Driekwart van de werknemers in Duitse kleine bedrijven (73 %) kent de wettelijke vereisten voor rechtszekere e-mailarchivering niet. Toch kan het verkeerd opslaan van zakelijke correspondentie ongewenste gevolgen hebben.
Voor drie op de vier kleine bedrijven is het juridisch veilig archiveren van e-mail een vreemd concept; dit blijkt uit een recent onderzoek van YouGov onder meer dan 500 werknemers in Duitse bedrijven met minder dan 50 werknemers door de webhosting providers Strato en Ionos.
Volgens het onderzoek zijn werknemers geneigd pragmatisch om te gaan met e-mails die meer dan een jaar oud zijn: 39 procent van de respondenten laat dergelijke e-mails gewoon in de inbox staan. In totaal 37 procent verwijdert ze zelfs, en nog eens 17 procent gebruikt een extern opslagmedium om deze e-mails te archiveren.
Weinigen weten dat het onjuist opslaan van zakelijke correspondentie ongewenste gevolgen kan hebben. Een op de vijf (21%) zegt dat hun eigen manier om e-mails te archiveren waarschijnlijk niet door een belastingcontrole zou komen.
En zelfs voor degenen die in kleine bedrijven werken en die bekend zouden moeten zijn met het onderwerp van wettelijk toegestane e-mailarchivering, zijn de juridische kwesties in kwestie een grote onbekende: Meer dan de helft van deze respondenten (54%) kent de wettelijke voorschriften terzake niet.
Rechtsconforme e-mailarchivering
Tegenwoordig gebruikt minder dan een vijfde van de respondenten (19%) die op zijn minst enigszins vertrouwd zijn met het onderwerp van rechtsconforme e-mailarchivering, een softwareoplossing voor de archivering ervan. Tegelijkertijd is de belangstelling voor dergelijke programma’s groot: 60 procent van de ondervraagden die momenteel geen gebruik maken van dergelijke software, kan zich daar concreet iets bij voorstellen.
Voor de wettelijk verplichte archivering van zakelijke e-mails gelden diverse eisen die voortvloeien uit regelgeving zoals de AVG (beginselen voor het correct bewaren en opslaan van boeken, bescheiden en documenten in elektronische vorm, alsmede voor de toegang tot gegevens). De archivering moet onder meer volledig, onvervalsbaar, te allen tijde beschikbaar en machineleesbaar zijn.