Digitalisering is niet alleen een kwestie van planning en technologie, maar ook van bedrijfscultuur. Veel bedrijven hebben nog steeds problemen met de digitalisering. Toch wordt het onderwerp steeds belangrijker. En het hoeft niet zo moeilijk te zijn.
De verbinding is goed, beeld en geluid lopen vloeiend. Dat is een van de belangrijkste dingen in een teamgesprek. Plotseling, een maar al te bekend geratel onderbreekt het gesprek. “Mijn kinderen printen schoolspullen uit,” zegt Peer Heinlein, eigenaar en directeur van de mailingdienst Mailbox.org. Heinlein is ook de eigenaar van Heinlein Support GmbH. Het bedrijf is sinds eind jaren tachtig actief in de IT-sector. Aan het begin van de Corona-pandemie konden mensen nog lachen om dit soort taferelen. Nu, eind april 2021, maken ze deel uit van het dagelijks leven.
Op dit moment komt het tafereel zelfs goed van pas, omdat het een goed symbool is voor de aanleiding van de team call: het gaat over digitalisering. “Mijn kinderen printen hun werkbladen, vullen ze in en scannen ze dan weer in. Daar wordt een eigenlijk analoog proces alleen digitaal aangevuld”, aldus Heinlein.
De problemen die het Duitse onderwijssysteem kent, bestaan ook in de industrie. Ondanks een digitale boom tijdens de pandemie en een PR-hype rond Industrie 4.0 die al sinds begin 2010 aan de gang is, worstelen veel bedrijven nog steeds met de digitalisering. Wat kunnen ze doen om het zichzelf gemakkelijker te maken?
Analyseer eerst processen
“Als je een e-mail schrijft in plaats van een fax te sturen, dan is dat in zekere zin ook digitalisering. Maar de inspanning is hetzelfde. Het proces wordt niet heroverwogen,” legt Stephan Scheer, Country Manager DACH bij de software-as-a-service provider Efecte, uit. De eerste stap in de digitalisering moet zijn de processen onder de loep te nemen. Dat kost tijd. En er kan nog geen direct succes uit worden afgeleid. Toch is het de moeite waard. Want zodra een activiteit die tientallen keren per dag wordt verricht, vele malen efficiënter is, laat zij zich ook financieel voelen.
Niet iedereen zal hier blij mee zijn. Want als processen veranderen, moeten werknemers zich aanpassen. Sommige banen kunnen zelfs overbodig worden. Dergelijke zaken kunnen altijd een neveneffect van verandering zijn.
Als de processen eenmaal zijn geanalyseerd, moeten er concrete projecten volgen. Maar waar begin je? Volgens Stephan Scheer is het het beste om te beginnen met processen met een hoog volume. Als u deze digitaliseert, zult u snel de eerste successen zien. Dergelijke processen zijn vaak standaardtaken. IT-bedrijven hebben meestal kant-en-klare hulpmiddelen die u kunt kopen. Een voorbeeld is documentatie. Als u een papierloos kantoor kunt opzetten en alle documenten digitaal in kaart kunt brengen, hebt u al veel gewonnen. Met deze basis kunnen verdere projecten worden gerealiseerd.
Continent en consequent het doel bereiken
Zelfs bedrijven die al een solide basis hebben, moeten niet overmoedig worden. Stap voor stap maar consequent werken is in veel gevallen de beste manier. “Veel projecten mislukken omdat je meteen de grote slag wilt slaan. Dan werk je er jaren aan en maakt het nooit af. Uiteindelijk bereik je niets. Maar zodra kleine projecten werken, kun je misschien een of twee twijfelaars overtuigen,” zegt Heinlein.
Als je eenmaal hebt besloten tot een of meer projecten, moet je nagaan hoe het plan kan worden uitgevoerd. “Het aanbod van IT-bedrijven is als een Lego bouwpakket. Iedereen kiest zijn bakstenen uit. Maar iemand moet er iets van maken. En daarom is het vanuit het oogpunt van de klant vaak moeilijk om de stenen te vinden die in elkaar passen,” zegt Florian Rätzer, Technical Sales Manager bij datacenterspecialist Syseleven. Rätzer werkt al 13 jaar in de cloud-omgeving en geeft regelmatig webinars over dit onderwerp.
