Dropbox is een van de beste oplossingen voor het opslaan van uw bestanden in de cloud, het opslaan van documenten, foto’s en video’s in een veilige en altijd toegankelijke ruimte. Het bedrijf biedt tot 2 GB gratis aan, anders kunt u een van de tariefplannen activeren, met kosten vanaf €8,25 per maand voor 1 TB ruimte. Naast de mogelijkheid om bestanden op te slaan in de cloud, kun je met Dropbox profiteren van veel extra functies, om bronnen te delen, te bewerken, fotoalbums en presentaties te maken, online projecten te beheren en alle aangesloten apparaten te synchroniseren.
Wat is Dropbox
Dropbox is een cloudopslagdienst voor particulieren en bedrijven, die gebruikers een bestandshostingsysteem biedt om alle soorten bronnen in de cloud op te slaan. De dienst wordt geëxploiteerd door het in de VS gevestigde Dropbox Inc, een bedrijf dat in 2007 is opgericht en nu een van de wereldleiders is op het gebied van cloud computing, samen met Google Drive, iCloud en Amazon Drive. Met Dropbox kunt u uw bestanden, waaronder documenten, foto’s, video’s en software, opslaan op externe servers, gebruikmaken van de automatische synchronisatiedienst en privé cloudruimte aanvragen.
In het bijzonder biedt het Amerikaanse bedrijf een gratis pakket, waarmee u een opslagruimte van maximaal 2 GB kunt gebruiken, anders zijn er een reeks betaalde tariefplannen, om de ruimte te vergroten naargelang uw privé- en professionele behoeften. Dropbox heeft momenteel miljoenen klanten wereldwijd, biedt een grafische interface in het Italiaans, biedt ook veel innovatieve functies en heeft naast de officiële website ook een nieuwe applicatie voor mobiele apparaten, compatibel met Android- en iOS-smartphones en -tablets.
Hoe Dropbox werkt/h4>
Dropbox stelt je in staat om bestanden op te slaan in de cloud, door ze te uploaden naar servers die eigendom zijn van het Amerikaanse bedrijf, om zo ruimte vrij te maken op je computer of mobiele apparaat. Ook kunnen bestanden met andere programma’s worden gesynchroniseerd, zodat dezelfde bron op hetzelfde moment vanaf verschillende terminals kan worden beheerd. Zo kan een gebruiker een video opslaan in Dropbox, waarna een andere persoon de film kan bewerken, terwijl een andere gebruiker de bron later kan bewerken, bijvoorbeeld door ondertitels in te voegen of de video te gebruiken voor marketingcampagnes.
Het delen van bestanden maakt het mogelijk om op een eenvoudige en efficiënte manier op afstand te werken, werkgroepen te beheren met locaties over de hele wereld, en de dienst is ook beschikbaar in offline modus. U kunt ook verschillende toegangsniveaus instellen, zodat elke gebruiker alleen bepaalde bronnen kan bekijken. Met Dropbox vermijd je risico’s voor je documenten, gekoppeld aan diefstal of verlies van terminals, en bewaar je je werkbestanden veilig omdat je op elk moment eenvoudig een kopie van de map kunt opvragen, dankzij een automatisch back-upsysteem.
Hoe gebruik je Dropbox: download en maak een account
Dropbox is beschikbaar in twee modi, de desktopversie om verbinding te maken via pc of de mobiele applicatie, om de cloudopslagfuncties te gebruiken vanaf elk Android- en iOS-apparaat. Om de dienst te gaan gebruiken moet je naar de officiële website gaan, je registreren bij Dropbox door je voor- en achternaam, e-mailadres en een beveiligingswachtwoord in te voeren, of de snelle optie Sign up with Google kiezen, waarmee je je kunt registreren via je Google-account.
Dan moet je je e-mailadres verifiëren door te klikken op de link in het automatische bericht dat je in je inbox ontvangt, en tot slot Dropbox downloaden. Tot slot hoeft u alleen maar terug te gaan naar het portaal en naar beneden te scrollen op de hoofdpagina, linksonder te klikken op het item Desktopversie om het.exe-bestand te downloaden, de installatie te starten en de stap-voor-stap wizard te volgen. Op dit punt kun je je bronnen vanaf je pc beheren en zelfs offline bestanden uploaden, delen en bewerken.
Of anders ga je gewoon naar het officiële Dropbox-portaal, meld je je aan met je inloggegevens en gebruik je de online modus. In plaats daarvan moet je om de service vanaf je mobiele apparaat te gebruiken de Dropbox-app downloaden, die je kunt downloaden in de Google Play Store voor Android-smartphones en -tablets, of in iTunes voor iPhone, iPad en iPod Touch iOS. U kunt de applicatie ook downloaden van de Dropbox-website, door linksonder op het item Mobile App te klikken en uw telefoonnummer in te voeren, om de downloadlink via sms te ontvangen, of uw e-mailadres om de link per e-mail te ontvangen.
