Google Agenda is een slimme en dynamische applicatie waarmee u gebeurtenissen, herinneringen en taken kunt instellen, zodat u uw belangrijkste afspraken niet vergeet. Google Agenda is beschikbaar als desktopversie en als app voor Android en iOS, kan worden gesynchroniseerd met Gmail en andere apps, en biedt de mogelijkheid een privé-, bedrijfs- of familiegroep te creëren om gedeelde evenementen met alle deelnemers te beheren. Hier is een gedetailleerde gids voor alle belangrijke functies van Google Agenda.
Wat is Google Agenda en hoe het werkt
Google Agenda is een dienst waarmee u de functionaliteit van Google apps kunt verbeteren door de gegevens binnen bepaalde programma’s te synchroniseren met de interactieve agenda. Het is een ultramoderne toepassing waarmee u afspraken, belangrijke data en boekingen elektronisch kunt beheren, waarbij u in realtime waarschuwingen en meldingen ontvangt zodat u nooit meer iets vergeet. De app is gekoppeld aan uw Google-account, zodat elke gebruiker die gebruikmaakt van de diensten van het bedrijf uit Mountain View de Google Agenda-functionaliteit gratis kan integreren.
Zo kunt u kosteloos gebruikmaken van de dienst, waarbij uw data en deadlines worden gesynchroniseerd met uw verplichtingen in andere Google-toepassingen en -programma’s, waaronder de e-maildienst Gmail. U kunt bijvoorbeeld een evenement aanmaken in Google Agenda, uw agenda delen met uw contactpersonen, gegevens importeren en exporteren naar pc’s en smartphones, gepersonaliseerde herinneringen beheren of mensen en groepen uitnodigen voor een evenement.
Een van de interessantste functies is Gmail Agenda, een gratis dienst waarmee u Gmail kunt synchroniseren met uw Google-agenda, zodat de toepassing de informatie in uw inbox kan scannen. Zo kunt u waarschuwingen ontvangen voor boekingen die u hebt gemaakt, zodat u bijvoorbeeld geen vliegreis, treinreis of hotelovernachting vergeet. Het systeem stuurt een e-mail of een melding ter herinnering aan de afspraak, met de belangrijkste gegevens van het evenement, zoals de geografische positie op Google Maps of de boekingsgegevens.
Hoe maak je een Google Agenda-account
Google Agenda vereist een Google-account om te worden geactiveerd, dus alle mensen die gebruik maken van de diensten en applicaties van het bedrijf uit Mountain View hoeven zich niet te registreren, want je hoeft alleen maar je Google-account te gebruiken om gebruik te kunnen maken van de Google Agenda-functies. Er is met name een desktopversie beschikbaar voor pc’s, die wordt gesynchroniseerd met alle programma’s in de cloud en de programma’s die op uw terminal zijn geïnstalleerd, of een app voor mobiele apparaten, die gratis kan worden gedownload uit de Google Play Store en iTunes.
Om Google Agenda vanaf de desktop te gebruiken, gaat u gewoon naar de officiële website op calendar.google.com, waarna het programma, als u een Google-account hebt, direct het scherm voor agendabeheer opent. Als u een Google-account hebt, opent het programma rechtstreeks het scherm voor agendabeheer. Vanaf mobiele toestellen daarentegen moet u de app downloaden, op uw toestel installeren en automatisch synchroniseren met al uw andere toepassingen. Aan de dienst zijn geen extra kosten verbonden, maar het is wel mogelijk om tegen betaling een Google Agenda-account te activeren.
Hoe stel je Google Agenda in
Als je de Google Agenda-app hebt gedownload, of nadat je bent ingelogd op de desktopversie, is het eerste wat je moet doen de programma-instellingen uitvoeren. Het enige wat u hoeft te doen is naar het portaal op calendar.google.com te gaan, op het tandwielsymbool in de rechterbovenhoek te klikken en Instellingen te selecteren om het scherm voor applicatiebeheer te openen. Hier kunt u uw Google-agenda aanpassen, bijvoorbeeld door de taal, het land, de datum- en tijdnotatie te kiezen.