Het aanbod van producten en diensten uit de IT-industrie is groot en groeit voortdurend. Het is echter niet noodzakelijkerwijs de juiste manier om de modernste te kiezen. Heinlein legt uit: “De status quo in je eigen bedrijf en de stand van de techniek liggen soms drie tot vier stappen of generaties uit elkaar. Het is beter om iets te nemen dat verouderd is, gevestigd, wat misschien drie of vier jaar geleden het nieuwste van het nieuwste was.” De huidige producten zijn niet noodzakelijk slecht. Maar net als bij een nieuwe auto is de kans groter dat er nog een of twee kinderziektes zijn. Onervaren gebruikers zouden zo extra problemen in huis kunnen halen.
Digitalisering is ook een kwestie van cultuur
Nu is digitalisering niet alleen een kwestie van planning en technologie, maar ook een kwestie van cultuur in het bedrijf. De impuls moet van het management van de onderneming komen. Het management moet dan ook inzicht hebben in het onderwerp. Bedrijven waarvan de kernactiviteit op IT is gebaseerd, hebben het hier gemakkelijker mee. Maar ook meer traditionele bedrijven kunnen projecten uitvoeren. De competentie is vaak al aanwezig. De interne IT-afdeling beschikt meestal over de nodige kennis. Maar vooral in kleinere bedrijven kan het zijn dat de IT-er andere taken heeft en geen tijd heeft om aan digitaliseringsprojecten te werken. Dat is waar managers nodig zijn. Als zij middelen herverdelen en taken opnieuw toewijzen, althans tijdelijk, maken zij de nodige tijd vrij voor nieuwe projecten. Degenen die dit consequent doorvoeren en zich voortdurend verder ontwikkelen.
Het begin van de pandemie was een goede indicator van wat kan worden bereikt als men het gewoon aanpakt. Toegegeven, daar was de noodzaak geboren uit noodzaak. Niettemin was het resultaat opmerkelijk. In de eerste maanden van 2020 was het thuiskantoor in veel bedrijven nog niet aan de orde. Kort daarna, was het plotseling normaal. En het werkte goed. Nu moeten we zien wat we ervan geleerd hebben.
“Op sommige gebieden zal er ook sprake zijn van digitale achteruitgang. Sommigen willen misschien geen digitalisering. Maar anderen blijven ermee leven en ontwikkelen zich ermee, zelfs na de pandemie. Degenen die dat niet doen, zullen uiteindelijk het contact verliezen en het niet meer kunnen bijbenen. Een stap terug zou de verkeerde richting zijn. Want dan blijf je achter”, vat Rätzer samen.”
Aanvullende informatie over dit onderwerp
Drie stappen om digitaler te worden
Analyseren van processen:Digitalisering moet niet worden nagestreefd omwille van zichzelf. Het doel is de werkprocessen te verbeteren. De eerste stap van een digitaliseringsproject moet altijd een analyse zijn van de processen in het bedrijf. Hieruit kan men afleiden welke workflow efficiënter of goedkoper wordt wanneer deze digitaal in kaart wordt gebracht.
Realistische doelen stellen: Vooral als een bedrijf nog niet veel ervaring heeft met digitalisering, moeten de doelen wat conservatiever worden gesteld. Een al te ambitieus project dat veel tijd in beslag neemt, middelen verslindt en uiteindelijk mislukt, is contraproductief. Ga liever stap voor stap te werk. Bedrijven die voortdurend en consequent aan digitale projecten werken, zien sneller de eerste successen. Dit houdt u gemotiveerd en kan zelfs twijfelaars overtuigen.
De juiste cultuur creëren: Digitalisering werkt het best als zoveel mogelijk werknemers erbij betrokken worden. De impuls moet van de directiekamer komen, maar het personeel moet de projecten uitvoeren. Wenn sowohl die Geschäftsführung als auch die Angestellten offen für Neues sind und Veränderungen unterstützen, klappt es auch mit der Digitalisierung besser.
Dieser Beitrag stammt von unserem Partnerportal Maschinenmarkt.