Door de Corona-crisis worden sommige bedrijfsauto’s niet meer zo vaak gebruikt als vroeger. Dit heeft gevolgen voor de belastingen. Wie niet meer dan 180 dagen per jaar met de auto van de zaak naar het werk rijdt, betaalt namelijk een lager vast tarief per kilometer.
Normaal gesproken hebben werknemers die ook veel rijden een auto van de zaak. Maar vooral in tijden van de Covid 19 pandemie, waarin velen vanuit het thuiskantoor werken, blijft de auto staan. Dit kan gevolgen hebben voor de loonbelasting. Want als de werknemer maximaal 180 dagen tussen zijn woonplaats en de eerste werkplek rijdt, hoeft niet langer de forfaitaire regeling van 0,03 procent per afstandskilometer te worden toegepast, maar de werkelijke ritten tegen 0,002 procent afstandskilometer. Afhankelijk van de bedrijfswagen en de werkelijke ritten tussen woning en werkplek bespaart men enkele honderden euro’s.
Deze regeling is te vinden op de website van het federale ministerie van Financiën (BMF) in een instructie (doc2018/0258099) onder punt 2/10.
Hierbij moeten echter de volgende punten in acht worden genomen:
- De werknemer moet met betrekking tot het voertuig per kalendermaand schriftelijk aan de werkgever verklaren op welke dagen hij de bedrijfswagen daadwerkelijk heeft gebruikt voor ritten tussen zijn woning en de eerste werkplek. De vermelding van het aantal dagen alleen is niet voldoende. Het is niet nodig te vermelden hoe de werknemer zich op de andere werkdagen naar de eerste werkplek heeft begeven. Werkdagen waarop de werknemer de auto van de zaak meermaals gebruikt voor trajecten tussen zijn woonplaats en de eerste werkplek, hoeven voor de individuele beoordeling slechts eenmaal te worden geregistreerd. De werkgever moet deze verklaringen van de werknemer bewaren als bewijsstukken voor de loonrekening. Ter vereenvoudiging is het niet bezwaarlijk als de aangifte van de vorige maand als basis voor de loonbelastinginhouding wordt gebruikt.
- De werkgever moet de loonbelastinginhouding uitvoeren op basis van de aangiften van de werknemer, tenzij de werknemer herkenbaar onjuiste opgaven doet. Dit leidt niet tot onderzoeksverplichtingen voor de werkgever.
- Indien in het kader van de procedure voor de inhouding van de loonbelasting een individuele beoordeling van de daadwerkelijke ritten tussen de woning en de eerste werkplek wordt uitgevoerd, moet de werkgever jaarlijks een beperking doorvoeren tot een totaal van 180 ritten voor alle aan de werknemer ter beschikking gestelde motorvoertuigen van de zaak. Een maandelijkse beperking tot 15 ritten is uitgesloten – wat hier bedoeld wordt is: een vereenvoudigingsregeling uit 2013 ( BStBl I blz 1376 5.2 lid 1 zin 2), kan niet worden toegepast.
Voorbeeldberekeningen
De BMF geeft hiervoor ook enkele voorbeeldberekeningen. In het eerste geval kan werknemer A ook gebruik maken van een door werkgever B ter beschikking gestelde bedrijfswagen (middenklasse) voor ritten tussen zijn woning en de eerste werkplek. B beschikt over datumspecifieke aangiften van A voor reizen tussen de woonplaats en de eerste werkplek voor de maanden januari tot en met juni op telkens 14 dagen, voor de maanden juli tot en met november op telkens 19 dagen. Voor de maand december heeft B een datumgebonden verklaring van A over de reizen tussen de woning en de eerste werkplek op vier dagen.
Voor de maanden januari tot en met juni moet B uitgaan van telkens 14 dagen als basis voor de individuele beoordeling, en voor de maanden juli tot en met november van telkens 19 dagen. Wegens de jaarlijkse beperking tot 180 ritten wordt voor de individuele beoordeling in december slechts één dag in aanmerking genomen (aantal ritten van januari tot november
= 179). Dit resulteert in de volgende percentages voor de individuele beoordeling van A’s feitelijke reizen tussen de woning en de eerste werkplek per kalendermaand:
- Januari tot juni: 0,028 procent (14 reizen x 0,002 %)
- Juli tot november: 0,038 procent (19 reizen x 0,002 %)
- December: 0,002 procent (1 reis x 0,002 %).
In het tweede geval heeft werknemer A een andere bedrijfsauto (luxeklasse) tot zijn beschikking voor gebruik vanaf december.Voor de individuele beoordeling van A’s feitelijke reizen tussen de woning en de eerste werkplek resulteren de volgende percentages voor elke kalendermaand volgens de chronologische volgorde van deze reizen:
- Januari tot juni: 0,028 procent (14 ritten x 0,002 %)
- van juli tot november: telkens 0,038 procent (19 ritten x 0,002 %) van de catalogusprijs van de bedrijfsauto uit de middenklasse,
- december: telkens 0,002 procent (1 rit x 0,002 %) van de catalogusprijs van de bedrijfsauto uit de hogere klasse.
Verplichtingen
De BMF wijst er nogmaals uitdrukkelijk op dat de werkgever in de procedure voor de inhouding van de loonbelasting verplicht is om op verzoek van de werknemer de werkelijke ritten tussen de woning en de eerste werkplek individueel te beoordelen, indien uit de arbeidsovereenkomst of een andere rechtsgrond uit het arbeids- of dienstenrecht niets anders voortvloeit. De informatie van de werknemer over de daadwerkelijke ritten is dan echter een bijkomende voorwaarde.
De werkgever moet de toepassing van de 0,03-procentregel of de individuele toetsing voor elk kalenderjaar uniform vaststellen voor alle aan de werknemer ter beschikking gestelde bedrijfsmotorvoertuigen. De methode mag gedurende het kalenderjaar niet worden gewijzigd.
De werknemer is in het kader van zijn inkomstenbelastingaanslag niet gebonden aan de 0,03 procent-regel die in de loonheffingsprocedure wordt toegepast en kan voor alle hem ter beschikking gestelde bedrijfsauto’s gedurende het gehele kalenderjaar uniform overschakelen op individuele waardering. Daartoe moet de werknemer aangeven op welke dagen (met data) hij de auto van de zaak daadwerkelijk heeft gebruikt voor ritten tussen zijn woning en de eerste werkplek.
Daarnaast moet de werknemer op passende wijze aantonen dat de werkgever de toeslag heeft berekend en belast tegen 0,03 procent van de catalogusprijs voor elke kilometer van de afstand tussen woning en eerste werkplek en het bedrag van de toeslag, bijvoorbeeld door middel van een salarisafrekening waaruit de belasting van de toeslag blijkt, of een verklaring van de werkgever.
.