Te lang, te vaak en te onproductief: videocalls

In tijden van pandemie zijn videocalls het communicatiemiddel geworden. Atlassian heeft kantoorpersoneel ondervraagd over hun perceptie van digitaal vergaderen, dat velen nu als kritiek beschouwen en efficiëntere oplossingen eisen.

Tijdens de Corona-pandemie werd videoconferencing al snel het belangrijkste communicatiemiddel in bedrijven. Volgens de Collaboration Maturity Survey van Atlassian besteedt 24 procent van de ondervraagde kantoormedewerkers tussen de vijf en tien uur of meer per week aan videogesprekken. Voor 40 procent is dat nog steeds maximaal vijf uur.

Werknemers worden videocalls beu

Op de vraag waarvoor ze videocalls gebruiken, antwoordde 84 procent van de ondervraagde kantoormedewerkers dat ze hun tijd voor videoconferencing besteden aan vergaderingen tijdens het werk. 49 procent van de respondenten gebruikt deze tijd ook voor informele communicatie met elkaar. Bovendien vinden opleiding en onderwijs (44%) en planningsprocessen (43%) plaats via videogesprekken. Het is echter duidelijk dat het aanvankelijke enthousiasme voor een alternatief voor fysieke vergaderingen langzaam plaats maakt voor berusting. Hoewel 60 % van de respondenten videobellen nog steeds noodzakelijk vindt, vinden sommige werknemers virtuele vergaderingen lang duren (16 %) of zelfs te lang (20 %). Ze vinden ook dat ze veel te vaak plaatsvinden (15%) en dat de inhoud niet voldoende geoptimaliseerd is.

Een aanzienlijk deel van de werknemers vindt videoconferenties onproductief: 42% van de respondenten zegt dat ze tot 30% van de tijd die ze aan videoconferenties besteden efficiënter zouden kunnen gebruiken. Voor 18% is dit tot 50% van de tijd die zij besteden aan videoconferenties en voor 7% zelfs meer dan de helft. Gedistribueerde teams hebben meer nodig en willen meer dan videoconferencingtools om efficiënt en productief samen te werken.

“Als we een duurzame werkplek willen creëren, moeten synchroon en asynchroon werken worden geïntegreerd, zodat iedereen het meeste uit zijn beperkte werktijd kan halen. Werknemers moeten in staat worden gesteld hun taken flexibel te verdelen – maar de afzonderlijke werkstappen moeten voor het hele team transparant begrijpelijk blijven. Bedrijven moeten aan deze eisen voldoen in de werkrealiteit van hun werknemers, op dit moment vallen ze nog te vaak buiten de boot”, zegt Felix Kugler, Manager Channel DACH & Eastern Europe bij Atlassian.

De wens naar meer samenwerkingsmogelijkheden

Het onderzoek van Atlassian laat ook zien dat werknemers nu afhankelijk zijn van tools die verder gaan dan videoconferencing en deze ook expliciet willen. Zo zegt 20 procent van de respondenten dat de aanschaf van oplossingen voor kennisbeheer de digitale teamsamenwerking kan versterken. 15 procent denkt dat de invoering van projectmanagementtools hetzelfde effect zou hebben. 14% zou graag een sociaal intranet of een instant messaging tool zien voor vlotte interne communicatie die verder gaat dan videogesprekken. De meeste ondervraagde kantoormedewerkers hechten er bijzonder veel belang aan dat IT-tools gebruiksvriendelijk (71%), veilig (60%) en flexibel (49%) zijn. Ze moeten ook functies hebben die een betere digitale samenwerking mogelijk maken (29 %).

Bijna de helft van de ondervraagde Duitse kantoormedewerkers (47 %) gebruikt tot drie verschillende digitale oplossingen voor samenwerking, projectbeheer en communicatie op hun werkplek. 21 procent gebruikt zelfs tussen vier en tien verschillende instrumenten voor deze activiteiten.