Mobiel en genetwerkt werken is een ontwikkeling waar tegenwoordig geen bedrijf meer omheen kan. De moderne werkplek wordt mogelijk gemaakt door communicatie- en samenwerkingstools. Voorzieningen uit de cloud spelen daarbij een doorslaggevende rol.
We lezen onderweg e-mails op onze smartphones, chatten met collega’s en bewerken een groepsdocument – moderne manieren van werken maken deel uit van het dagelijks leven. Steeds meer werknemers gebruiken informatie of bedrijfsapplicaties onderweg of van thuis uit. Dit maakt hen niet alleen productiever en flexibeler, maar stelt hen ook in staat werk en privéleven beter te combineren. De eerste vereiste voor de moderne werkplek zijn communicatie- en samenwerkingsoplossingen (UCC).
En unified communications (UC) vertrouwt tegenwoordig op de cloud. Als gevolg daarvan sterven de in bedrijven geïnstalleerde oplossingen geleidelijk uit, zoals Christian Malzacher, Business Manager Modern Workplace bij Bechtle, meldt: “Momenteel zien we nog veel hybride scenario’s waarin on premises voor bepaalde vereisten als een tweede silo blijven bestaan. Op middellange termijn zal de toenemende ervaring met cloudgebruik er echter toe leiden dat bedrijven afzien van deze complexiteit en kiezen voor pure cloudmodellen.”
Dus verschuift de markt ook steeds meer in de richting van cloud-gebaseerde diensten. Het modewoord hier is: Unified Communications as a Service (UCaaS). Omdat veel bedrijven communicatiediensten zoals internettelefonie, e-mails, instant messaging of conferenties huren uit de data cloud. “Klanten kunnen zowel samenwerkings- als uitgebreide werkplekoplossingen snel en gemakkelijk vanuit de cloud verkrijgen”, vervolgt Malzacher. “Bovendien biedt de cloud schaalbaarheid die als nooit tevoren voldoet aan de eisen van bedrijven op het gebied van flexibiliteit.”
UCaaS overtuigt
En de voordelen van UCaaS zijn overduidelijk. “Een bedrijf kan heel snel en flexibel starten met een cloud-gebaseerde oplossing zonder grote investeringen in infrastructuur”, legt Andreas Knols, Business Development Manager Managed & Cloud Services bij Netgo, uit. “Vooral bij behoeften op korte termijn kan de cloud zijn sterke punten qua verstrekking en flexibiliteit volledig uitspelen, bijvoorbeeld wanneer een zeer groot aantal werkplekken op afstand nodig is voor thuiskantoren.” Volgens Knols is snelheid van beschikbaarstelling echter slechts één punt in het voordeel van de werkplek uit de cloud. Flexibiliteit in kosten door bijpassende en mixbare modellen, evenals wereldwijde bruikbaarheid waardoor verkoop- of productielocaties op meerdere continenten kunnen worden aangesloten, zijn verdere voordelen.
Daarnaast kunnen gebruikers overal toegang krijgen tot diensten uit de cloud, mits internet beschikbaar is. Bovendien worden communicatiekanalen samengebracht op één platform en kunnen ze op een veilige manier worden beheerd. Met UCaaS kunnen software-updates gemakkelijk en gecentraliseerd in bestaande bedrijfsprocessen worden geïntegreerd, wat de responstijd in bedrijven verkort. Hierdoor worden de kosten en de personeelskosten verder gedrukt en wordt het werken op verschillende locaties ondersteund. Voorts moeten mediapauzes tussen telefonie, instant messaging, video, servertoegang en het delen van bestanden worden voorkomen. “En dan hebben we het nog niet eens over het feit dat er voortdurend nieuwe functies worden toegevoegd die vrijwel in real time beschikbaar zijn,” voegt Malzacher eraan toe.
Kansen voor het vak
Wanneer bedrijven hun toevlucht nemen tot UCaaS, hebben ze de mogelijkheid om nieuwe UC-tools sneller en flexibeler te implementeren en beschikbaar te stellen, waardoor zowel de investerings- als de bedrijfskosten dalen. Maar naast de voordelen zijn er ook moeilijkheden, zoals de bescherming tegen nieuwe bedreigingen van de veiligheid.
Dit is waar de gespecialiseerde handel, met name MSP’s, om de hoek komt kijken. “Het systeemhuis is hier nodig als oplossingspartner en integrator voor de klant, die met zijn know-how helpt om de technische complexiteit te beheersen en de oplossing aan te passen aan de behoeften van de klant. Daarnaast biedt een goed systeemhuis ook de latere exploitatie van de oplossing als een managed service aan en adviseert de klant op permanente basis om echt alle voordelen uit de steeds verder uitdijende cloud-oplossing te halen”, legt Knols uit.
.