: “Hierbij ligt de nadruk vooral op het archiveren van e-mails en gescande documenten, omdat dit momenteel de meest urgente eisen zijn in bedrijven.”
De fabrikant wil gebruikers ontzorgen met zogenaamde Automation Services. Dit is een servercomponent die de ECM Suite 9 uitbreidt en via modules verbinding maakt met externe systemen, waaronder netwerkstations, e-mailservers of databanken. Gebruikers kunnen definiëren hoe inkomende en uitgaande gegevensrecords moeten worden behandeld en overeenkomstige procesregels opstellen. E-mails kunnen bijvoorbeeld op basis van trefwoorden aan specifieke bedrijfsprocessen worden toegewezen.
Andere innovaties in de ECM-software zijn onder meer een structuursjabloon. Hiermee kunnen gebruikers structuren maken en deze kopiëren naar nieuw aangemaakte mappen. Bij het kopiëren van bestanden zorgt de directorybewaking er ook voor dat bestanden in de oorspronkelijke directory optioneel worden gewist.
Volgens de fabrikant zijn ook de functies van de circulaire bestanden verfijnd. Via een webdienst kunnen gebruikers nu toegang krijgen tot de stroomlijst van een circulair dossier, discussiebijdragen en sessiegeschiedenissen.