Hoe uploadt u bestanden naar Dropbox
Een bestand uploaden naar Dropbox is heel eenvoudig, in feite hoeft u alleen maar toegang te krijgen tot uw account, het programma te openen dat op uw pc is geïnstalleerd of de online desktopversie te gebruiken, en de interface voor het beheer van bronnen binnen te gaan. Hier kunt u alle bestanden zien waaraan u hebt gewerkt, verwijderde bestanden, mappen en bronnen die met andere gebruikers zijn gedeeld. Om een bestand naar Dropbox te uploaden, hoeft u alleen maar op de optie Bestand uploaden aan de rechterkant te klikken, het document, de foto of video te selecteren en de bewerking te bevestigen.
Op dit punt kunt u het bestand bewerken, klik op het oogpictogram aan de rechterkant om toegang te krijgen tot het bewerkingsscherm, waar u opmerkingen kunt invoeren, een deel van de bron kunt markeren, kunt inzoomen, het document kunt afdrukken, informatie kunt bekijken, de activiteiten van andere gebruikers kunt bekijken of het bestand kunt downloaden. Op dezelfde manier kun je ook mappen aanmaken binnen Dropbox, om je bestanden in categorieën te ordenen. Klik hiervoor op Nieuwe map, kies een naam en voer de toegangsmodus in, laat de map privé of voeg specifieke mensen toe.
Hoe bestanden en mappen delen op Dropbox
Een van de meest interessante functies van Dropbox is het delen van bestanden en mappen, een bewerking die wordt uitgevoerd door het verzenden van speciale links, waarmee andere gebruikers de bronnen kunnen bekijken. Ook in dit geval hoef je alleen maar toegang te krijgen tot het programma dat op je pc is geïnstalleerd, of naar het Dropbox-portaal te gaan en je privé-werkgebied te betreden. Vervolgens hoeft u alleen maar een bron te selecteren, het blauwe vinkje in het zijvakje in te voegen, op de drie puntjes rechts van de bestandsnaam te klikken en de optie Delen te kiezen.
Met Dropbox kunt u ook hele mappen delen, door rechts van het bestand op Delen te klikken, het e-mailadres van de ontvanger in te voegen, een bericht toe te voegen en de optie Link maken te kiezen. De andere gebruiker ontvangt een e-mail van Dropbox, met daarin een link voor toegang tot de bron, die hij kan wijzigen of alleen kan bekijken, afhankelijk van het type toestemming dat is ingesteld. Bovendien kunt u gedeelde mappen maken, om een online project met andere mensen te beheren, waarbij u de contactpersonen opgeeft die automatisch toegang krijgen.
Hoe synchroniseert u Dropbox met uw pc
Een zeer belangrijke functie van Dropbox is bestandssynchronisatie, een optie waarmee u alle aangebrachte wijzigingen in realtime kunt bijwerken, waarbij de servers van de cloudcomputingdienst worden bijgewerkt. Meestal gebeurt dit automatisch, dus telkens wanneer u een bewerking uitvoert op een bestand of map, werkt het systeem na het opslaan van de wijziging onmiddellijk de bronnen in de cloud bij. Op deze manier heeft elke gebruiker onmiddellijk toegang tot de nieuwste versie van het bestand, waardoor wordt voorkomen dat verouderde bronnen worden bekeken.
Om deze service nog sneller te maken, kun je LAN-synchronisatie inschakelen, waardoor Dropbox bestanden kan vinden, zelfs als ze zich op een lokaal netwerk bevinden. Om deze functie te gebruiken, moet je het Dropbox-programma downloaden naar je pc en de Windows-firewall toestemming geven zodat die de software niet blokkeert. De enige vereiste autorisatie is toegang tot TCP en UDP op poort 17500, dus controleer gewoon of deze twee instellingen zijn ingeschakeld.
Synchronisatie vindt automatisch plaats met elk apparaat, dus niet alleen vanaf een pc, maar ook vanaf smartphones en tablets. Wanneer u met een bestand in offline modus werkt, d.w.z. zonder internetverbinding, kunt u oude bronnen tegenkomen, maar het systeem zal u altijd waarschuwen als er een bijgewerkt bestand is. In sommige gevallen kunnen er echter foutmeldingen verschijnen, bijvoorbeeld als de bron op dat moment in gebruik is, als er niet genoeg ruimte beschikbaar is op Dropbox, als de benodigde machtigingen ontbreken of als er geen internetverbinding is.
Foto’s opslaan, beheren en delen op Dropbox
Met Dropbox kun je fotoalbums in de cloud aanmaken, om alle belangrijkste opnamen in de opslagruimte op te slaan. Op die manier zijn uw foto’s altijd veilig, nemen ze geen ruimte in op uw telefoon of pc-geheugen en kunt u ze bewerken en delen met uw contactpersonen. Om een album te maken met Dropbox gaat u naar de officiële site, opent u het privégedeelte door uw referenties in te voeren, klikt u op Nieuwe map in het menu aan de rechterkant, kiest u een naam en uploadt u foto’s of een hele map met afbeeldingen.
