RACI (uitgesproken als “RAY-SEE”) is een projectmanagementmatrix die wordt gebruikt om rollen en verantwoordelijkheden toe te wijzen aan elke taak, mijlpaal of beslissing over een project. Door dit type diagram te gebruiken, wordt verwarring over wie welke taak doet, geëlimineerd. RACI staat voor Responsible, Accountable, Consulted en Informed. Elke letter vertegenwoordigt een niveau van verantwoordelijkheid:
- Verantwoordelijk: Deze mensen zijn de doeners van het werk. Ze moeten de taak of doelstelling voltooien of de beslissing nemen. Meerdere personen kunnen gezamenlijk verantwoordelijk zijn.
- Verantwoordelijk: Deze persoon is de eigenaar van het werk. Hij of zij moet tekenen of goedkeuren wanneer de taak, doelstelling of beslissing is voltooid. Deze persoon moet ervoor zorgen dat verantwoordelijkheden in de matrix zijn toegewezen voor alle gerelateerde activiteiten. Er is maar één persoon verantwoordelijk.
- geraadpleegd: Dit zijn de mensen die input moeten geven voordat het werk gedaan en afgetekend kan worden. Deze mensen zijn op de hoogte en actieve deelnemers.
- Op de hoogte: Deze mensen moeten op de foto worden gehouden. Ze hebben updates nodig over de voortgang of het besluit, maar ze hoeven niet formeel te worden geraadpleegd en dragen ook niet rechtstreeks bij aan de taak of het besluit.
De RACI-kaart is niet bedoeld om het projectplan te vervangen. Een projectplan beschrijft elke taak die moet worden voltooid, de tijdlijn en hoe het project zal worden beheerd. Een RACI-diagram is slechts een afbeelding die dient om de verschillende rollen en verantwoordelijkheden over projecttaken te tonen.
Waarom een RACI-kaart gebruiken
Een RACI-diagram informeert een organisatie over de werklast van haar werknemers, aangezien het de rol (len) laat zien die aan elke persoon zijn toegewezen. Door gebruik te maken van dit schema krijgt een organisatie inzicht in informatie zoals het aantal keren dat een bepaalde medewerker in de verantwoordelijke rol is geplaatst. Op deze manier weet een organisatie of iemand te veel of te weinig verantwoordelijkheden heeft.
RACI wordt ook gebruikt voor de succesvolle voltooiing van een project, aangezien iedereen die wordt beïnvloed, op de hoogte is. Dit vermindert miscommunicatie en verhoogt de productiviteit. Dus als een taak niet correct is voltooid, vertelt RACI u wie erbij betrokken was en uiteindelijk verantwoordelijk was. Kortom, RACI maakt het makkelijker om het juiste gesprek te voeren met de juiste mensen.
Hoe u een RACI-diagram maakt
Er zijn zes stappen bij het maken van een RACI-diagram. Maar om te beginnen, hier is een sjabloon.
- Stap een: Identificeer de teamleden, zoals projectmanager, productmanager, softwareontwikkelaar en bedrijfsanalist.
- Stap twee: Identificeer belangrijke mijlpalen in het project, zoals het ontwerpen, testen en goedkeuren van websites voor het algehele project van het bouwen van een website.
- Stap drie: Teken een matrix met een rij voor elk teamlid en een kolom voor elke taak of mijlpaal. Dit kan worden gedaan met Microsoft Excel of de meegeleverde sjabloon.
- Stap vier: Vul elk vak in met de bijbehorende R, A, C en I om de rol van elk teamlid voor elke taak aan te duiden.
- Stap vijf: Deel de grafiek met uw teamleden. Bespreek, analyseer en verkrijg goedkeuring van het team.
- Stap zes: Geef elk teamlid een kopie van het diagram en ga aan de slag met het project.