U kunt ook een tweede tijdzone weergeven, de internationale klok activeren en de vaste duur van vergaderingen instellen, van 15 tot 120 minuten, en eventueel meldingen en waarschuwingen toevoegen van mobiel of alleen op de pc, stil of geluid. Het is ook mogelijk de opties voor het weergeven van meldingen te wijzigen, door ze alleen in het weekend weer te geven, afgewezen gebeurtenissen in te voegen, de helderheid van afspraken uit het verleden te verminderen en de weer te geven dagen te definiëren, van minimaal 2 tot maximaal 4 weken.
Ten slotte kunt u de Gmail-agenda-service activeren, een automatische synchronisatieoptie, waarmee u alle door Gmail gemelde gebeurtenissen kunt toevoegen aan de Google-agenda, om waarschuwingen te ontvangen over boekingen, evenementen en verplichtingen die in e-mails worden aangegeven. De applicatie kan bijvoorbeeld een melding sturen om u te herinneren aan het vertrek van een vlucht, of een bericht weergeven om u te herinneren aan een bezoek aan uw arts. Een laatste instelling zijn de sneltoetsen, waarmee u uw agenda snel en gemakkelijk kunt beheren.
Hoe maakt u een afspraak op de Google Agenda
Op het hoofdscherm toont Google Agenda al uw geregistreerde afspraken, maar u kunt elke afspraak toevoegen. Om een nieuwe gebeurtenis op de kalender aan te maken, klikt u gewoon op het raster, volgens de gewenste datum en tijd, voert u de naam van de notitie in en kiest u of u een gebeurtenis, een herinnering of een taak wilt instellen. U kunt ook een beschrijving van de afspraak toevoegen, een contactpersoon uitnodigen en een geografische locatie toewijzen met Google Maps, en ten slotte op Opslaan klikken om de herinnering te activeren.
Of anders kunt u de geavanceerde instellingen van Google Agenda beheren door een nieuwe gebeurtenis te maken en het item Meer opties te selecteren. Op dat moment opent de toepassing een scherm om een gedetailleerde instelling van de taak uit te voeren, zoals het activeren van meldingen of e-mailwaarschuwingen, het kiezen van de tijd voor het ontvangen van de herinnering, het afstemmen van een specifieke kleur of foto op het evenement in kwestie, het beheren van de lijst met genodigden of het toevoegen van een conferentie.
Met Google Agenda kunt u specifieke agenda’s maken voor elk onderwerp, bijvoorbeeld het instellen van een persoonlijk gedeelte waar u al uw vertrouwelijke afspraken kunt invoeren, een agenda alleen voor verjaardagen, een andere voor herinneringen, taken, sportevenementen en vakanties. In het menu aan de linkerkant kunt u andere agenda’s toevoegen vanuit het hoofdscherm of u abonneren op de agenda van een contact om al uw gedeelde afspraken bij te houden. U kunt alle kalenders bekijken waaraan u deelneemt, en abonnementen activeren of annuleren via de optie Bladeren door kalenders van belang aan de linkerkant.
Kalender en Google Tasks: hoe ze werken
Een innovatieve functie, onlangs geïntroduceerd, stelt u in staat uw takenlijst te beheren via de dienst Google Tasks. Om de dienst te activeren, gaat u gewoon naar de toepassing, klikt u op het potloodicoon in de rechterbovenhoek en selecteert u Start, om de taken in te voeren die aan de Google-agenda moeten worden toegevoegd. Dit is een snelkoppeling waarmee u snel gebeurtenissen kunt aanmaken, waarbij u de op te nemen taak instelt, een datum en tijd invoert, het type waarschuwing toepast dat u wilt ontvangen en eventueel een secundaire taak toevoegt.