Daarna kunt u het album delen door de optie Gedeelde map te activeren of te klikken op Een link delen, om de link van de map via e-mail naar iemand anders te sturen. Om de foto’s te bekijken kunt u een alternatieve route volgen, via de functie Galerij bekijken, die zich ook in het hoofdscherm van de Dropbox-account bevindt. De dienst ondersteunt verschillende bestandstypen, waaronder JPEG, RAW, PNG, maar ook video’s, PDF’s en andere bestanden die zijn gemaakt met het Office-pakket van Adobe of Microsoft.
Dropbox-apps voor Android en iOS
Naast de desktopversie voor pc’s biedt Dropbox gebruikers ook een app voor mobiele apparaten, compatibel met Android-smartphones en -tablets of iPhone, iPad en iPod Touch iOS. De app kan gratis worden gedownload in de Google Play Store en iTunes, anders gaat u gewoon naar het Dropbox-portaal en klikt u op het item Mobile App, onderaan het hoofdscherm, waarbij u kunt kiezen of u de downloadlink via sms of e-mail wilt ontvangen.
Met de applicatie kunt u gebruikmaken van alle functies van de versie voor de pc, u kunt ook foto’s en bestanden uploaden met de native applicaties van het apparaat. Vanaf Android hoef je alleen maar de Dropbox-app te openen, naar instellingen te gaan, op Camera-uploads inschakelen te tikken en Toestaan te selecteren, terwijl je vanaf iOS naar het hoofdmenu van de app moet gaan, op Camera-uploads moet tikken en de opties Inschakelen en Uploaden moet instellen. Met de Dropbox-app kun je ook documenten en bonnetjes scannen met de camera van je telefoon en deze rechtstreeks uploaden naar de Dropbox-cloud.
Aanvullende functies van Dropbox
Naast de mogelijkheid om bestanden op te slaan in de cloud, biedt Dropbox gebruikers nog veel meer functies. U kunt bijvoorbeeld Dropbox Paper gebruiken, een online werkruimte waarmee u digitale projecten met andere gebruikers in realtime kunt delen, om vergaderingen en bijeenkomsten te houden en groepsactiviteiten te volgen. Binnen het platform kun je berichten versturen, bestanden en bronnen uitwisselen, contactpersonen uitnodigen en documenten aan andere gebruikers laten zien.
Een andere functie is Dropbox Showcase, een geavanceerde bewerkingsservice, waarmee je je bestanden online kunt aanpassen via het cloudopslagsysteem. Je kunt professionele lay-outs maken, bijschriften en informatie invoegen, bestanden delen en voorvertoningen maken, zodat ze beschikbaar zijn voor andere gebruikers in de Dropbox-community. Op deze manier kun je in korte tijd feedback krijgen, de interesse van mensen testen of commentaar krijgen op een bedrijfspresentatie, om deze te verbeteren voordat de officiële communicatie plaatsvindt.
Hoeveel kost Dropbox: de prijsplannen
Dropbox heeft een aantal prijsplannen, maar je kunt je gratis registreren, zodat je zonder iets te betalen van de cloudopslagdienst kunt genieten en een opslagruimte tot 2 GB krijgt. Om dit te verhogen, kunt u zich abonneren op een van de betaalde abonnementen, waarbij u kunt kiezen uit twee opties voor individuele gebruikers en twee plannen voor groepen en bedrijven. Voor elke oplossing kun je een proefperiode van 15 dagen krijgen, om de dienst te testen en vervolgens te beslissen of je het abonnement wilt bevestigen of annuleren.
In het eerste geval kun je het Dropbox Plus-profiel aanvragen, dat voor 8,25 euro per maand tot 1 TB opslagruimte biedt, een geschiedenis van 30 dagen, automatische verwijdering van bestanden in geval van diefstal of verlies van aangesloten apparaten, authenticatie met twee factoren, integratie met Office 365-pakket en ondersteuning via e-mail met prioriteit. Als alternatief is het mogelijk om het Dropbox Professional-plan te activeren voor €16,58 per maand, dat alle functies van de vorige optie omvat, plus chatondersteuning, toegang tot de Dropbox Showcase-service, beveiligingscontrole van gedeelde links, een geschiedenis van 120 dagen en tot 2 TB cloudruimte.
Wat betreft de prijsplannen voor teams en bedrijven, biedt Dropbox twee oplossingen: de Standard- en de Advanced-opties. De standaardoptie vereist een betaling van € 12,5 per maand per geregistreerde gebruiker en biedt alle services van Dropbox Professional plus het programma voor groepsbeheer, de beheerconsole en tot 3 TB opslagruimte. De Advanced-versie omvat ook onbeperkte cloudruimte, een goedkeuringssysteem voor aangesloten apparaten, een bewakingsprogramma en telefonische ondersteuning, tegen een kostprijs van 20 pond per gebruiker.