Ritten verminderen en communicatie verbeteren – dat hoeft geen tegenstelling te zijn. Dankzij de oplossingen van Polycom was Vaillant Group in staat zijn doelstellingen te realiseren.
De Vaillant Groep is al bijna 140 jaar een traditioneel familiebedrijf en is Europa’s op één na grootste fabrikant op het gebied van verwarmingstechniek. De onderneming is ook actief in de sector ventilator- en airconditioningstechnologie. Vaillant ontwikkelt en produceert in Duitsland, Frankrijk, Engeland, Spanje, Italië, Slowakije, Turkije en China en exporteert naar meer dan 60 landen. De onderneming heeft eigen nationale verkooporganisaties in meer dan 20 landen. De Vaillant Groep heeft wereldwijd meer dan 12.000 werknemers en realiseert een jaaromzet van ongeveer 2,3 miljard euro. De hoofdzetel van de onderneming is gevestigd in Remscheid, waar ongeveer 1.500 werknemers in meer dan 10 gebouwen voor het bedrijf werken. Succesvol blijven en duurzamer worden.
Verlaging van hoge reiskosten
De Vaillant Group staat voor een duidelijke verdeling van verantwoordelijkheden en platte hiërarchieën die snelle beslissingen mogelijk maken. Het succes van de onderneming is gebaseerd op haar hoge niveau van kwaliteit, snelheid, flexibiliteit en klantgerichtheid. Het bedrijf wilde deze kenmerken en zijn succes behouden, maar stelde zich toch tot taak duurzamer te werken – onder meer door de CO2-uitstoot in het hele bedrijf te verminderen. Door de over de hele wereld en Europa verspreide vestigingen reisden de Vaillant-medewerkers echter veel – een uitdaging op vele niveaus: Tijd, kosten, werk-privé balans. Daarom moest een oplossing worden gevonden om enerzijds de reiskosten te verminderen en anderzijds de communicatie en de uitwisseling van know-how tussen de takken te verbeteren. Klaus Scheid, hoofd van de IT Infrastructure Group bij Vaillant, kreeg de opdracht een telepresence-oplossing te vinden die goed in het bestaande netwerk zou worden geïntegreerd, videosamenwerking van hoge kwaliteit zou bieden en gebruiksvriendelijk zou zijn.
Behoeften in kaart gebracht
Scheid kreeg eerst een overzicht van de behoeften en de samenwerkingsprocessen in het bedrijf. In het kader van een intern onderzoek verduidelijkte hij hoe werknemers samenwerken en hoe gedistribueerde teams samen optreden. Op basis van de resultaten van deze studie kwam Scheid tot de conclusie dat de installatie van een telepresence-ruimte in elk Vaillant-filiaal de medewerkers in staat zou stellen anders te communiceren en tot positieve resultaten zou leiden. Een vermindering met 15% van het aantal dagtrips en een vermindering met 5% van het aantal tweedaagse trips zou een besparing van 700 trips en 450 dagen reistijd opleveren en de CO2-uitstoot met ongeveer 400 ton verminderen. Scheid ging op zoek naar de juiste oplossing die effectief zou integreren met het bestaande netwerk en zou passen bij de bewezen oplossingen van vertrouwde partners, Microsoft en HP. Dit bracht hem bij Polycom. Als gevolg daarvan werd het Polycom-team bij het project betrokken en werkte het samen met HP aan projectmanagement om de implementatie op tijd klaar te krijgen.
Flexibiliteit is belangrijk
Scheid legt de beslissing om met Polycom in zee te gaan als volgt uit: “In de Vaillant Groep geloven we dat het belangrijk is om met de beste en bewezen oplossingen en verkopers te werken. We hebben om verschillende redenen besloten het project met Polycom uit te voeren. Polycom’s relatie met HP en Microsoft was belangrijk en invloedrijk. Maar even belangrijk was de kwaliteit van Polycoms video-oplossingen en het gebruiksgemak ervan. Het RealPresence-platform is flexibel genoeg om met ons mee te groeien. We kunnen geleidelijk meer eindpunten installeren of gemakkelijk nieuwe eindpunten integreren, zoals tablets. “HP kon het project wereldwijd beheren en als klant van Microsoft weten we dat de oplossingen van beide bedrijven goed integreren. De kwaliteit van de oplossingen voor videosamenwerking en het gebruiksgemak waren even belangrijk.”
De door Vaillant gekozen oplossing omvat de RealPresence Collaboration Server, RealPresence Resource Manager, Video Border Proxy, Polycom RSS4000 en meer dan 45 RealPresence Telepresence-oplossingen, HDX 7000, HDX 8000 en HDX 4500. Samen met HP heeft Polycom het volledige project in minder dan acht maanden geïmplementeerd.
Creëren van acceptatie
De telepresence-ruimtes zijn toegankelijk voor elke werknemer van de Vaillant Groep. Scheid weet dat dergelijke oplossingen alleen zullen worden gebruikt als ze gemakkelijk te gebruiken zijn. Hij legt uit: “Elke videokamer staat genoteerd in ons adresboek. Om een videovergadering te openen, klikt u gewoon op de kamer waarmee u verbonden wilt zijn. Bij vergaderingen zijn vaak verschillende takken betrokken. Daarom heeft elke videoruimte zijn eigen naam, zoals “Purchasing Conference Room”. Dit maakt het voor deelnemers gemakkelijk om aan de juiste videovergadering deel te nemen.” Het communicatieteam zorgde voor een grotere interne acceptatie van het platform.
Christoph Schnier, Purchasing Manager IT and Telecommunications bij Vaillant, is een groot voorstander. Zijn team van 15 mensen kwam enkele keren per jaar bijeen voor een vijf uur durende vergadering. Sinds de invoering van de Polycom-oplossing kan hij zijn team veel regelmatiger face-to-face ontmoeten. Schnier gebruikt ook videotelefonie om te communiceren met zijn leveranciers en zakenpartners. “Video communicatie is geweldig,” zegt Schnier. “Vooral omdat we tenslotte aan complexe zaken werken. Als je iemand ziet, is de communicatie veel gemakkelijker en vinden we sneller passende oplossingen.” Maar voor Schnier houden de voordelen van het platform daar niet op. Hij glimlacht en zegt: “Ik kan ’s ochtends in Londen zijn, ’s middags in Parijs en ’s avonds thuis voor het avondeten.”
Makkelijker projectontwikkeling
Het Polycom-platform maakt projectontwikkeling eenvoudiger voor het IT-team. Vóór de invoering van video-oplossingen was het moeilijk om iedereen bij brainstormsessies te betrekken en vervolgens toch een project met collega’s op afstand te beheren. Tegenwoordig komt het team regelmatig bijeen en is de samenwerking drastisch verbeterd. De spraakkwaliteit is geweldig en hoewel alle Vaillant medewerkers in het Engels communiceren, wat vaak niet hun moedertaal is, werkt het geweldig – omdat je elkaar kunt zien. Alle geïmplementeerde eindpunten hebben twee schermen, zodat je bijvoorbeeld samen naar presentaties kunt kijken.
What’s next
Vaillant Group wil de adoptie van videosamenwerking verder vergroten en het aantal reizen geleidelijk aan verminderen. Om dit te bereiken zal de onderneming haar werknemers meer samenwerkingstools ter beschikking stellen. Momenteel test het bedrijf Polycom RealPresence Mobile op tablets en werkt het aan een proefproject met Microsoft Lync Server 2010.