Google Drive is een van de populairste cloudopslagapparaten, samen met Dropbox, Microsoft OneDrive en Apple iCloud. In dit artikel geven we 10 tips om het gebruik van de cloudopslag effectiever en veiliger te maken, ook voor het thuiskantoor.
Google Drive kan worden gebruikt via de webinterface via de link drive.google.com, maar kan ook worden geïntegreerd via een pc-client. De client kan rechtstreeks via de webinterface worden gedownload. Na de installatie wordt ingelogd met de Google-account.
Dan kan de synchronisatie tussen Windows en Google Drive plaatsvinden in de client. In tegenstelling tot andere cloudopslagapparaten biedt de Windows-agent voor Google Drive niet alleen de mogelijkheid om gegevens te synchroniseren, maar ook om lokale gegevens in de cloud op te slaan. De installatie verloopt via wizards en is snel voltooid.
Tip 1: Google Drive Windows-client staat inloggen niet toe
Afhankelijk van de gebruikte Windows-versie kan het gebeuren dat na het starten van de installatie van Google Backup & Sync, inloggen met het Google-account niet mogelijk is. De foutmelding “Deze browser of app is mogelijk niet beveiligd. Gebruik een andere browser.”
In dit geval zal de link “In plaats daarvan aanmelden bij uw browser” helpen. Na het inloggen in de gebruikte browser en het toewijzen van rechten voor Google Backup & Sync, verschijnt er een bericht in de browser dat de setup is voltooid. Pas als de browser meldt dat het proces is voltooid, kan Google Drive verder worden ingesteld.
Tip 2: back-up en synchronisatie correct configureren
Google Backup & Sync bestaat uit twee onderdelen. Een component kan een back-up maken van lokale mappen van de Windows-computer naar Google Drive. Het tweede onderdeel is verantwoordelijk voor het synchroniseren van de gegevens in Google Drive naar Windows. Hier moet grote zorgvuldigheid worden betracht bij de opstelling.
De setup-wizard configureert de back-upfunctie bij stap 2 “Mijn computer”. Als u de back-upfunctie niet wilt gebruiken, moet u de mappen deactiveren en de standaardvinkjes uitvinken. In stap 3, “Google Drive”, stelt u in welke gegevens van “Mijn computer” in Google Drive worden gesynchroniseerd met Windows en naar welke lokale map de gegevens moeten worden gesynchroniseerd.
Om de instellingen later te wijzigen, klikt u op het Google Drive-pictogram in het taakvak van de taakbalk. Via het menu-item met de drie puntjes aan de rechterkant en de selectie van “Instellingen”, kan Backup & Sync vervolgens worden aangepast. De back-up is ingesteld via “Mijn Computer”. Google Drive” wordt gebruikt om de synchronisatie in te stellen. Via “Instellingen” worden opties ingesteld die voor beide onderdelen van de tool gelden.
Tip 3: Opslagruimte in Google Drive beheren en delen met Google One
Door middel van Google One vindt het beheer plaats van de verschillende Google-functies die aan een account zijn gekoppeld, waaronder Google Drive. Opslagruimte kan hier ook gedeeld worden. De opties hiervoor vindt u onder “Opslag”. Bovendien kunnen hier abonnementen worden beheerd om extra opslagruimte te kopen. Om opslag vrij te geven, is de link “Accountopslag vrijgeven” beschikbaar.
Tip 4: uploaden met slepen en neerzetten
In de webclient kunnen bestanden ook worden geüpload door ze simpelweg te slepen en neer te zetten. Daartoe wordt een bestand met de muis aangeklikt en in het browservenster gesleept. Google Drive uploadt het bestand dan automatisch. De status van de upload en de succesvolle voltooiing worden in het browservenster weergegeven.
Tip 5: Meer veiligheid: app-machtigingen beheren
In de loop der tijd is het heel goed mogelijk dat verschillende apps die gebruikers gebruiken, toegang krijgen tot Google Drive. De toegang moet regelmatig worden gecontroleerd in de instellingen. In de webbrowser zijn de instellingen hiervoor te zien via het tandwielsymbool en de selectie van “Instellingen beheren”. Apps die niet meer worden gebruikt, moeten hier worden verwijderd.
Tip 6: Houd de versiegeschiedenis van bestanden in de gaten
Als documenten rechtstreeks in Google Drive worden opgeslagen en bewerkt, slaat Google Drive verschillende versies op. Bij het openen van een document kan deze geschiedenis worden weergegeven via “Bestandsversiegeschiedenis”. Onbedoelde wijzigingen, bijvoorbeeld wanneer meerdere gebruikers met een document werken, kunnen op dit punt worden getraceerd en teruggezet.
Tip 7: Sla bestanden versleuteld op
Google Drive staat standaard niet toe dat gegevens versleuteld worden opgeslagen. Met gratis extra tools kunnen gegevens echter vanaf pc’s worden versleuteld en in versleutelde vorm in Google Drive worden opgeslagen. De drie gereedschappen Boxcryptor, Cryptomator en CryptSync zijn hier bijzonder nuttig. Daarnaast is er de add-on “Secure File Encryption”.
Tip 8: Bewerk documenten offline
Met de Google Chrome-extensie Google Docs Offline kunnen documenten uit Google Drive ook offline worden bewerkt, dat wil zeggen volledig zonder internetverbinding.
Tip 9: Converteer bestanden of open ze met Google Docs
Met behulp van het contextmenu van bestanden kunnen ze ofwel in Google Drive worden geopend met een van de geselecteerde programma’s of worden geconverteerd. PDF-bestanden kunnen bijvoorbeeld online worden geopend met Google Docs. De functies zijn beschikbaar via het contextmenu onder “Openen met”. Conversie vereist een account bij CloudConvert. De dienst moet ook toegang hebben tot Google Drive.
Tip 10: Schakel multifactorauthenticatie in
Voor meer veiligheid moet multifactorauthenticatie ook worden ingeschakeld voor Google-accounts. Dit zorgt ervoor dat onbevoegden geen toegang hebben tot de gegevens in Google Drive. De instellingen hiervoor worden gemaakt in de configuratie van het Google-account via het menu-item “Beveiliging”. De instellingen zijn rechtstreeks toegankelijk via de link myaccount.google.com/security. De optie “Bevestiging in twee stappen” wordt gebruikt om de optie in te stellen. Google Authenticator en Microsoft Authenticator kunnen hier ook worden gebruikt.