6 stappen naar succesvol datamanagement

Elke dag worden er wereldwijd meer dan 200 exabytes aan data gegenereerd – dat is 1,11 GB per persoon per uur. Bedrijven nemen nu ongeveer 42 procent van deze gegevens voor hun rekening. Dit almaar toenemende datavolume en de complexiteit doen ook de uitdagingen en de kosten stijgen.

In 2020 is de digitale transformatie drie jaar sneller gevorderd dan vóór de pandemie was voorspeld. Bedrijven moeten daarom hun concepten aanpassen om gelijke tred te houden met deze ontwikkeling en hun gegevens winstgevend te gebruiken.

Uitdaging van big data

Big data betekent in eerste instantie kosten. Gegevens moeten worden opgeslagen en beheerd voordat ze op rendabele wijze kunnen worden gebruikt. En het volume blijft groeien. Het is voor bedrijven moeilijk om de nodige infrastructuur op te bouwen om deze uitdagingen effectief aan te gaan. Dit vergt in eerste instantie investeringen die zich pas later uitbetalen.

Daar komt nog bij dat cyberdreigingen blijven toenemen – evenals de schade die ze aanrichten. In vergelijking met 2019 zijn de kosten van cyberincidenten gestegen van 10.000 naar 57.000 US dollar. De beveiliging van bedrijfsgegevens is daarom belangrijker dan ooit, ook uit kostenoverwegingen.

Het milieu kan ook baat hebben bij een goed doordachte strategie voor gegevensbeheer. Meer gegevens betekent meer datacentra, die op hun beurt goed zijn voor ongeveer één procent van het wereldwijde elektriciteitsverbruik, aldus het tijdschrift Science. Het loont dus de moeite om alleen die gegevens te bewaren die echt winstgevend kunnen worden gebruikt.

Big data kunnen een pure goudmijn zijn voor bedrijven, omdat ze ons vertellen over mogelijke risico’s en bedreigingen en kunnen helpen de kosten te verlagen en nieuwe zakelijke gebieden te ontsluiten. Dit vereist echter dat bedrijven weten hoe ze gegevens het beste kunnen beheren en welke gegevens waardevolle inzichten opleveren.

Zes stappen naar succesvol gegevensbeheer

Niet alle gegevens zijn belangrijk of relevant. Maar hoe weet u welke gegevens winstgevend zijn en welke op de digitale vuilnisbelt thuishoren? Met een eenvoudige strategie kunnen bedrijven hun gegevens voor zich laten werken. Zes stappen helpen bedrijven hun gegevens zinvol te gebruiken:

• 1. Ben proactief.Een proactieve benadering van gegevensbeheer zorgt ervoor dat bedrijven controle krijgen over hun gegevens. Met zorgvuldige overweging en de juiste hulpmiddelen lopen zij ook niet het risico dat belangrijke gegevens ongebruikt blijven of kansen worden gemist. Investeren in adviesdiensten en digitale oplossingen zoals Iron Mountain InSight kan bedrijven proactief de weg naar de toekomst wijzen.

• 2. Classificeren. Als bedrijven eenmaal hebben besloten om hun gegevens actief te beheren, is de volgende stap het classificeren en categoriseren ervan. Een robuust systeem voor gegevensindeling kan helpen zich te concentreren op belangrijke gegevens, terwijl geautomatiseerde algoritmen de rest voor hun rekening nemen.

• 3. Automatiseren. Dit brengt ons ook bij het volgende punt. Investeren in een geautomatiseerde levenscyclus van gegevens loont. Passende instrumenten en een juiste categorisering verschaffen inzicht waar en wanneer dat nodig is. Automatisering neemt vervelend werk op het gebied van gegevensbeheer weg en kan dus ook helpen tijd en kosten te besparen.

• 4. Betaal per uur. Bedrijven moeten alleen betalen voor opslag die daadwerkelijk wordt gebruikt. Moderne dataoplossingen maken het mogelijk de opslagbehoeften naar behoefte te vergroten of te verkleinen. Betalen voor ongebruikte opslag is onnodig, duur en een belasting voor de cloudinfrastructuur.

• 5. Gebruik AI en ML. Bedrijven moeten hun gegevens slimmer laten werken. Er zijn afzonderlijke platforms die gebruik maken van Artificial Intelligence (AI) en Machine Learning (ML) om gegevens te classificeren en te visualiseren. Dit levert gebruikers veel nuttige, datagestuurde inzichten op, en doet dit op een veel tijd- en middelenefficiëntere manier dan interne programma’s zouden kunnen. Bovendien kunnen AI en ML ook worden gebruikt om voorheen onzichtbare verbanden tussen verschillende gegevenssets bloot te leggen en correlaties te identificeren die mensen zonder hun hulp niet zouden hebben ontdekt.

• 6. Omzeilen van cyberdreigingen. Niet alleen het IT-team moet de voordelen en uitdagingen van een overkoepelende datastrategie begrijpen, maar ook het personeel in bredere zin moet er inzicht in hebben. Werknemers moeten worden opgeleid in het gebruik van bestaande datatools om ze optimaal en veilig te kunnen gebruiken. Automatische software-updates kunnen bijvoorbeeld helpen om de gebruikte hardware zo veilig mogelijk te houden.

Ten slotte (en misschien wel het belangrijkste) is het belangrijk dat bedrijven die ervoor kiezen dit belangrijke onderdeel van hun bedrijfsprocessen uit te besteden, de verantwoordelijkheid voor de veilige en duurzame optimalisatie van hun gegevensbeheer en -opslag delegeren en overzien – in plaats van dit simpelweg uit handen te geven.

De selectie van de juiste tools en leveranciers is van cruciaal belang voor de ontwikkeling van een strategie voor gegevensbeheer die de gehele levenscyclus van gegevens bestrijkt en tegelijkertijd de beschikbaarheid, veiligheid en kostenefficiëntie waarborgt. Als deze strategie voor gegevensbeheer vervolgens consistent wordt toegepast, kunnen bedrijven kosten besparen, cyberbedreigingen vroegtijdig opsporen en nieuwe kansen identificeren.

*De auteur: Jürgen Marr, commercieel directeur DACH bij Iron Mountain