Foutjes of fouten in de inhoud van facturen zijn niet ongewoon, aldus de BVBC. De BVBC kent typische fouten en weet hoe deze te voorkomen.
Fouten sluipen snel in facturen en hebben verstrekkende gevolgen voor zowel de facturerende partij als de ontvanger van de factuur. Hoewel het nog steeds mogelijk is de factuur te corrigeren, bestaat het risico van veel extra werk en kosten.
Het opstellen van facturen vereist de grootst mogelijke zorgvuldigheid om lawine-effecten te voorkomen, waarschuwt de Duitse vereniging van accountants en controleurs (BVBC). (BVBC). De verplichte gegevens overeenkomstig § 14 en § 14 a van de wet op de belasting over de toegevoegde waarde (UStG) dienen strikt in acht te worden genomen. “Het dupliceren van facturen met behulp van een kopieerfunctie is bijzonder foutgevoelig”, zegt Uta-Martina Jüssen, lid van het presidium van de BVBC. “Dit leidt gemakkelijk tot ontbrekende en onjuiste posten, bijvoorbeeld in de periode van uitvoering of het factuurbedrag.” Typefouten en onnauwkeurigheden, bijvoorbeeld in de bedrijfsnaam, zijn vergeeflijk zolang de verplichte informatie maar duidelijk herkenbaar is.
Verplicht om factuur te corrigeren
De ontvanger van de dienst kan geen voorbelasting aftrekken zonder correcte factuur. Daarom zal hij bij de dienstverlener klagen over foutieve facturen. De facturerende partij is verplicht de factuur te corrigeren, hetgeen alleen zij kan doen.
De correctie van facturen vereist grotere voorzichtigheid om het probleem niet verder te verergeren. Uiteraard moet ook de correctiefactuur aan alle BTW-formele vereisten voldoen.
De BVBC beveelt de volgende procedure aan:
- De oorspronkelijke factuur wordt geannuleerd en gemarkeerd als een factuurannulering of factuurcorrectie.
- De nieuwe factuur wordt voorzien van een nieuw factuurnummer en een verwijzing naar de oorspronkelijke factuur (bijvoorbeeld ter vervanging van factuur nr. 1234 van 5.3.2015).
“Het correctiedocument moet duidelijk toewijsbaar zijn aan de oorspronkelijke factuur”, benadrukt Jüssen. “Anders wordt de factuurcorrectie gemakkelijk gezien als een nieuwe factuur.” Dit zou al snel leiden tot vervelende valse overboekingen en onjuiste boekingen, wat tot onenigheid tussen zakenpartners zou kunnen leiden.
Inhouding van voorbelasting
Het is niet ongebruikelijk dat foute facturen pas jaren later aan het licht komen bij een belastingcontrole. De ontvanger van de factuur kan dan alleen met enorme moeite of helemaal niet een gecorrigeerde factuur ontvangen, omdat bijvoorbeeld de contactpersonen niet meer bestaan of het bedrijf is opgeheven. Het is dan ook van belang dat de ontvanger van de factuur deze onmiddellijk en nauwgezet controleert. Anders bestaat volgens de BVBC het risico dat de voorbelasting achteraf wordt kwijtgescholden en dat aanzienlijke bedragen moeten worden terugbetaald.
Tip van de BVBC
Een te late factuurcorrectie moet altijd worden vermeden. Belastingbetalers moeten een hoge rente betalen voor bijkomende vorderingen van de belastingdienst. De kern van de zaak: volgens de vroegere juridische interpretatie heeft een factuurcorrectie geen terugwerkende kracht. De belastingdienst brengt regelmatig een moratoire interest van zes procent per jaar in rekening voor de vermindering van de voorbelasting. Dit betekent dat bedrijven al snel met aanzienlijke bedragen worden geconfronteerd.
“De getroffen bedrijven mogen echter hopen op een positieve uitspraak van het Europese Hof van Justitie, die duidelijkheid moet scheppen over de voorwaarden van een factuurcorrectie met terugwerkende kracht”, aldus BVBC-expert Jüssen. Zij kunnen bezwaar aantekenen tegen de renteaanslag onder verwijzing naar de aanhangige EU-procedure.