Hoe deelt u Google Agenda
Met deze toepassing kunt u uw agenda delen met vrienden en familie, om met anderen uw werkafspraken, schoolverplichtingen of een andere activiteit te bekijken. Om dit te doen, maakt u een nieuwe agenda of selecteert u een bestaande, klikt u op de drie puntjes aan de zijkant en kiest u Instellingen en delen. Op dit punt kunt u de agenda openbaar maken, een link aanvragen om deze met uw contactpersonen te delen, of klikken op het item Delen met specifieke personen om een lijst met contactpersonen aan te geven die toegang hebben tot de geselecteerde agenda.
Om een agenda te delen met mensen die geen Google Agenda gebruiken, is de enige oplossing deze openbaar te maken, door de optie in de instellingen te activeren. U kunt ook groepen aanmaken om uw agenda met alle deelnemers te delen en wijzigingen in uw afsprakenboek te synchroniseren. U hoeft alleen maar naar Google Groups te gaan op groups.google.com of de Google Groups-app voor mobiele apparaten te downloaden, op Create Group te klikken en de lijst met deelnemers en hun rechten in te stellen, waarna u uw agenda kunt delen.
Hoe synchroniseert u Google Agenda met tablets en smartphones
De Google Agenda wordt automatisch gesynchroniseerd via een realtime updatesysteem, waardoor u dezelfde gebeurtenissen kunt bekijken vanaf elk aangesloten apparaat, pc, smartphone of tablet. Op die manier is de laatste versie van de agenda vanaf elk apparaat toegankelijk, zodat de volledige lijst van afspraken en opgeslagen activiteiten altijd kan worden gevonden. De synchronisatie is actief op elk apparaat, het enige wat u hoeft te doen is de Google Agenda-app op Android en iOS te installeren en de toepassing te activeren.
Google Agenda Familie: wat het is en hoe het werkt
Een innovatieve functie stelt u in staat een gezinsagenda te maken, waarin elk lid van het huishouden gebeurtenissen en activiteiten kan toevoegen, om informatie te delen en afspraken te beheren, bijvoorbeeld het delegeren van het ophalen van boodschappen, of het herinneren van uw partner om uw kind op te halen van het verjaardagsfeestje van een vriendje. Om deze dienst te activeren moet u eerst een familie op Google aanmaken, door naar de website families.google.com te gaan, waar u een groep met maximaal 6 deelnemers kunt instellen.
Met mobiele apparaten kunt u Google One downloaden, een applicatie waarmee u groepen en families kunt beheren, anders hoeft u zich alleen maar aan te melden via de online versie. Dan moet u Google Agenda openen, een nieuwe agenda maken en deze delen met de familiegroep, waarbij u alle functionaliteiten beheert in het gedeelte Instellingen. Om een afspraak toe te voegen, moet u naar de toepassing gaan, klikken op Een afspraak maken, de naam van de familieagenda selecteren, de afspraak invoeren en opslaan.
Google Calendar for Business: waar gaat het over
Naast de familieagenda is er ook een zakelijke versie, Google Calendar for Business, waarmee u specifieke agenda’s voor teamprojecten kunt maken en beheren. Deze functionaliteit is opgenomen in het GSuite by Google Cloud-pakket, een dienst die het mogelijk maakt bestanden op te slaan op de servers van Google, zodat alle informatie en activiteiten in de agenda in real time kunnen worden gedeeld. Dit is een betaalde dienst, maar het is mogelijk om een gratis proefperiode aan te vragen.
Google Agenda voor Bedrijven is geïntegreerd met verschillende applicaties, waaronder Gmail, Google Drive, Hangouts en Sites, met oplossingen en prijsplannen die speciaal zijn ontwikkeld voor elke behoefte, van kleine bedrijven tot freelancers, van telewerkers tot grote ondernemingen. Met dit programma kunt u vergaderingen plannen, de beschikbaarheid van thuiswerkende collega’s en medewerkers in realtime controleren, hen vanaf elk apparaat bereiken, bronnen delen en openbare agenda’s op het web publiceren.