Moderne werkomgevingen vereisen een efficiënt en flexibel ruimtebeheer. Het boekingssysteem en de vergaderzaal displays van Roomz maken hier een workaround van. Het Zwitserse bedrijf heeft nu de gebruiksmogelijkheden uitgebreid.
Werd het onderwerp kamerreservering en -beheer in het verleden vaak handmatig afgehandeld, tegenwoordig wordt steeds vaker gebruik gemaakt van tijdbesparende, digitale kamerreserveringssystemen. Het Swiss Roomz systeem, bestaande uit draadloze displays voor vergaderzalen en een bijbehorend systeem voor het boeken van zalen, geeft een actueel overzicht van de bezetting van de betreffende zaal. Bovendien kunnen de gebruiksgegevens statistisch worden geëvalueerd. Dit zou tijd, middelen en zenuwen moeten besparen.
De beheersoftware kan in de bestaande infrastructuur worden geïntegreerd. Het ondersteunt Microsoft Exchange, Office 365, IBM Lotus of Google Agenda. Aangesloten op de bestaande WiFi, kunnen reserveringen in real time worden gemaakt en geannuleerd, zowel op het display als via het reserveringssysteem. Het is ook mogelijk de vergaderzalen uit te rusten met sensoren die de zaal automatisch vrijgeven als ze geen beweging detecteren.
Van nu af aan kunnen gebruikers via het beheerplatform “Roomz Server” afzonderlijke gebouwen en niveaus voor afzonderlijke reserveringen weergeven, evenals gratis middelen. Daarbij kan de gebruiker kiezen of de zogenaamde “flight boards” alleen de beschikbare kamers en werkplekken weergeven of het volledige bezettingsplan voor de geselecteerde verdieping of het geselecteerde gebouw. Bovendien kan het bezettingsplan ook worden weergegeven via een smart-tv, onafhankelijk van Roomz-displays. Bijvoorbeeld bij de ingang van een coworking area of een desk-share area geeft dit real-time informatie over de beschikbare capaciteiten.
De update maakt het mogelijk de database van het systeem uit te breiden met adres en openingstijden. Het biedt niet alleen een aan de tijd aangepaste weekplanning, maar ook de automatische verkorting van de update-interval van alle displays wanneer het bedrijf gesloten is. Dit bespaart ook batterijen.
Daarnaast omvat de gebruiksanalyse nu ook de kantooruren en wordt de werkelijke vraag dienovereenkomstig weergegeven. Dit gebeurt ofwel op basis van alle reserveringen en vrijgaven, ofwel ondersteund door het gebruik van de bureau- en kamersensoren van Roomz, die de kamer automatisch weer vrijgeven als er geen beweging in zit. Voorheen was een wachttijd van 15 minuten voorgeschreven. Nu kan de minutencyclus van de sensoren vrij worden gekozen. Bovendien is koppeling aan de displays niet meer nodig.