Eigenlijk oude koek, maar nog altijd even actueel – de GoBD. Tot nu toe was er een overgangsperiode, maar vanaf 1 januari 2017 zijn ze volledig van toepassing.
De “Beginselen voor het correct bijhouden en bewaren van boeken, bescheiden en documenten in elektronische vorm en voor de toegang tot gegevens” (GoBD) concretiseren de eisen van de belastingautoriteiten voor het gebruik van IT in de boekhouding en andere bescheiden. Concreet betekent dit dat eenieder die voor zakelijke doeleinden gebruik maakt van elektronische systemen, in welke vorm dan ook, die corresponderende gegevens leveren die onder meer van belang zijn voor de financiële boekhouding, hiermee te maken krijgt. Dit omvat elektronische kassa- en goederenbeheersystemen, alsook archief- en gegevensbeheersystemen.
De GOBD zijn door het federale ministerie van Financiën (BMF) uitgevaardigd bij brief van 14 november 2014, en zij zijn geldig sinds 1 januari 2015. Sindsdien geldt echter een overgangsperiode, wat betekent dat kassasystemen die niet of slechts gedeeltelijk aan de eisen voldoen, nog tot uiterlijk 31 december 2016 mogen worden gebruikt.
Deze wijzigingen
Een van de belangrijkste wijzigingen die als gevolg van de GoBD van kracht worden, is bijvoorbeeld dat het boeken van inkomende facturen binnen acht tot tien dagen moet gebeuren. De boekingen kunnen vervolgens in een archief worden opgeslagen, indien dit dezelfde kwalitatieve en kwantitatieve evaluatiemogelijkheden heeft als het productieve systeem.
Bij elektronische archivering is het van belang dat de onveranderlijkheid wordt gewaarborgd. Een eenvoudige archivering in het bestandssysteem voldoet niet aan de vereisten voor onveranderlijkheid zonder aanvullende maatregelen. Wie dus niet uitsluitend met papieren documenten werkt, heeft een elektronisch archief nodig dat voldoet aan de eisen van de RBD. De documenten moeten daarin voor de duur van de bewaarperiode worden opgeslagen op een wijze die volledig, te allen tijde beschikbaar, onmiddellijk leesbaar en machineleesbaar is.
Om de onveranderlijkheid te waarborgen, moet gebruik worden gemaakt van onveranderlijke gegevensdragers (WORM-media). Aan de softwarekant moeten backups, vergrendelingen, vaste registraties en automatische logging worden geïntegreerd, die worden geflankeerd door toegangsbeperkingen van de kant van de bedrijfsorganisatie. Het opslaan van de gegevens in het POS-systeem zelf is dus niet voldoende.
Tussen haakjes: als het POS-systeem tijdens de bewaarperiode wordt vervangen, moeten de oorspronkelijke gegevens volgens een gedocumenteerde procedure naar een archiveringssysteem worden gemigreerd. Overnemen is niet toegestaan.
Ooriginele documenten
De GoBD bepaalt ook dat alle fiscaal relevante documenten in het origineel moeten worden bewaard (met uitzondering van papieren documenten, deze mogen worden gescand en kunnen het origineel vervangen). Als voorbeeld noemt het federale ministerie van Financiën facturen of rekeningafschriften die in PDF- of beeldformaat worden ontvangen. Conversie naar een ander formaat is alleen toegestaan als de machinale bewerkbaarheid niet wordt beperkt en er geen wijzigingen in de inhoud worden aangebracht.
Onveranderlijkheid
Het is echter niet voldoende dat de gearchiveerde documenten onveranderlijk zijn. Alle gearchiveerde documenten moeten worden voorzien van een traceerbare en unieke index. “De bewaring van het verband tussen de index en het elektronische document moet gedurende de gehele bewaartermijn worden gewaarborgd”, aldus de RBD. Vervolgens moet ervoor worden gezorgd dat elektronische documenten onder de toegewezen index worden beheerd en daarmee te allen tijde kunnen worden teruggevonden. Voor zover een conversie wordt gemaakt naar een intern formaat of een ander formaat of een papieren document dat al elektronisch is gearchiveerd verder wordt verwerkt, moeten beide elektronische versies worden gearchiveerd, moeten beide onder dezelfde index worden beheerd en moet de geconverteerde versie als zodanig worden gemarkeerd.
Bewaring
Maar niet alles moet worden bewaard. Documenten mogen worden vernietigd, tenzij zij in het origineel moeten worden bewaard op grond van niet-fiscale of fiscale regelgeving. E-mails die dienen om een fiscaal relevant document door te sturen, hoeven ook niet bewaard te worden.
Wie is aansprakelijk?
De verantwoordelijkheid voor eventuele fouten bij de uitvoering van de AVG ligt overigens bij de ondernemer, ook als de gegevensverwerking is uitbesteed of een dienstverlener is ingeschakeld. Certificaten en attesten van derden dienen ook slechts als beslissingscriterium.
De GoBD zijn op 14 november 2014 gepubliceerd bij brief van het federale ministerie van Financiën. De verordeningen gelden sinds 1 januari 2015 en vervangen de Beginselen inzake de toegang tot en de controleerbaarheid van digitale documenten (GDPdU) en de Beginselen inzake deugdelijke geautomatiseerde boekhoudsystemen (GoBS).
De GoBD zijn van toepassing op de machinebeoordelbaarheid, de proceduredocumentatie, het interne controlesysteem en de elektronische archivering, alsook op de toegang tot gegevens door de belastingautoriteiten. Hiermee wordt verduidelijkt dat proceduredocumentatie verplicht is.
[ http://bit.ly/gobd_bfm ]
Bedrijven zijn verplicht de gegevens van hun financiële, activa- en loonadministratie en de overeenkomstige stamgegevens en koppelingen ter beschikking te stellen van de belastingdienst in een vorm die machinaal kan worden geëvalueerd met het oog op een controle. De belastingdienst heeft drie mogelijkheden:
- Directe toegang tot gegevens: hier heeft de belastingdienst het recht om via het gegevensverwerkingssysteem van het bedrijf directe leestoegang te krijgen tot alle gegevens waarvoor registratie- en bewaarplichten gelden.
- Directe toegang tot gegevens: hier kan door het bedrijf of een derde partij worden verzocht om een machinale evaluatie van alle gegevens waarvoor registratie- en bewaarplichten gelden.
- overdracht van gegevensdrager: hier moeten alle gegevens waarvoor registratie- en bewaarvoorschriften gelden, aan de belastingdienst worden verstrekt met alle tabelgegevens en koppelingen die nodig zijn voor de evaluatie op een gegevensdrager die machinaal kan worden geëvalueerd.
Waarom GoBD?
De GoBD besteedt bijzondere aandacht aan de elektronische registratie van kasinkomsten, die vaak niet volledig worden geregistreerd of achteraf worden gewijzigd met behulp van manipulatiesoftware. Daarom zijn er uitgebreide voorschriften voor het interne controlesysteem en de proceduredocumentatie.
Op het gebied van kasontvangsten zijn de GoBD alleen van toepassing op digitale registraties met kassasystemen, kasregisters, PC-kasregisters, weegkassa’s en taximeters. Ze zijn niet van toepassing op handmatig beheer van contanten, zoals kassa’s in open winkels.
De gedetailleerde GOBD is te vinden op http://bit.ly/gobd_bfm.